1.3 Роль інформаційних ресурсів бухгалтерського обліку та аналітичних досліджень в забезпечення управління адміністративними витратами
Інформаційні ресурси – це інтелектуальний ресурс, фактор колективної творчості і головні труднощі в розумінні його природи і функцій полягають у розкритті механізму перетворення знань на силу, способів його впливу на матеріальні фактори прогресу.
Інформаційні ресурси – це вся інформація, включаючи окремі документи і масиви документів, незалежно від змісту, форми, часу і місця їх створення, форми власності, а також кінцеві результати інтелектуальної, творчої діяльності, зафіксовані на будь-яких носіях інформації, доступні для використання особою, суспільством і державою через засоби масової інформації та телекомунікації, архіви, бібліотеки, музеї, фонди, банки даних, публічні виступи, художньо-виконавську діяльність тощо.
Виділяють сім основних особливостей інформаційних ресурсів:
– на відміну від інших видів ресурсів (зокрема матеріальних) інформаційні ресурси практично невичерпний;
– з використанням інформаційний ресурс не зникає, а зберігається і навіть збільшується;
– інформаційний ресурс не є самостійним і сам по собі має лише потенційне значення. Тільки поєднуючись з іншими ресурсами – досвідом, працею, кваліфікацією, технікою, енергією, сировиною – він є рушійною силою;
– ефективність застосування інформаційного ресурсу пов’язана з ефектом повторного виробництва знань;
– інформаційні ресурси є формою безпосереднього включення науки до складу виробничих сил;
– інформаційні ресурси виникають в результаті не просто розумової праці, а її творчої частини;
– перетворення знань в інформаційні ресурси залежить від можливості їхнього кодування, [30,c.55].
Інформаційні ресурси можна класифікувати за такими ознаками:
– приналежність ресурсу до певної організаційно-технологічної системи (наприклад, бібліотечної мережі, засоби масової інформації, корпоративної системи);
– спосіб виділення об’єктів обліку (твори, документи, видання, бази данних, інтернет-сторінки, сайти, тощо);
– призначення ресурсу (масова інформація, освіта, бізнес, переписка);
– зміст ресурсу (тематичний, об’єктний, функціональний);
– видовий склад ресурсу (види документів);
– джерело інформації (національне або закордонне, офіційне або неофіційне тощо);
– правовий статус ресурсу (публічні документи, об’єкти інтелектуальної власності, спам, таємні документи, тощо);
– структурний тип ресурсу, що включає: можливість виділення даних від програм та представлення, формати, кодування, інше;
– відкритість ресурсу (відкритий або з обмеженим доступом);
– ступінь структурованості інформації;
– спосіб розповсюдження і носій;
– мова ресурсу.
Одержання усіх видів інформацйних ресурсів відбувається за допомогою системи бухгалтерського обліку, роль якого полягає в забезпеченні інформації для системи управління про фактичні значення показників використання та стану ресурсів, протікання процесів, використання капіталу, стану розрахунків з дебіторами і кредиторами, стану адміністративних витрат тощо. Облікова система являє собою фотографію, а точніше проекцію в інформаційний вимір тих матеріальних потоків і змін у них, що відбуваються у технологічній сфері підприємства. Облік підприємства дає показники тих процесів, що відбуваються в технології на мові інформації. Система обліку постійно розвивається і адаптується до нових умов шляхом створення нових зв'язків, елементів, підсистем із своїми локальними цілями та засобами їх досягнення.
Облік, як система вимірювання, відіграє важливу роль в отриманні знань про те, що поліпшення зберігаються, а управління розглядає варіанти подальшого покращення використання факторів зовнішнього середовища і внутрішнього розвитку. Це означає, що система обліку не лише відслідковує ті об'єкти, що визначені раніше, а й ті, які з'являються на новому етапі економічного розвитку.
Система обліку створює специфічний аспект бачення подій господарської діяльності, що спонукає адміністрацію до делегування влади структурним підрозділам підприємства (центрам витрат і сферам відповідальності) щодо використання ресурсів, формування витрат і доходів.
Ефективна організація системи бухгалтерського обліку дає можливість одержати усі види інформаційних ресурсів, які орієнтовані на забезпечення вихідною обліковою інформацією користувачів з метою прийняття виважених управлінських рішень (рис.1.4)
Користувачі облікової інформації
Внутрішні
Зовнішні
Органи держав-ного регулювання
Ділові партнери на ринку
Інші користувачі
Власники
Податкові органи
Фінансові аналітики ірадники
Інвестори
Управлінський персонал
Менеджери
Держстатистика
Громадські органи
Банки
Цільові фонди
Постачальники
Керівники підрозділів
Суд, арбітраж
Аудитори
Комісії і комітети
Покупці та замовники
Працівники підприємства
Рис. 1.4. Користувачі облікової інформації
До користувачів облікової інформації належать менеджери та інші працівники підприємства, його існуючі та потенційні інвестори, кредитори, постачальники, клієнти, уряд та урядові установи, громадськість. Всі вони використовують бухгалтерську інформацію для задоволення своїх потреб у ній. Потреби ці різні і залежать від рішень, що мають бути прийняті на підставі отриманої інформації. З урахуванням цього користувачів облікової інформації можна поділити на дві основні групи: внутрішні та зовнішні.
До внутрішніх користувачів інформації перш за все належить керівництво підприємства, яке несе відповідальність за ведення справ і досягнення поставленої мети. Менеджери потребують детальної інформації про щоденні витрати з метою контролю за діяльністю підприємства, забезпечення його прибутковості та ліквідності. В той же час, керівництво потребує інформації особливого характеру для здійснення функцій планування, прийняття рішень та контролю. Облікова інформація, що надається керівникам, не потребує приведення її у відповідність з процесуальними нормами підготовки фінансових звітів. Навпаки, вона повинна відповідати особливостям інформаційних запитів адміністрації. Працівники, у свою чергу, зацікавлені в інформації щодо стабільності та прибутковості роботодавців, здатності підприємства забезпечувати оплату праці, пенсію та зайнятість, [37, c.226-232].
Зовнішні користувачі потребують узагальненої інформації про ресурси компанії та результати її діяльності. Ця інформація буде використана при прийнятті рішень про інвестиції, надання кредитів, укладанні контрактів тощо. Так, особи, які вкладають капітал у компанію (інвестори), та їхні консультанти стурбовані ризиком, властивим інвестиціям і доходам від цих інвестицій. Акціонери цікавляться доцільністю придбання акцій і намагаються визначити здатність підприємства виплачувати дивіденди. Кредитори зацікавлені в інформації, яка дозволить їм визначити, чи будуть їхні позики та відсотки сплачені вчасно. Постачальники прагнуть переконатися не тільки в тому, що заборговані їм суми будуть сплачені вчасно, але й у тому, що підприємство й надалі буде їх покупцем.
Клієнти виявляють зацікавленість до інформації про безперервність діяльності підприємства, особливо якщо вони мають довгострокові угоди або залежать від нього. Уряд та урядові установи зацікавлені у діяльності підприємства, інформація потрібна їм для здійснення регулювання, визначення податкової політики, розподілу ресурсів. Громадськість цікавиться напрямками розвитку підприємств, їх прибутковістю, оскільки це впливає на інфляцію, забезпеченість місцевого населення роботою, довкілля.
Серед зовнішніх користувачів інформації виділяють тих, хто має прямий фінансовий інтерес (інвестори, кредитори, постачальники, покупці, акціонери, податкові органи), і тих, хто не має прямого фінансового інтересу (органи державного управління, громадськість, профспілки, органи статистики, аудиторські фірми тощо).
Відповідальність за підготовку і подання фінансових звітів іншим користувачам несе керівництво підприємства. Зовнішні користувачі покладаються на фінансові звіти, як на основне джерело фінансової інформації у бізнесі. І хоча пристрасті різних категорій зовнішніх користувачів різняться між собою, вважається, що фінансова звітність має загальноцільове призначення і повинна задовольняти загальні потреби більшості користувачів, бути корисною для них.
Користувачами облікової інформації щодо адміністративних витрат підприємства, слід вважати фізичних та юридичних осіб, державу та міждержавні організації, які проявляють інтерес до стану та динаміки адміністративних витрат підприємства, та хочуть мати інформацію про величину адміністративних витрат, впевненість у тому, що підприємство буде успішно функціонувати й надалі. Усіх користувачів за ступенем впливу та змістом отримуваної інформації можна поділити на такі групи:
власники – засновники, інвестори, акціонери;
працівники – керівники, менеджери, інший управлінський апарат, інші працівники;
держава – органи податкові, статистики, дозвільної системи, державна комісія з цінних паперів та фондового ринку;
партнери – постачальники, підрядники, покупці, замовники, інші дебітори й кредитори, банки;
громадськість – потенційні інвестори,[ 40,c.339].
Таким чином, всі учасники ринкової економіки є користувачами облікової інформації. Залежно від основних інтересів і цілей це можуть бути державні органи і громадські організації, юридичні особи, які мають відносини з цим підприємством, фізичні особи (акціонери), зарубіжні партнери та інвестори.