Глава 10. Общие принципы организаци
Рассмотрим общие принципы организации
Принцип соответствия целей и ресурсов: ключевые цели, принятые в компании, должны своевременно обеспечиваться ресурсами.
Принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных при выполнении конкретной порученной работы.
Принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой компании должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет должен принадлежать эффективности.
Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления: в каждой компании должно быть найдено наилучшее сочетание объемов административных, технологических и патронажных функций производства и управления.
Потребность человека во власти, самовыражении и самопроявлении побуждает многих руководителей усиливать централизацию производства и управления. Внешним сигналом является снижение спроса на товары, рост затрат на управленческий аппарат, рост незапланированных увольнений персонала.
Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений.
Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов.
Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов или подразделений необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под режим деятельности которой должны подстраиваться другие процессы или другие подразделения компании.
Например, спрос на продукцию компании уменьшается и директор принял решение об усилении отдела маркетинга в технологических и экономических вопросах деятельности. Даже главные специалисты компании должны в этом случае согласовывать свои действия с рядовыми работниками отдела маркетинга.
Глава 11. Принципы рационализации
Изменения в компаниях являются объективным процессом и регулируются законом единства анализа и синтеза. Рекомендуется определять значения трех показателей производственных возможностей компании: Эф – фактическое значение экономической эффективности компании при имеющихся ресурсах и ограничениях, Эр – расчетное значение экономической эффективности при планируемых ресурсах и ограничениях, Эп – потенциальное значение экономической эффективности при свободных ресурсах и отсутствие ограничений. Если рассмотренные виды эффективности компании примерно равны, то можно не думать об изменениях в деятельности. Изменения направлены на совершенствование какой-либо деятельности или процесса, т.е. на рационализацию. Рационализация направлена на повышение эффективности бизнес процессов, которое может обеспечить:
устойчивость развития компании;
преимущества в конкуренции;
расширение рынка сбыта;
увеличение прибыли на инвестированный капитал;
достижение социальной гармонии в коллективе.
Технология рационализации следующая: сбор информации о деятельности компании, исследование и диагностика, разработка и внедрение комплекса мероприятий. Рационализация включает четыре этапа: формирование цели, анализ существующей ситуации, выявление проблем и разработка конкретных мероприятий. Процесс технологической рационализации может иметь следующий вид:
формируются общие соображения о перспективах спроса, о производстве новой продукции, рынках сбыта;
разрабатывается эскизный проект маркетинговых, конструкторских и технологических работ;
проекты согласовываются с будущими исполнителями проекта и дилерами для продвижения продукции на рынке;
разрабатывается структура PR;
все документы корректируются, визируются и окончательно согласовываются;
все документы собирают в один файл, затем направляют в работу или оставляют до лучших времен.
Принцип
последовательного подключения. Выделяют
три типа организации мыслительной
деятельности: рациональное, иррациональное
и сенсуальное. Философия преобразований
в компании должна разрабатываться
специалистами с сенсуальной организацией
мышления, основные принципы преобразований
– специалистами с иррациональной
организацией мышления, а непосредственное
проектирование и осуществление
преобразований – специалистами с
рациональной организацией мышления.
Специалист с сенсуальным мышлением интуитивно определяет неэффективность элементов компании или их связей.
Человек с иррациональным типом мышления обычную логику мышления должен сопоставить со своими представлениями, воображениями. Преимущество отдается субъективной, воображаемой модели.
Рационализм в теории организации означает усовершенствование, формирование более целесообразной организации чего-либо, например, производства, разработка решений по ранее разработанным алгоритмам, правилам, законам.
Преобразования должны носить в компании опережающий характер, чтобы к моменту созревания новой потребности общества или отдельных потребителей компания была готова их удовлетворить. Эффективность преобразований (рационализации) определяют две группы важных неопределенностей:
какие потребности могут возникнуть у потребителей, в какое время, каким может быть объем этих потребностей?
какие преобразования проводить, в каком объеме, какой управленческий, технологический и финансовый потенциал следует задействовать?
Эта задача из ряда «пойди туда - не знаю куда, принеси то – не знаю что». Специалист с рациональной организацией мыслительной деятельности с такой задачей не справится, так как нет методик, нет аналогий, нет логики. А подобных специалистов в любой компании большинство. Специалист с сенсуальным мышлением с такими преобразованиями справится, так как ход его мышления индивидуален и основан на подсознании, неожиданных находках, алогичных выводах и т.д. В качестве примера можно привести вариант использования некоторых диссидентов в советское время. Основная масса жителей любой страны лояльно относится к действиям исполнительной, законодательной и судебной власти. Однако всегда находятся единицы, которые представляют себе другую более гуманную модель общественного строя, экономического или экологического развития и предлагают пути ее реализации. Организация их мышления преимущественно сенсуальная. Их поведение многим кажется нелогичным, глупым, непонятным. Власть старалась избавиться от них высылая их заграницу, либо направляя в психиатрические лечебницы, либо лишая их свободы на длительное время. Нестандартность, мышления привлекли внимание спецслужб к этим людям: нескольким диссидентам предложили работать по разгадыванию шифров. Вместо того, чтобы долго перебирать многочисленные варианты сочетаний цифр, букв, такой человек достаточно быстро находил ключ к шифру посредством интуиции, озарения, телепатической связи с инициатором шифровки.
Дальнейшую работу по рационализации могут проводить специалисты с иррациональным и рациональным мышлением.
Принцип всесторонности входной информации. Информация, поступающая от объекта рационализации, должна отражать сведения о ключевых элементах состояния и деятельности компании. Обычно объектом преобразования является не вся компания, а отдельные ее подразделения. Компания из предосторожности предоставляет специалистам по преобразованиям только ту информацию, которая касается преобразуемого подразделения.
Для обсуждения вопроса о необходимых изменениях требуется следующий перечень документов по набору «Общих сведения о компании»:
Уставные документы.
Тексты всех договоров.
Балансы организации (текущие и предыдущие за 3года).
Бизнес-план.
Описание бизнес – процессов.
Структура управления компании и структура высшего уровня управления с указанием ФИО, возраста и образования.
Структура производственных и непроизводственных объектов.
Штатное расписание (численный состав).
Положения об отделах и службах, должностные инструкции.
Функциональная структура (управление и производство) с перечнем функций всех подразделений.
Методики расчета финансовых и экономических показателей, которыми пользуются специалисты компании.
Договоры об участии компании в совместных предприятиях или смешанных обществах за рубежом.
Номенклатура сырья, материалов, полуфабрикатов и сведения об основных поставщиках.
Ассортимент продукции и текущий прайс–лист.
Рынки сбыта и потребители.
Система работы с материалами и комплектующими изделиями (запасы на складе, «с колес» и др.)
Структура себестоимости продукции.
Этот набор может быть дополнен.
Принцип всесторонности рекомендаций. Рекомендации, выдаваемые компании по рационализации ее деятельности и состояния, должны затрагивать не только непосредственные объекты рационализации, но и объекты, соприкасающиеся прямо или косвенно.
На базе исходной информации, отражающей реальное положение компании, проводится работа по рационализации ее деятельности. Результатом этой работы является разработка решений (рекомендаций) в форме набора проектов, направленных на совершенствование деятельности компании. Руководитель компании может по-разному воспользоваться набором разработанных проектов:
реализовать эти рекомендации самостоятельно;
пригласить авторов проектов для практической реализации рекомендаций;
оставить внедрение рекомендаций на будущее.
Среди перечня проектов выделяют основной и вспомогательный наборы.
К основному набору относятся следующие проекты:
«Стратегия развития организации и создание комплексной системы управления»;
«Корректировка системы должностных инструкций, правил и положений о подразделениях компании»;
«Совершенствование управления финансами» (пополнение оборотных средств);
«Ассортиментная политика и задачи службы маркетинга»;
«Бизнес-план»;
«Корректировка организационной структуры организации»;
«Возможности организации для создания СП или смешанных обществ за рубежом»;
К вспомогательному набору относятся следующие проекты:
«Сокращение затрат»;
«Улучшение мотивации персонала»;
«Реорганизация системы повышения квалификации персонала»;
«Снижение сверхнормативных запасов»;
«Оптимизация потребления организацией энергоресурсов».
Руководители компаний должны понимать, что для решения проблем необходим полный набор проектов, выполняемых специалистами по рационализации. Наличие только основного набора (что часто и бывает) не дает желаемого результата по повышению эффективности деятельности компании.
Рационализацией необходимо заниматься постоянно. Развитие потребностей и интересов человека и общества, новых технологий, новых требований к экологии, социальной сфере порождает новые проблемы (путаницы). Этот процесс идет циклически и почивать на лаврах однажды проведенной рационализации не приходится.
Следующий принцип внутренней рационализации: руководство компании должно стимулировать потребности и интересы работников для активизации рационализаторской деятельности.
Потребности человека в информации и знаниях, самовыражении и самопроявлении, стимулируют работников к рационализации.
В странах западной Европы и в Японии в компаниях создаются кружки качества, инициаторами которых выступают менеджеры.
Кружок качества – это надпроизводственная структура, в которую добровольно вовлекают работников для выполнения совместно с штатными специалистами творческой работы по рационализации. Занятия в кружках качества происходят в рабочее время и являются добавочной функцией для работников, прямо не оплачиваемой. Менеджеры кружков качества ставили следующие задачи:
осуществить всесторонний подход к улучшению качества выпускаемой продукции;
активизировать творческий потенциал работников;
улучшить отношение работников к компании;
снизить непроизводительные затраты времени и уменьшить общие издержки;
повысить действенность, экономичность и производительность организации;
гармонизировать социальные отношения;
достигнуть гармонии между мировой технической цивилизацией и национальными особенностями трудовых отношений.
К 70-м годам успехи кружков качества в Японии стали очевидными для всех. Дальнейшим развитием кружков качества в мире стало создание бригад или групп повышения результативности и производительности.