Глава 12. Субъекты и объекты организаторской деятельности
Организация предполагает планомерные и продуманные действия со стороны субъекта по безусловному исполнению намеченных мероприятий со стороны объекта. В качестве субъекта может выступать коллективный орган и работник наделенный полномочиями, правами и ответственностью. Субъектами организаторской деятельности на уровне государства в РФ являются: Президент РФ, члены Совета Федерации и депутаты Госдумы, Премьер, федеральные министры, Председатель Конституционного суда и т.д. Субъектами организаторской деятельности на уровне компании являются: директор, главный инженер, начальник цеха. В качестве объектов организаторской деятельности могут быть все граждане, работники, отдельный человек.
Субъект организаторской деятельности осуществляет принятие решения, утверждение, организацию выполнения, контроль исполнения, объект организаторской деятельности осуществляет информационную подготовку, разработку решения, согласование и выполнение решения.
Совокупность методов, принципов, правил, приемов, используемых субъектом для выполнения организационных задач, называется организаторской деятельностью.
Обязанности директора в организации:
организовать деятельность аппарата управления компании;
обеспечить соблюдение законов;
обеспечить слаженную работу всех подразделений;
координировать деятельность заместителей;
организовать выполнение решений вышестоящих органов управления;
организовать эффективную работу с персоналом;
организовать выполнение производственных заданий;
создавать условия для установления благоприятных коммуникаций внутри компании и отношений ее с внешней средой;
выполнять представительские функции;
создавать благоприятные условия для высокопроизводительного и безопасного труда;
организовать учет в компании и представлять отчетность.
Объектами организаторской деятельности являются мастера, работники производства, брокеры, студенты и др.
Обязанности мастера отдела технического контроля:
оформлять техническую документацию по качеству и комплектности выпускаемой продукции;
принимать участие в сдаче готовой продукции;
проверять соблюдение инструкций и методик по техническому контролю на рабочих местах;
контроль качества тары и упаковки на рабочих местах, состояния оборудования и средств транспорта, хранения материалов и сырья, комплектующих изделий, полуфабрикатов, готовой и незавершенной продукции;
совершенствовать технологию контроля продукции, материалов, комплектующих изделий;
сертифицировать продукцию и удостоверять соответствие сертификата заявленным параметрам поставляемой продукции, материалов, комплектующих изделий.
Глава 13. Технология проведения организационного аудита
Процесс управления любым видом деятельности состоит из четырех этапов: выработка цели (Ц), оценка ситуации (С), определение проблемы (П), принятие решения (Р). В зависимости от сложности и трудоемкости этапы могут представляться в виде иерархии процессов.
Процесс аудита отражает количественные и качественные изменения как явления во времени. С точки зрения системного подхода процесс аудита составляет часть общего процесса управления организацией. (рис.13.1)
|
Ц
|
|
НС |
|
УФ |
|
ВО |
|
ОО |
УД |
АЗ | ||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
НЕУД |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
АЗ
|
|
|
|
|
Рис.13.1. Схема этапов процесса аудита
На рис. Обозначены следующие этапы:
Ц – цель аудита;
НС – формирование набора рабочих стандартов;
УФ – выбор и заполнение учетных форм;
ВО – выявление отклонений;
ОО – оценка отклонений;
АЗ – аудиторское заключение;
Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие решения. Каждая процедура состоит из следующего набора операций: определение, формулировка, расчет вариантов и средств реализации, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка. Варианты решений имеют следующие приоритеты:
В случае неудовлетворительных оценок результатов аудита принимать решение по варианту № 1.
Если состав и содержание учетных форм соответствуют элементам контроля – принимать решения по варианту № 2.
Если состав и содержание набора правил, норм и стандартов соответствует требуемому состоянию элементов системы управления – принимать решение по варианту № 3. Этот вариант требует отказа от проведения аудита в дальнейшем и ликвидации данного элемента системы управления или системы в целом. Например, ликвидация компании и создание новой или подбор нового управленческого персонала или технологии управления.
Содержание этапов: « цели аудита». Аудит призван определить, решена ли основная задача системы управления – сформирована ли профессиональная управленческая деятельность.
Аудитор должен собрать достаточно свидетельств о деятельности организации для проведения аналитической работы с рабочими стандартами о системе управления. Общая цель аудита элементов систем управления слагается из ряда ее частных целей, отражающих глубину и широту проведения аудита. Широта проведения аудита отражается в договоре на его проведение.
Этап 1. «формирование набора рабочих стандартов». Международные стандарты учета для аудита элементов систем управления пока не разработаны.
Этап 2. «выбор набора форм и их заполнение». Существует набор форм учета и отчетности о состоянии ключевых элементов системы управления. Информация в таких формах является предметом аудита. Разработка и совершенствование форм – составляющая данного этапа.
Этап 3. «выявление отклонений». Сравнение данных, представленных в рабочих стандартах, с реально полученными аудиторами или синтезированные на основе косвенных данных, формируют отклонения. Сравниваемые значения проверяемых параметров с рабочими стандартами заносят в таблицу, которая составляет неотъемлемую часть аудиторского заключения.
Этап 4. «оценка результатов аудита». Величина отклонений в таблице является основанием для оценки результатов аудита. Оценка отражает уровень функционирования системы управления: стабильно профессиональный, преимущественно профессиональный, непрофессиональный.
Этап 7. «аудиторское заключение». Структура аудиторского заключения независимо от полученных результатов должна включать восемь основных частей: 1) полное наименование аудиторской фирмы; 2) наименование заключения; 3) адресат; 4) вводная часть; 5) сфера аудита; 6) мнение аудитора; 7) краткое наименование аудиторской фирмы, реквизиты, подписи и печать; 8) дата аудиторского заключения.
Независимый контроль управленческой деятельности существенно повышает ее эффективность.
Процессорная сторона организационного аудита базируется на пяти принципах:
Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий.
При формировании стандартов и норм необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.
Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.
Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.
Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть согласованы, утверждены и т. д.
Знания по теории организации – это хороший капитал, а затраты на изучение теории организации – хорошее вложение капитала. Возможны два пути для человека стать хорошим руководителем организации:
сначала практическая работа менеджером в небольшой фирме, а затем изучение комплекса управленческих наук, в том числе и теории организации;
изучение комплекса управленческих наук, проведение аудиторных тренингов с последующим накоплением опыта.
В любом случае только теория и только практика не дает возможности руководителю чувствовать себя комфортно в организации. Изучение теории организации – увлекательное занятие, так как каждый из нас всегда может использовать во благо себе даже часть изученного материала и получить быстрый положительный эффект: использовать материалы по закону синергии. Объектов для применения теории организации много – семья, коллектив друзей, производственный коллектив, работа в чрезвычайных ситуациях и др.