Тема 3. Понятие о деловых документах и их видах. Классификация документов

Средства формирования ЛК: Работа со служебными документами: автобиография, заявление, резюме и т.д.

Средства формирования ГК: Последовательное подчинение однотипных форм (Р.п.). Однородные члены предложения.

Средства формирования КК: Ролевая игра «Прием документов».

СРСП – Различать виды документов.

СРС– Составить информационно-справочный документ – протокол.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». В обычном употреблении слово имеет три основных значения: 1) деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь (расходный Д., проездной Д.); 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.); 3) письменное свидетельство о чем-нибудь (древние грамоты и т.п.) (Ожегов С.И. Словарь русского языка. – М.: Русский язык, 1982, с.153).

Управление предприятием есть в значительной степени информационный процесс: получение и обработка информации, принятие решения и его исполнение. Для выработки верного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Этим качествам информации и должен отвечать документ.

Деловой документ является источником и носителем информации, способом фиксации защищаемых законом действий. Как инструмент управления документы используются в планировании, финансировании, кредитовании, бухгалтерском учете и отчетности, оперативном управлении, кадровом обеспечении деятельности организации и т.п. В документах закрепляется государственное устройство, они служат для общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, между юридическими и физическими лицами. Зафиксированная на материальном носителе информация (документ), имеющая юридическую силу. Служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при разрешении трудовых споров в народном суде.

Классификация документов – это деление их по признакам сходства и различия.

По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото-, кино-, видеодокументы.

По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма и т.д.

По видам бывают документы типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

По месту составления различают документы внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция).

По срокам исполнения выделяются документы срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности бывают документы обычные, для служебного пользования (конфиденциальные) и секретные (строго конфиденциальные).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

По стадиям создания документы подразделяются на оригиналы (подлинники, первые экземпляры) и копии.

По срокам хранения выделяют документы: постоянного срока хранения, свыше 10 лет и временного – до 10 лет.

Документирование и оформление трудовых отношений

Виды заявлений, резюме

1. При поступлении на работу кандидатом подается заявление, которое является официальной просьбой и основанием для зачисления в штат.

В тексте заявления излагается просьба о приеме на работу, где указывается профессия, специальность, квалификация и должность, на которую претендует работник.

Заявление имеет следующие реквизиты:

адресат (кому);

автор;

место проживания автора;

вид документа (заявление);

текст;

подпись составителя и дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от (кого); а также употреблять архаизмы вроде «убедительно прошу Вас», «заранее признателен», «к сему» и т.д.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

2. Заявление о приеме на работу может быть выглядеть таким образом

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Генеральному директору фирмы «Эко»

г-ну Сабирову А.С.

Ахатовой Гульнары Булатовны,

проживающей по адресу: 000005,

Алматы, ул.Кастеева, д.2, кв.7

Заявление Прошу принять меня на работу в отдел перевозок оператором.

00.00.00 Подпись

-------------------------------------------------------------------------------------------------

3.Сравните начальные реквизиты заявления. Какую форму, на ваш взгляд, следует выбрать при обозначении автора заявления – родительного падежа без предлога или с предлогом от?

Начальнику лаборатории Начальнику лаборатории

Логинову И.Т. Логинову И.Т.

Николаевой В.Н. от Николаевой В.Н.

4. При обозначении автора заявления допустимы две формы: роди­тельного падежа без предлога и с предлогом от. При употреблении родительного падежа без предлога подчеркивается принадлежность документа (чье заявление), форма родительного падежа с предлогом от указывает на адресующий характер документа (от кого направлен документ). В настоящее время по канцелярской традиции предпоч­тителен вариант без предлога.

К заявлению прилагаются необходимые документы: автобиография; анкета или личный листок по учету кадров; рекомендательное письмо (характеристика); фотографии для анкеты и удостоверения; копия документа об образовании или профессиональной квалификации. Паспорт предъявляется лично.

5. В последнее время при приеме на работу требуют резюме – объективные данные о кандидате на должность.

В состав резюме входят следующие реквизиты: название документа (резюме); дата рождения; семейное положение; домашний адрес; домашний, рабочий телефон; образование (что и когда окончил, специальность); место работы и специализация; опыт работы; владение иностранными языками, оргтехникой; личные качества; интересы; предполагаемая должность. Все реквизиты пишутся без абзацев, но каждый реквизит начинается с новой строки.

Отдельная составная часть документа называется реквизитом.

!

Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной и т.п. деятельности, о деловых качествах кого-либо.

В характеристике даются сведения, касающиеся социально-типизированных, официальных сторон жизни человека.

Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора.

Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо.

Практические задания

** Задание 1.

Опираясь на образцы, составить автобиографию, резюме, заявление. Напишите заявление о выделении вам материальной помощи; о предоставлении вам трехдневного отпуска. Обоснуйте вашу просьбу, используя нужные союзы или предлоги: для, в связи, из-за, в целях, с целью, по причине, вследствие того что, ввиду того что.

*** 1.2. Составить характеристику сокурсника (цы).

Напишите сочинение «Мой друг». Какие различия в содержании и стиле изложения должны быть в этих текстах? Какой круг тем можно отразить в характеристике, в сочинении?

1.3. Какие сведения вам необходимы для составления данных видов документов?

**** Задание 2.

Установите соответствие. Составьте с каждым из наименований документов предложения.

1.Заявление 1.Документ, содержащий отзыв

о деловых качествах кого-либо.

2.Расписка 2.Документ, содержащий просьбу о чем-либо.

3.Характеристика 3.Документ, подтверждающий получение чего-

либо.

**** Задание 3.

Перечислите основные требования к оформлению деловых документов, обоснуйте его на примере.

3.1. Запишите по памяти обязательные реквизиты документов разного назначения.

***** Задания для самопроверки

1. Документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной и т.п. деятельности, о деловых качествах кого-либо

1) очерк

2) документ

3) заметка

4) характеристика

5) статья

2. Документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора

1) автобиография

2) документ

3) заметка

4) характеристика

5) статья

3.Документ, содержащий просьбу о чем-либо

1) автобиография

2) документ

3) заметка

4) характеристика

5) заявление

4. Документ, подтверждающий получение чего-либо

1) расписка

2)документ

3) заметка

4) акт

5) заявление

5.Объективные данные о кандидате на должность

1) расписка

2)характеристика

3) заметка

4) акт

5) резюме