Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

5.1. Бухгалтерські документи та їх класифікація.

5.2. Інвентаризація.

5.3. Облікові регістри і їх види.

5.4. Форми бухгалтерського обліку.

5.5. Обліковий цикл підприємства.

5.6. Помилки в бухгалтерських записах і способи їх виправлення.

5.7. Основи організації бухгалтерського обліку на підприємстві.

5.1. Бухгалтерські документи та їх класифікація

Всі господарські операції, що здійснюються в процесі господарської діяльності, відображаються в документах. Саме тому, що всі показники бухгалтерського обліку документально обґрунтовані, облік має документальну силу.

Розпорядчі документи - містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції (грошові чеки, платіжні доручення, довіреність на отримання матеріальних цінностей та ін). Вони не підтверджують факт здійснення операції і не служать підставою для відображення їх в обліку.

Виправдувальні (виконавчі) документи - підтверджують факт здійснення господарської операції і служать підставою для облікових записів (виписки банку з поточного рахунку, акти, квитанції, авансові звіти та ін).

Документи бухгалтерського оформлення складаються самими бухгалтерами на підставі відповідності виправдувальних документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів (меморіальні ордери, бухгалтерські проводки, відомість нарахування амортизації та ін.)

Комбіновані документи за своїм призначенням об'єднують функції 2-х або 3-х документів, названих вище (касові ордери, лімітно-забірні картки, наряди та ін.).

Документування, тобто складання документів, є складовим елементом методу бухгалтерського обліку.

До документів пред'являються наступні вимоги:

- своєчасність складання;

- достовірність показників;

- правильність обліку.

Документи, що вперше підтверджують факт вчинення окремих господарських операцій, або право на їх здійснення, називають первинними.

Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Помилки в первинних документах виправляються коректурним способом.

Первинні документи дають можливість здійснювати контроль до і після здійснення господарської операції. Попередній контроль здійснюється посадовою особою під час підписання документа, на підставі якого виконується господарська операція. Подальший контроль є функцією бухгалтерів, а також ревізорів.

Первинні документи, які пройшли обробку, повинні мати певну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання.

Записи у первинних документах повинні вироблятися засобами, які забезпечують надійне зберігання цих записів в архіві.

Сутність господарських операцій визначається їх ознаками та показниками.

Ознаки і показники господарських операцій, зафіксовані в первинному документі, називають реквізитами документа.

Реквізити діляться на постійні та змінні.

Постійні - це реквізити, які в рамках підприємства ніколи або тривалий час не змінюються.

Кількість та зміст реквізитів визначається призначенням документа і характером господарських операцій, що відображаються у ньому. Обов'язкові реквізити бухгалтерських первинних документів:

- найменування підприємства;

- найменування документа;

- дата складання документа;

- зміст господарських операцій;

- вимірювачі господарської операції;

- найменування посад осіб, відповідальних за правильне оформлення господарської операції і її вчинення;

- особисті підписи та їх розшифровки.

У разі необхідності можуть бути додаткові реквізити: підстава для здійснення господарської операції і т.д.

Велика різноманітність первинних документів бухгалтерського обліку викликає необхідність їх класифікації.

За ступенем узагальнення інформації: первинні та зведені.

Первинні - документи, в яких вперше відображається одна або кілька однорідних господарських операцій (прибутковий ордер, вимога і ін.).

Зведені - документи, які узагальнюють дані первинних документів (розрахунково-платіжна відомість).

За кратності використання документи поділяються на разові та накопичувані.

Разові документи - документи, якими представлена одна господарська операція (прибутковий касовий ордер).

Накопичуваний документ - документ, в якому показані ознаки і показники кількох однорідних господарських операцій (лімітно-забірна карта).

За кількістю облікових позицій розрізняють однорядкові і багаторядкові документи.

За місцем складання: внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи - документи, які складаються на самому підприємстві.

Зовнішні документи - документи, що надійшли на підприємство ззовні, зі сторони (платіжна вимога постачальника).

За способом заповнення: документи, що заповнюються вручну і за допомогою засобів механізації. Слід мати на увазі, що існують документи, які заповнюються тільки від руки. До них відносяться грошові чеки і касові прибуткові та видаткові ордери.

Рух документів з моменту їх виникнення до здачі в архів називають документообігом.

Документообіг - рух документів у процесі їх оперативного використання і бухгалтерської обробки з моменту складання або отримання від інших підприємств до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

По кожному виду документів розробляється графік документообігу. Кожному працівнику видається виписка з графіка. Документообіг і графік документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником.