5.5. Обліковий цикл підприємства

Звітність підприємства складається на певний момент часу. Між датами складання звітності господарські операції реєструються на рахунках і потім узагальнюються для складання нової звітності. Для того щоб правильно відобразити операцію на рахунках, бухгалтер повинен вирішити 3 проблеми:

- коли відбулася операція - проблема визнання;

- яка вартісна оцінка операції - проблема оцінки;

- на яких рахунках записати операцію - проблема класифікації.

Для кожного виду активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів і витрат відкривається свій рахунок; відповідно існує п'ять груп рахунків.

Рахунки активів, зобов'язань і власного капіталу є постійними, тобто ведуться з періоду в період, а рахунки доходів і витрат - тимчасовими і закриваються в кінці кожного звітного періоду. Сальдо по тимчасовим рахункам переноситься до зведеного рахунку прибутків і збитків, сальдо якого (чистий прибуток або чистий збиток) переноситься на рахунок власного капіталу або нерозподіленого прибутку. Якщо збиток перевищує накопичений прибуток, то виникає накопичений збиток або дефіцит, який буде відображатися в балансі з мінусом в розділі власного капіталу.

Всі ці рахунки становлять Головну книгу, яка може вестися у вигляді книги, файлу, папки і т.д.

Всі господарські операції до запису на відповідні рахунки Головної книги по мірі їх здійснення записуються в Журналі операцій з докладним описом суті операцій і відображенням кореспонденції рахунків. Кожна операція спочатку записується в Журнал, а потім переноситься до Головної книги. Процес переносу з Журналу до Головної книги складається з наступних операцій:

- у Головній книзі знаходиться рахунок, задіяний за дебетом в Журналі операцій;

- в нього записується дата операції та посилання на сторінку Журналу;

- в дебет рахунку заноситься сума, відображена за дебетом в Журналі операцій, і розраховується кінцеве сальдо за рахунком;

- в Журналі операцій записується номер рахунку з Головної книги (перехресне посилання).

Потім у такий же спосіб переноситься інформація для рахунку, задіяного по кредиту.

Для спрощення процесу запису і перенесення відкривають Спеціальні журнали для кожної групи повторюваних операцій:

- Журнал продажів - для запису виставлених рахунків;

- Журнал закупівель - для запису закупівель, зроблених у кредит;

- Журнал надходжень грошових коштів - для запису отримання грошових коштів;

- Журнал виплат грошових коштів - для запису виплат грошових коштів.

Протягом місяця однотипні операції записуються в ці журнали, а в кінці місяця підсумкові дані переносяться в Головну книгу з посиланням на відповідний журнал.

Рахунки дебіторів і рахунки кредиторів завжди ведуться окремо. Ці рахунки в Головній книзі відображають лише підсумкові суми заборгованості за продані в кредит товари і закуплені в кредит товари. Для відображення детальної інформації по кожному боржнику і кредитору відкриваються Допоміжні книги, які іноді називають Контрольними рахунками. Ведуться Допоміжні книги в довільній формі. Перенесення інформації з Спеціальних журналів в ці книги здійснюється зазвичай щодня.

В кінці кожного місяця (як правило) і на кінець року (обов'язково) складається Пробний (перевірочний) баланс для звірки загального обороту по дебету і загального обороту по кредиту рахунків Головної книги. Якщо підсумок вірний, то можна приступати до підготовки балансу і звіту про фінансові результати.

Однак відображення всіх вироблених господарських операцій не гарантує відповідності доходів і витрат даного облікового періоду. Можуть існувати доходи і витрати, що відносяться до даного звітного періоду, але не були отримані або сплачені (у грошовому еквіваленті) до наступного звітного періоду; можуть існувати доходи і витрати, вже отримані або сплачені, але які повинні бути розподілені між кількома звітними періодами.

Для виконання зазначених принципів в кінці звітного періоду робляться коригувальні записи.

Існує три типи коригувальних записів:

- нарахування;

- розподіл або передплата;

- оціночні коригування.

Нарахування.

1. Нараховані витрати або нараховані зобов'язання - цей тип коригувальних записів відображує витрати, які були понесені, але не були записані і сплачені, тобто представляють собою зобов'язання. Прикладами таких витрат служать: нарахована, але не виплачена заробітна плата; нараховані, але не виплачені податки; нараховані, але не виплачені відсотки і т.д.

2. Нараховані доходи або нараховані активи (доходи до отримання) - цей тип коригувальних записів відображає доходи, які були зароблені в даному звітному періоді, але не були отримані (у грошовому еквіваленті) і відображені в облікових записах, відповідно являють собою дебіторську заборгованість. Прикладами таких доходів служать: орендна плата до отримання, відсотки до отримання та ін. (рахунки до отримання не є коригуючими записами, так як вже записані в обліку, хоча, по суті, аналогічні нарахованим доходам).

Розподіл (передоплата).

1. Передплачені витрати (витрати майбутніх періодів) - цей тип коригувальних записів розподіляє вже оплачені і записані витрати між обліковими періодами. Тобто протягом звітного періоду були виплачені авансом гроші за те, що буде спожито або використано в подальшому, які є витратами підприємства. Однак ці витрати відносяться до кількох звітних періодів і повинні бути розподілені між ними. Існує два варіанти відображення таких грошових виплат і відповідно два варіанти коригуючих проводок. Перший варіант робить акцент на передоплаченості (дебетується рахунок передплачених витрат, кредитується рахунок грошових коштів). У другому варіанті акцент робиться на те, що такі виплати є витратами (дебетується рахунок видатків, кредитується рахунок грошових коштів). Прикладами таких витрат служать страховий поліс, що купується на деякий період у майбутньому; орендна плата, виплачена авансом; закупівля МШП та ін.

2. Передплачені (відкладені, незароблені) доходи (доходи майбутніх періодів) - в результаті коригувань цього типу розподіляються між обліковими періодами вже отримані (у грошовому еквіваленті) і відображені в облікових записах доходи. Тобто протягом звітного періоду були отримані гроші за товари, які будуть надаватися в подальшому, що є доходами підприємства, однак ці доходи мають бути відповідним чином розподілені між звітними періодами, а в даному звітному періоді відображені тільки доходи, зароблені в цьому періоді . Так само як і для передплачених витрат, для передплачених доходів існує два варіанти відображення в обліку надходження грошових коштів і наступних коригувань (аналогічно, в першому випадку робиться акцент на авансовий характер платежів, а у другому - на їх економічну сутність як доходів). Прикладами таких передплачених доходів є орендна плата, одержана авансом; аванси для майбутньої поставки товарів і т.д.

Оціночні коригування.

Робляться в тому випадку, коли сума доходів або витрат, які повинні бути віднесені на даний звітний період, не може бути точно визначена. Прикладами таких оціночних коригувань є нарахування зносу основних засобів, нарахування амортизації нематеріальних активів та нарахування резерву по сумнівних боргах. У цих випадках дебетується рахунок видатків, а кредитується контрактивний рахунок (рахунок, коректуючий активний).

Коригувальні проводки записуються останнім числом звітного періоду в журнал операцій і переносяться в Головну книгу, після чого складається скоригований Пробний баланс, на підставі якого складаються баланс і звіт про фінансові результати. Вони можуть бути складені за допомогою Робочого листа. У цьому випадку до скоректованого пробного балансу додаються дві колонки: баланс (дебет і кредит) і звіт про фінансові результати (дебет і кредит), і в ці колонки розноситься інформація з колонки "Скоригований пробний баланс" (балансові рахунки - в колонку балансу , рахунки доходів і витрат - у колонку звіту про фінансові результати). Різниця між колонками дебет і кредит у звіті про фінансові результати становить чистий прибуток. На цю ж величину не повинні сходитися колонки дебет і кредит балансу. Це фінальна перевірка правильності складання фінансових звітів.

Крім наведених коригувальних записів, в кінці року мають бути зроблені закриваючі записи обнуління рахунків доходів і витрат. Всі рахунки доходів і витрат є тимчасовими і закриваються в кінці звітного періоду на рахунок фінансових результатів. Рахунки доходів, які мають кредитове сальдо, закриваються записом: дебет рахунку доходів, кредит рахунку фінансових результатів; рахунки витрат, що мають дебетове сальдо, закриваються записом: дебет рахунку доходів, кредит рахунку фінансових результатів; рахунки витрат, що мають дебетове сальдо, закривають записом: дебет рахунку фінансових результатів, кредит рахунку витрат. Сам рахунок фінансових результатів (його сальдо складає чистий прибуток або чистий збиток) закривається на рахунок накопиченого чистого нерозподіленого прибутку або капіталу. Рахунок фінансових результатів грає проміжну допоміжну роль.

Наступний крок, який є можливим, але не обов'язковим, - це зворотні або анулюючи записи. Вони робляться в перший день нового облікового періоду і представляють собою дзеркальний запис коригуючих проводок попереднього періоду. Не всі коригуючи проводки можуть реверсуватися. Оціночні коригування і перший варіант коригуючих проводок для передплачених витрат і доходів не можуть бути анульовані зворотними записами. Зворотні записи робляться для зручності подальшого обліку. Бухгалтер самостійно вибирає, чи використовувати йому зворотні записи або йти традиційним шляхом, забезпечуючи додаткову перевірку наявності та суми коригуючих проводок.

Таким чином, обліковий цикл підприємства можна описати схемою:

- визнання та оцінка операцій на підставі документів;

- запис операцій в Журнал операцій або в Спеціальні журнали;

- перенесення в Головну книгу (щомісяця з Спеціальних журналів, за фактом запису з Журналу операцій) і до Допоміжних книг (щодня з Спеціальних журналів);

- підготовка пробного балансу;

- підготовка скоригованого пробного балансу (із записом коригуючих проводок в Журнал операцій і перенесенням в Головну книгу) або робочого аркуша;

- підготовка звітності;

- закриття тимчасових рахунків;

- зворотні записи (можливий, але не обов'язковий крок).