5.3. Облікові регістри і їх види

Обліковий регістр - документ, в якому узагальнюється, групується і накопичується в певному порядку інформація, що міститься в первинних документах.

Облікові регістри вельми різноманітні: книги, картки, вільні листи.

Бухгалтерські регістри поділяються за рядом ознак:

- матеріальна основа: паперові (книги, картки, вільні листи, табуляграми, машинограми), виконані без використання паперу (магнітні стрічки, диски);

- спосіб заповнення: заповнення від руки, з використанням машин, автоматично;

- характер угруповання інформації: систематичні, хронологічні, комбіновані;

- спосіб графлення паперових регістрів: контокорентні, багатографні, шахові та ін.;

- ступінь узагальнення інформації: синтетичні, аналітичні, комбіновані;

- спосіб розміщення записів: паперові регістри можуть бути односторонні, двосторонні, шахові.

5.4. Форми бухгалтерського обліку

Форма бухгалтерського обліку (ФБО) являє собою певний комплекс взаємопов'язаних носіїв інформації та правил їх використання, тобто це сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємозв'язку для ведення обліку способом подвійного запису.

Будь-яка ФБО повинна забезпечити реалізацію функцій бухгалтерського обліку, більшу достовірність результатної інформації при мінімумі витрат конторської праці.

Елементами ФБО є:

- носії вихідної інформації;

- регістри;

- правила перетворення інформації.

Елементами ФБО не є носії довідок та форми державної звітності.

Ефективною ФБО слід вважати таку, яка при найменших затратах праці дозволяє отримувати економічну інформацію, необхідну і достатню для оптимального управління підприємством.

В даний час найчастіше на підприємстві використовуються ручні: меморіально-ордерну, журнально-ордерну та спрощену ФБО; машино-орієнтовані: перфокарткова та автоматизована ФБО.

Меморіально-ордерна ФБО.

При цій ФБО, як і при будь-якій іншій, всі господарські операції знаходять відображення у первинних документах. За даними документів складають меморіальні ордери - документи, призначені для фіксації лічильних формул. Часто дані однорідних документів накопичують у відомості, підсумок якої є підставою для складання меморіального ордера, чим значно зменшується їх число.

Меморіальний ордер підписується головним бухгалтером, записується в хронологічний регістр систематичного обліку - реєстраційний журнал. Меморіальні ордери, занесені до реєстраційного журналу, використовуються для запису до Головної книги.

Аналітичний облік ведеться на картках, записи, в яких провадяться безпосередньо з первинних або зведених документів. Підсумки за звітний період записуються у відповідні оборотні відомості, які звіряються між собою.

Недоліки меморіально-ордерної ФБО:

- багаторазовість записів;

- відрив синтетичного обліку від аналітичного, що може призвести до помилок;

- тривалість облікового процесу, що викликається зазначеними причинами;

- недостатня пристосованість цієї ФБО для цілей складання звітності та економічного аналізу діяльності підприємств.

В даний час ця ФБО застосовується порівняно рідко.

Журнально-ордерна ФБО.

Протягом місяця дані первинних документів або їх підсумки, накопичені у допоміжних регістрах, записуються в журнали-ордери - розграфлені листи великого розміру, в яких записи по синтетичному і аналітичному обліку по багатьом рахунками збігаються.

В основу побудови журналів-ордерів покладена кредитова ознака реєстрації, тобто кожен журнал-ордер являє собою кредитову сторону синтетичного рахунку, що містить кілька граф, кожна з яких - дебет кореспондуючого рахунку.

Будь-який запис у журналі-ордері означає кредитування того рахунку, яким іменується журнал, і дебетування рахунку, зазначеного в найменуванні використаної графи.

Регістри аналітичного обліку відкривають по тим синтетичним рахункам, які вимагають складної побудови аналітичного обліку або великої кількості аналітичних рахунків.

При побудові журнально-ордерної ФБО відпадає необхідність у складанні оборотної відомості або шахової відомості по рахунках:

- синтетичний облік ведеться у журналах-ордерах, книгах, відомостях;

- аналітичний облік – у відомостях, розроблювальних таблицях, книгах, картках.

Переваги:

- не складаються меморіальні ордери, що істотно зменшує обсяг облікової роботи;

- синтетичний облік по значному числу рахунків суміщений з аналітичним;

- журнали-ордери полегшують проведення економічного аналізу діяльності підприємства;

- багато показників звітності формується за підсумками журналів-ордерів без додаткових вибірок і розрахунків;

- закріплення певних журналів-ордерів за окремими працівниками бухгалтерії дозволяє здійснити розподіл праці.

Просту або спрощену форму ведення бухгалтерського обліку можуть обрати малі підприємства. Ці форми обліку передбачають використання обмеженої кількості бухгалтерських регістрів. Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 25.06.03р. № 422.

Згідно з названими рекомендаціями просту форму бухгалтерського обліку рекомендовано застосовувати малим підприємствам з незначним документообігом (кількістю господарських операцій), які здійснюють діяльність з виконання не матеріаломістких робіт і послуг. Ця форма передбачає використання Журналу обліку господарських операцій, у якому записи здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів, відомостей нарахування заробітної плати і амортизації тощо з відображенням

суми операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці, з дебіторами і кредиторами застосовується Відомість 3-м, підсумкові дані якої (без повторення записів, що здійснюються у Журналі безпосередньо з первинних документів) заносяться до Журналу обліку господарських операцій із позначенням у графі 3 Відомості 3-м.

Спрощена форма бухгалтерського обліку передбачає узагальнення інформації про господарські операції у таких регістрах бухгалтерського обліку:

- Відомість 1-м. Розділ I. Облік готівки і грошових документів. Розділ II (зворотна сторона). Облік грошових коштів та їх еквівалентів (друкується на 2 сторінках формату А3);

- Відомість 2-м. Облік запасів (друкується на 2 сторінках формату А3);

- Відомість 3-м. Розділ I. Облік розрахунків з дебіторами і кредиторами за податками й платежами, довгострокових зобов’язань і доходів майбутніх періодів. Розділ II (зворотна сторона). Облік розрахунків з оплати праці (друкується на 2 сторінках формату А3);

- Відомість 4-м. Розділ I. Облік необоротних активів та амортизації (зносу). Розділ II (зворотна сторона). Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів (друкується на 2 сторінках формату А3);

- Відомість 5-м. Розділ I. Облік витрат. Розділ II. Облік витрат на виробництво. Розділ III. Облік доходів і фінансових результатів. Розділ IV. Облік власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів (друкується на 4 сторінках формату А3);

- Оборотно-сальдова відомість (друкується на 1 сторінці формату А3). Сума за будь-якою операцією відображається у відомості обліку за рахунком, що кредитується, у графі рахунку, що дебетується, та одночасно (за сумою операції або загальним підсумком оборотів за місяць) у відомості обліку за рахунком, що дебетується, із зазначенням кореспондуючого рахунку.