2.4.2. Правила, инструкция, положение

У

2.4.2.1. Правила, инструкция, положения – нормативные доку­менты, устанавливающие определённый порядок, нормы работы для организации в целом или по отдельным направлениям (про­цессам) ее деятельности.

Правила – нормативный правовой акт, содержащий системно связанные между собой нормы, требования осуществления какой-либо деятельности.

В инструкции устанавливается технология выполнения опреде­ленного вида деятельности (работ) или порядок применения поло­жений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положением регламентируется: деятельность конкретной орга­низационной структуры или дается порядок осуществления управ­ленческого действия, например: положение о премировании.

2.4.2.2. Правила (положение, инструкция) печатаются на стан­дартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, свя­занное с заголовком к тексту (обозначением краткого содержания или назначения документа), гриф утверждения, текст, визы.

Обозначение вида документа и заголовок к тексту правил (поло­жения, инструкции) согласуются, например:

Основные правила работы архивов организаций;

Положение об отделе организационной работы и управления документацией;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение о системе оплаты труда;

Инструкция по заполнению трудовых книжек;

Должностная инструкция специалиста отдела организационной работы и управления документацией.

2.4.2.3. Текст правил (положения, инструкции) излагается от тре­тьего лица единственного или множественного числа. В тексте ис­пользуются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запреща­ется», «не допускается».

В разделе «Общие положения» указываются основания разра­ботки, назначение нормативного акта и сфера его распростране­ния, ответственность за нарушение установленных правил и тех­нологий. В разделе «Общие положения» может также указываться подчиненность регламентируемого объекта.

Текст правил (положения, инструкции) делится на разделы, под­разделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь собственные заголовки.

Нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов произ­водится арабскими цифрами.

2.4.2.4. Правила (положение, инструкция) в обязательном поряд­ке согласовываются (визируются) с руководителем подразделения, подготовившим проект документа, юридической службой и отделом управления документацией , а также подразделениями, в компетенцию которых входят вопросы, отраженные в документе, после чего они утверждаются ректором академии.

2.4.3. Протокол заседания

2.4.3.1. Обязательными реквизитами протокола являются: наи­менование организации, наименование вида документа (прото­кол), дата, номер, заголовок к тексту, место издания, текст, подписи, при необходимости, визы.

В заголовок к тексту протокола, как правило, выносится указание органа или делового мероприятия:

Протокол заседания Научно-методического совета;

Протокол заседания Учёного совета.

2.4.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основ­ной. В вводной части протокола указываются фамилии председа­теля, секретаря, членов коллегиального или совещательного орга­на, присутствующих на заседании, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание в качестве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопро­са, повестка дня.

Фамилии членов коллегиального или совещательного органа перечисляются в алфавитном порядке, лиц, приглашенных на заседание, - с указанием должностей и ме­ста работы.

При оформлении протокола с числом участников более 15 чело­век фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например: Присутствовало: 27 чел. (список прилагается).

В повестке дня заседания вопросы располагаются по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Во­просы формулируются с предлогом «О (Об)» и нумеруются араб­скими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фами­лия и инициалы докладчика. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом «Разное».

Основная часть протокола состоит из разделов, посвященных во­просам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записы­вается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТА­НОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы доклад­чика, (наименование должности указывается в повестке дня), пол­ное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если до­кладчиком представлен текст выступления, в протоколе после ука­зания фамилии докладчика в скобках указывается - (текст доклада прилагается).

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы, при необходимости, - должности выступавших и содержание их вы­ступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на за­седании.

Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколиру­ются по мере их поступления и записываются в той же последова­тельности, при этом слова «Вопрос», «Ответ» не пишутся, а указы­ваются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ.

В тексте постановляющей части протокола используются глаголы в неопределенной форме («утвердить», «рекомендовать»).

В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приво­дятся результаты голосования с указанием числа голосов, подан­ных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не уча­ствовавших в голосовании.

Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении ка­кого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

2.4.3.3. Участник заседания может высказать особое мнение по принятому решению. После заседания особое мнение изла­гается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствую­щего решения.

К протоколу могут прилагаться тексты выступлений, список при­сутствующих на заседании.

2.4.3.4. Протокол заседания подписывается председателем и сек­ретарем заседания.

Датой протокола является дата заседания.

2.4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются за­интересованным организациям и должностным лицам в соответст­вии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмо­трение вопроса.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выпи­сок из протоколов. Выписка - копия части протокола. В выписке вос­производят все реквизиты заголовочной части протокола, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от­ражающий обсуждение вопроса и принятое решение.