- •Инструкция по документационному обеспечению управления в коми республиканской академии государственной службы и управления основные понятия
- •1 . Общие положения
- •2. Документирование управленческой деятельности
- •2.1. Состав управленческих документов Общие требования к оформлению документов
- •2. 2. Требования к бланкам управленческих документов
- •2.3. Оформление реквизитов документов
- •2.3.8. Регистрационный номер документа
- •2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •2.3. 10 . Место составления или издания документа
- •2.3.11. Адресат
- •2.3.12. Гриф утверждения документа
- •2.3.13. Резолюция
- •2.3.14. Заголовок к тексту
- •2.3.15. Отметка о контроле
- •2.3.16. Текст документа
- •2.3.17. Отметка о наличии приложения
- •2.3.18. Подпись
- •2.3.19. Гриф согласования документа
- •2.3.20. Виза согласования документа
- •2.3.21. Оттиск печати
- •2.3.22. Отметка о заверении копии
- •2.4.2. Правила, инструкция, положение
- •2.4.3. Протокол заседания
- •2.4.4. Акт
- •2.4.5. Деловое письмо
- •2.4.6. Докладные и служебные записки
- •2.5. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
- •3. Организация документооброта
- •3.1. Общие требования к организации документооборота
- •3.2. Средства доставки и отправки документов
- •3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов
- •3.4. Регистрация и учёт поступающих документов
- •3.5. Регистрация и учёт отправляемых документов
- •3.6. Регистрация и организация движения внутренних документов
- •3.7. Учёт объемов документооборота
- •4. Контроль исполнения документов и поручений
- •4.1. Организация контроля исполнения документов и поручений
- •4.2. Сроки исполнения
- •4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений
- •4.4. Организация поисковой системы по документам
- •5. Формирование документального фонда, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности
- •5.1. Составление номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Оформление дел
- •5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации
- •6. Передача документов на хранение в архив учреждения
- •6.1. Экспертиза ценности документов
- •6.2. Составление и оформление описей дел
- •6.3. Порядок передачи дел в архив академии
- •7. Работа исполнителя с документами
- •8. Изготовление, учет использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •Порядок работы с обращениями граждан
- •9.1.Регистрация обращений
- •9.2.Порядок и сроки рассмотрения обращений
- •Правительство республики коми
- •Ауо впо Коми республиканская академия утверждаю
- •Перечень групп нерегистрируемых документов
- •Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции, приказов, договоров
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заводимых в ____ году в Коми республиканской академии государственной службы и управления
- •Дело №__________ том № _______________
- •Лист-заверитель дела № __________
3.6. Регистрация и организация движения внутренних документов
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в отдел организационной работы и управления документацией для проверки, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с установленным в организации распределением обязанностей.
Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационных формах.
Приказы ректора академии по основной деятельности регистрируются в отделе организационной работы и управления документацией, им присваиваются порядковые номера в пределах учебного года. Учет приказов ведется в журнале регистрации приказов ( приложение 7) и (или) в автоматизированной системе UFR «Документооборот». Приказы ректора по личному составу регистрируются в отделе правовой и кадровой работы.
3.6.6. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в отделе организационной работы и управления документацией, подлинники приказов по личному составу - в отделе правовой и кадровой работы.
3.6.7. Регистрация протоколов коллегиальных и совещательных органов ведется секретарем коллегиального или совещательного органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах учебного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.
3.6.8. Подписанные сторонами договоры регистрируются в отделе организационной работы и управления документацией в журнале регистрации договоров или в базе данных.
Регистрационный номер договора состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор, разделенных косой чертой. Каждая организация присваивает договорам порядковые номера в пределах календарного года.
3.7. Учёт объемов документооборота
3.7.1. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период времени.Как правило, объем документооборота подсчитывается за месяц и год.
Данные об объеме документооборота используются для совершенствования организации делопроизводства и расчета оптимальной численности работников, занятых документационным обеспечением.
3.7.2. При учете объема документооборота подсчитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов организации.Учет количества документов проводится по данным регистрационных форм в местах регистрации документов.
3.7.3. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или второй экземпляр), без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.