4. Контроль исполнения документов и поручений

4.1. Организация контроля исполнения документов и поручений

4.1.1. Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременно исполнение документов, созданных в организации, поступивших и вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.Контроль исполнения документов ведется с целью своевременного и качественного исполнения документов.Контроль за прохождением и сроками исполнения документа осуществляет отдел организационной работы и управления документацией совместно с работниками, отвечающими за работу с документами в подразделениях организации.

4.1.2. Контроль исполнения документов включает: постановку документа на контроль; оперативное доведение документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие исполненного документа с контроля; учет и обобщение результатов контроля; информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

3. Контроль исполнения ведется на основе регистрационных данных, вносимых в РКФ при регистрации документа.

4.2. Сроки исполнения

4.2.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты поступления документа в академию или с даты подписания (утверждения) документа.Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типо­вые сроки исполнения установлены законодательными и иными нор­мативными правовыми актами (приложение 8). Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем при вынесении резолюции.

4.2.2. Датой исполнения документа считается дата, указанная в резолюции, а при ее отсутствии - дата, названная в тексте доку­мента. При отсутствии контрольной даты документ должен быть исполнен в месячный срок.

При постановке на контроль распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений) датой исполне­ния является дата, указанная в поручении (пункте распорядитель­ной части).

4.2.3. Согласование подготавливаемого документа с заинтересо­ванными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений

4.3.1. Для контроля исполнения документов и поручений используется автоматизированная система обработки документов UFR «Документооборот». Постановка документов и поручений на контроль осуществляется путём внесения в карточку документа специального признака «На контроль». Документы и поручения с таким признаком отражаются в журнале «Документы на контроле. В карточке контролируемого документа отображается отдел организационной работы и управления документацией, осуществляющего контроль над исполнением документов и поручений. Для контроля исполнения документов используются РКК, за­водимые при регистрации документов, куда вносятся содержание поручения, исполнители, срок исполнения, сведения о ходе и ре­зультатах исполнения документов, даты промежуточного контроля.

4.3.2.Предварительная проверка и регулирование хода исполне­ния документов осуществляется централизованно – отделом организационной работы и управления документацией. Для этого исполнителю, а при на­личии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылаются напоминания о приближении срока исполнения доку­мента, которые формируются в автоматизированной системе UFR «Документооборот».

4.3.3. В случае невозможности исполнить документ в срок испол­нитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивиро­ванной письменной просьбой о продлении срока. Решение о продлении срока испол­нения принимает руководитель, вынесший резолюцию.

Исполнитель обязан проинформировать отдел организационной работы и управления документацией об измене­нии срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

4.3.4.Приостановить исполнение документа, а также отметить его может только организация - автор документа, по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.

4.3.5.Документ считается исполненным и снимается с контроля отделом организационной работы и управления документацией по поручению руководства и/или документированного подтверждения их исполнения по существу и сообщения результатов заинтересованным органи­зациям и лицам. При снятии документа с контроля в автоматизированной системеUFR«Документооборот» вносятся соответствующие данные.

4.3.6.Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется отделом организационной работы и управления документацией путем формирования аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам.

4.3.7.Сводные данные о состоянии исполнительской дисципли­ны в организации представляются руководству организации.