4.4. Организация поисковой системы по документам

4.4.1. Для облегчения эффективного использования информации при принятии решений в академии создаются поисковые системы по документам.

Поисковая система по документам – это систематизированный программно-аппаратный комплекс, предназначенный для осуществления поиска по документам в академии.

4.4.2. Организация работы информационно-поисковой системы по документам в академии подразделяется на два этапа: регистрация документов и организация поисковой системы по документам.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от вида документа, автора и содержания в автоматизированной системе UFR«Документооборот».

4.4.3. В автоматизированной системе UFR«Документооборот» поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа) или по контексту.

5. Формирование документального фонда, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности

5.1. Составление номенклатуры дел

5.1.1. Формирование документального фонда академии осуществляется отделом организационной работы и управления документацией путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив. При формировании дел составляется номенклатура дел. Номенклатура дел является основным документом, обеспечива­ющим систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов и дел, а также является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, и по личному составу, актов на уничтожение дел организации с истекшими сро­ками хранения.

5.1.2. В номенклатуру дел включаются все документы, создавае­мые в академии и поступающие.

Электронные документы и базы данных также включаются в но­менклатуру дел на общих основаниях. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

3. При составлении номенклатуры дел следует руководство­ваться учредительными документами организации (уставом или положением об организации), положениями о структурных подраз­делениях, штатным расписанием (структурой) организации, плана­ми и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенк­латурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, об­разующиеся в деятельности академии, их виды, состав и содер­жание.

4. В организации составляются номенклатуры дел структур­ных подразделений (приложение 9) и сводная номенклатура дел организации (приложение 10).

Номенклатура дел структурного подразделения составля­ется лицом, ответственным за делопроизводство, согласовы­вается с отделом организационной работы и управления документацией и (или) архивом и, в необходимых случа­ях, с Экспертной комиссией (далее - ЭК) структурного подразде­ления, подписывается руководителем подразделения и представ­ляется до 1 декабря текущего года в отдел управления документацией.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разрабо­тать номенклатуру дел и представить ее в отдел организационной работы и управления документацией академии.

Ответственность за своевременность и правильность состав­ления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.

5.1.5. Номенклатура дел подразделения печатается в одном экземпляре и хранится в отделе организационной работы и управления документацией.

5.1.6. Сводная номенклатура дел организации составляется отделом организационной работы и управления документацией на основе номенклатур дел структурных подразделе­ний, при методической помощи архива академии.

Номенклатура дел академии на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Сводная номенклатура дел академии оформляется на общем бланке, визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с ЭК академии, подписывается начальником отдела организационной работы и управления документацией, представляется на согласование с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего государ­ственного или муниципального архива (не реже одного раза в 5 лет), после чего утверждается ректором академии.

5.1.7. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, ут­верждается ректором академии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренного изменения функций и структуры академии составляется новая номенклатура дел.

5.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом ко­личестве экземпляров. Первый экземпляр утвержденной номенк­латуры дел является документом постоянного срока хранения ивключается в номенклатуру дел отдела организационной работы и управления документацией, второй используется в отделе организационной работы и управления документацией в качестве рабочего, третий экземпляр применяется в архиве академии, четвертый - в соответствующем архивном учреждении, если номенклатура дел проходила согласование с ар­хивным учреждением, пятый - в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений, для ис­пользования в их работе.Рабочие экземпляры номенклатуры дел могут вестись в элек­тронном виде.

5.1.9. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в со­ответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) академии. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел академии являются названия ее подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

10. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участ­ки и вопросы деятельности академии. В номенклатуру дел академии включаются также дела её временно действующих органов.

11. Номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел. Ин­декс дела состоит из кода структурного подразделения (в соот­ветствии со штатным расписанием, структурой) и порядкового номера дела в пределах раз­дела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где:

01 - код структурного подразделения;

05 -порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, явля­ются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется также сохранять в номенк­латуре дел схожие индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать ос­новное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следую­щей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или

- разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения(автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связаносодержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и под­разделов номенклатуры дел определяется степенью важности до­кументов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы. При этом заголовки дел, содержащих постановле­ния, решения, поручения, приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами ректора академии.

Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражаю­щие специфическую деятельность организации и её подразделе­ний, переписку и др. Заголовки дел, составленных по корреспон­дентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле, например:

«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содер­жащих документы - приложения к какому либо документу, например:

«Документы к протоколам заседаний Совета по науке»

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множествен­ном числе, например:

«Протоколы заседаний Научно-методического Совета»

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих пере­писку с однородными корреспондентами, последние не указыва­ются, а указывается их общее видовое название, например:

«Переписка с министерствами и ведомствами»

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными кор­респондентами, последние не перечисляются, например:

«Переписка об аренде помещений»

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

«Переписка с (наименование организации) о приеме студентов»

При обозначении в заголовках дел административно-территори­альных единиц учитывается следующее: если содержание дела ка­сается нескольких однородных административно-территориаль­ных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные назва­ния, а указывается их общее видовое название, например:

«Переписка с главами администраций областей о социальной за­щите населения»

Если содержание дела касается одной административно-терри­ториальной единицы (населенного пункта), ее (его) название ука­зывается в заголовке дела, например:

«Переписка с налоговой инспекцией г. Сыктывкар о совершенство­вании прямого и косвенного налогообложения»

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную докумен­тацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:

«Отчеты преподавателей за 2006 г.»

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то со­ставляется общий заголовок дела, а затем при необходимости со­ставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержа­ние заголовка дела в целом.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календар­ного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по пе­речню документов с указанием сроков хранения (ведомственному, типовому). При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения определяется по типовой или примерной номенклатуре дел, или устанавливается ЭК академии по согласованию с соот­ветствующими архивными учреждениями.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что, среди таких документов могут быть документы, имеющие научное, социально-культурное или историческое значение, поэтому окончательный срок хранения этих документов устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЭК академии.

Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носите­лях, и определяются по типовому перечню.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней доку­ментов, использованных при определении сроков хранения дел, а также в течение всего срока действия номенклатуры проставляют­ся отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, пе­реходящее с 2006 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, от­ветственных за формирование дел, о передаче дел в другую орга­низацию для продолжения и др.В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «В элек­тронном виде».

Экспертиза ценности документов в архиве академии проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Документы которые необходимо согласовать с Экспертно- проверочной комиссией Государственного учреждения Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» направляются с сопроводительным письмом.

5.1.12. Если в течение года в академии возникают новые доку­ментированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются ре­зервные номера.

По окончании делопроизводственного года в конце но­менклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел академии, передаются в архив, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, сделавшего отметку.