5.2. Формирование дел

5.2.1.Формирование дел – группировка исполненных докумен­тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.2.2.Дела в академии формируются в струк­турных подразделениях. Ответственность за формирование дел в структурных подразде­лениях несут их руководители и работники, ответственные за дело­производство.

Формирование дел ведется под непосредственным методичес­ким руководством архива академии, а при необходимости - со­ответствующего государственного архива.

Исполненные документы передаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования документов в дела.

Номер (индекс) дела, в которое должен быть помещен документ, определяется руководителем структурного подразделения или ис­полнителем совместно с лицом ответственным за делопроизвод­ство на основании номенклатуры дел.

5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- в дело помещаются только исполненные документы, соот­ветствующие по своему содержанию заголовку дела по номенкла­туре дел;

- в дело помещаются все документы, относящиеся к разре­шению одного вопроса;

- приложения помещаются в дело вместе с основными документами;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, доку­ментов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, учебных заведений, театров, дел фильмов, рукописей, исто­рии болезней и некоторых других специфических групп докумен­тов, период формирования которых не совпадает с календарным годом;

- документы постоянного и временных сроков хранения груп­пируются в дела раздельно;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением осо­бо ценных);

- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть пра­вильно оформлен (иметь дату, подпись и др. реквизиты);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при тол­щине не более 4 см (при превышении данного объема заводится второй том, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.).

5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хро­нологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Документы органов государственной власти и местного само­управления и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительны­ми документами, являются приложениями к ним и группируются вме­сте с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по порядку номеров. Документы к заседаниям группируются в отдель­ное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содер­жат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполне­нию группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом по­рядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате и другие подобные документы группируются в отдельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по во­просам работы академии и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Обращения граждан и документы, связанные с их разрешением, располагаются в деле в хронологическом или ал­фавитном порядке. Каждое обращение и документы по его рассмо­трению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные об­ращения или дополнительные документы по ним подшиваются к данной группе документов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возоб­новлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с Указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от спе­цифики деятельности организации переписка может группиро­ваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и др.

5.2.5. Электронные документы и базы данных формируются в де­ла (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел орга­низации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жест­ком диске специально выделенного компьютера.

Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наи­менование дела соответствует наименованию базы данных.