- •Инструкция по документационному обеспечению управления в коми республиканской академии государственной службы и управления основные понятия
- •1 . Общие положения
- •2. Документирование управленческой деятельности
- •2.1. Состав управленческих документов Общие требования к оформлению документов
- •2. 2. Требования к бланкам управленческих документов
- •2.3. Оформление реквизитов документов
- •2.3.8. Регистрационный номер документа
- •2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •2.3. 10 . Место составления или издания документа
- •2.3.11. Адресат
- •2.3.12. Гриф утверждения документа
- •2.3.13. Резолюция
- •2.3.14. Заголовок к тексту
- •2.3.15. Отметка о контроле
- •2.3.16. Текст документа
- •2.3.17. Отметка о наличии приложения
- •2.3.18. Подпись
- •2.3.19. Гриф согласования документа
- •2.3.20. Виза согласования документа
- •2.3.21. Оттиск печати
- •2.3.22. Отметка о заверении копии
- •2.4.2. Правила, инструкция, положение
- •2.4.3. Протокол заседания
- •2.4.4. Акт
- •2.4.5. Деловое письмо
- •2.4.6. Докладные и служебные записки
- •2.5. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
- •3. Организация документооброта
- •3.1. Общие требования к организации документооборота
- •3.2. Средства доставки и отправки документов
- •3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов
- •3.4. Регистрация и учёт поступающих документов
- •3.5. Регистрация и учёт отправляемых документов
- •3.6. Регистрация и организация движения внутренних документов
- •3.7. Учёт объемов документооборота
- •4. Контроль исполнения документов и поручений
- •4.1. Организация контроля исполнения документов и поручений
- •4.2. Сроки исполнения
- •4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений
- •4.4. Организация поисковой системы по документам
- •5. Формирование документального фонда, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности
- •5.1. Составление номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Оформление дел
- •5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации
- •6. Передача документов на хранение в архив учреждения
- •6.1. Экспертиза ценности документов
- •6.2. Составление и оформление описей дел
- •6.3. Порядок передачи дел в архив академии
- •7. Работа исполнителя с документами
- •8. Изготовление, учет использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •Порядок работы с обращениями граждан
- •9.1.Регистрация обращений
- •9.2.Порядок и сроки рассмотрения обращений
- •Правительство республики коми
- •Ауо впо Коми республиканская академия утверждаю
- •Перечень групп нерегистрируемых документов
- •Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции, приказов, договоров
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заводимых в ____ году в Коми республиканской академии государственной службы и управления
- •Дело №__________ том № _______________
- •Лист-заверитель дела № __________
3.5. Регистрация и учёт отправляемых документов
3.5.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в отделе организационной работы и управления документацией в день их утверждения или подписания.
Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.
3.5.2. Регистрационный номер отправляемого документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел, состоящего из кода подразделения и порядкового номера дела, и отделенного от него косой чертой порядкового номера документа в пределах учебного года, например: № 06-20/165, где:
02-05 - индекс дела по номенклатуре дел, в которое поступает на хранение копия документа;
165 - порядковый номер документа в пределах календарного года.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.
3.5.3. Сведения об отправляемом документе вносятся в РКФ.
3.5.4. После присвоения документу регистрационного номера копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело, а первый экземпляр документа поступает на отправку. Поступивший документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.
3.5.5. Телеграммы, составленные в организации, принимаются на отправку сотрудниками отдела организационной работы и управления документацией завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
Текст телефонограммы, подлежащей передаче, печатается на бланке, подписывается, датируется и регистрируется. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, подписи лица, передавшего телефонограмму и фамилии лица, принявшего телефонограмму.
3.5.6. Отправка документов осуществляется централизованно отделом организационной работы и управления документацией. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.
Неправильно оформленные, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.
3.5.7. Отправляемая по почте документация проходит упаковку, адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
3.5.8. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более четырех), передаются для отправки со списком на рассылку, составляемым исполнителем.
Аналогичные списки составляются на рассылку документов по факсу, но вместо почтового адреса указывается номер телефона-факса.
3.5.9. Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Документы, направляемые разными подразделениями в один адрес, могут выкладываться в один конверт.
3.5.10. Подготовленная к отправке документация вносится в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам, отправляется спецсвязью или почтовой связью.