6. Передача документов на хранение в архив учреждения

6.1. Экспертиза ценности документов

6.1.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив академии включает, наряду с формированием и оформлением дел, работу по проведению экспертизы ценности документов, со­ставлению описей дел и актов о выделении к уничтожению доку­ментов и дел.

6.1.2. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

6.1.3. Экспертиза ценности документов в академии проводит­ся: на стадии делопроизводства - при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отне­сения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив организации; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на государственное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценнос­ти документов в организации создается ЭК.

ЭК создается приказом ректора академии из числа наиболее квалифицированных и опытных работников в количестве не менее трех человек, в том числе работников отдела организационной работы и управления документацией и отдела правовой и кадровой работы. В состав ЭК академии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив, выполняющий функцию секретаря ЭК. Целесообразно также включение в состав ЭК представителя курирующего организации государственного (муниципального) архива.

Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Задачи, функции и права ЭК академии, порядок их работы определяются положениями, которые утверждаются руководством. Положение об ЭК академии до его утверждения подлежит в необходимых случаях согласованию с соответствующим архивным учреждением.

6.1.4. Основными задачами ЭК являются:

- организация и проведение экспертизы ценности докумен­тов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности докумен­тов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муни­ципальный архив.

6.1.5. Основными функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласова­ние ЭПК архивного учреждения проектов номенклатур дел органи­зации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хра­нения, в том числе по личному составу, актов о выделении к унич­тожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного уч­реждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив­ных и методических документов по вопросам работы с документа­ми в организации.

6. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Заседания ЭК про­токолируются. Решения ЭК вступают в силу после утверждения ректором академии.

7. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегод­но работниками отдела организационной работы и управления документацией совместно с ЭК академии под ме­тодическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществля­ется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками «До минования на­добности», «До замены новыми» подлежащих дальнейшему хране­нию в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хра­нения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел академии, путем поли­стного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, незаве­ренные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подле­жащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из состава этих дел документы постоянного хранения присоединяются к одно­родным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел с отметкой «ЭПК», содержащих оставшиеся в них документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел академии.

Подшивка вновь сформированных дел производится только по­сле завершения экспертизы ценности документов.

Отдел организационной работы и управления документацией проводит экспертизу ценности поступивших документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством Государственного учреждения Республики Коми «Национальный архив Республики Коми».

6.1.8. По результатам экспертизы ценности документов в орга­низации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично­му составу, а также акты о выделении к уничтоже­нию дел, не подлежащих хранению.

6.1.9. Опись дела – архивный справочник, содержащий систе­матизированный перечень единиц хранения архивного фонда, кол­лекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоя­тельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; де­ла временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи на дела постоянно­го хранения и согласовывает описи на дела по личному составу.Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК академии одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждают­ся ректором академии только после утверждения ЭПК ар­хивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого учреждение имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

6.1.10. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. На­пример, законченные в 2003 г. дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 ян­варя 2007 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей академии. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесен­ных к данной группе.

6.1.11. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право по­требовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отоб­ранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию, при этом составляется акт о выделении к уничтожению дел. Факт уничтожения документов оформляется актом, который составляется по унифицированной форме с указанием состава комиссии проводившей утилизацию документов, а также в нем указывается дата совершения уничтожения документов. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются от­метки, заверяемые подписью лица, ответственного за делопроиз­водство, и датой.

Например:

«Уничтожено. См. акт от № «. Фамилия, инициалы.