5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации

5.4.1. С момента заведения и до передачи в архив академии или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Де­ла считаются заведенными с момента включения в них первого ис­полненного документа. Руководители структурных подразделений и работники, отвечаю­щие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность до­кументов и дел.

5.4.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел в целях их последующего использования должен проводиться ком­плекс работ:

- создание оптимальных условий хранения документов и дел; размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел.

5.4.3. Дела размещаются в рабочих кабинетах или специально от­веденных для этой цели помещениях.

Дела должны находиться в запирающихся шкафах, сейфах, чтобы обеспечить их сохранность и защи­ту от воздействия пыли и солнечного света.

5.4.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располага­ются вертикально, корешками наружу. Последовательность распо­ложения дел должна соответствовать последовательности распо­ложения заголовков дел в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале необходимо по но­менклатуре дел найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до пере­дачи в архив академии.

5.4.5. Дела документального фонда академии, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как пра­вило, перед передачей в архив академии, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.).

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состоя­ния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника отдела организационной работы и управления документацией, при реорганизации и ликвидации академии или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел оп­ределяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

5.4.6. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в их ут­рате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонару­шениях.

5.4.7. Обеспечение доступа к делам находящимся на оператив­ном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном под­разделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится карта-заме­ститель дела, которую помещают на место выдан­ного дела. Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный ректором академии. После истечения указан­ного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письмен­ных запросов с разрешения ректора академии. Передача дел производится по ак­ту о выдаче дел во временное пользование.

Изъятие документов из дел, подлежащих передаче в архив академии, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства академии с оставлением в деле заве­ренной копии документа и составлением акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.