- •Инструкция по документационному обеспечению управления в коми республиканской академии государственной службы и управления основные понятия
- •1 . Общие положения
- •2. Документирование управленческой деятельности
- •2.1. Состав управленческих документов Общие требования к оформлению документов
- •2. 2. Требования к бланкам управленческих документов
- •2.3. Оформление реквизитов документов
- •2.3.8. Регистрационный номер документа
- •2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •2.3. 10 . Место составления или издания документа
- •2.3.11. Адресат
- •2.3.12. Гриф утверждения документа
- •2.3.13. Резолюция
- •2.3.14. Заголовок к тексту
- •2.3.15. Отметка о контроле
- •2.3.16. Текст документа
- •2.3.17. Отметка о наличии приложения
- •2.3.18. Подпись
- •2.3.19. Гриф согласования документа
- •2.3.20. Виза согласования документа
- •2.3.21. Оттиск печати
- •2.3.22. Отметка о заверении копии
- •2.4.2. Правила, инструкция, положение
- •2.4.3. Протокол заседания
- •2.4.4. Акт
- •2.4.5. Деловое письмо
- •2.4.6. Докладные и служебные записки
- •2.5. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
- •3. Организация документооброта
- •3.1. Общие требования к организации документооборота
- •3.2. Средства доставки и отправки документов
- •3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов
- •3.4. Регистрация и учёт поступающих документов
- •3.5. Регистрация и учёт отправляемых документов
- •3.6. Регистрация и организация движения внутренних документов
- •3.7. Учёт объемов документооборота
- •4. Контроль исполнения документов и поручений
- •4.1. Организация контроля исполнения документов и поручений
- •4.2. Сроки исполнения
- •4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений
- •4.4. Организация поисковой системы по документам
- •5. Формирование документального фонда, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности
- •5.1. Составление номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Оформление дел
- •5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации
- •6. Передача документов на хранение в архив учреждения
- •6.1. Экспертиза ценности документов
- •6.2. Составление и оформление описей дел
- •6.3. Порядок передачи дел в архив академии
- •7. Работа исполнителя с документами
- •8. Изготовление, учет использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •Порядок работы с обращениями граждан
- •9.1.Регистрация обращений
- •9.2.Порядок и сроки рассмотрения обращений
- •Правительство республики коми
- •Ауо впо Коми республиканская академия утверждаю
- •Перечень групп нерегистрируемых документов
- •Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции, приказов, договоров
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заводимых в ____ году в Коми республиканской академии государственной службы и управления
- •Дело №__________ том № _______________
- •Лист-заверитель дела № __________
3.4. Регистрация и учёт поступающих документов
Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе, с помощью автоматизированной системы UFR «Документооборот», а также с помощью регистрации в журнале.
Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях.
Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 6). Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрация поступивших документов осуществляется, в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти и управления, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Регистрация документов осуществляется работником отдела организационной работы и управления документацией.
3.4.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп – отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.
Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с письмами.
3.4.7. Регистрационный номер документа служит его главным учётным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей.
Регистрационный номер поступающих документов включает: порядковый номер поступления в пределах учебного года. Порядковый номер документа после рассмотрения документа ректора и вынесения резолюции дополняется через косую черту кодом подразделения - исполнителя, например в соответствии с классификатором подразделений, например:
При использовании при регистрации документов номенклатуре дел вместо кода подразделения порядковый номер поступления; документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел, на пример: 185/05-18, где:
185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года
05-18 - индекс дела по номенклатуре дел структурной подразделения.
3.4.8. Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмотрению руководством, заносятся в РКФ.
3.4.9. Состав данных о документе, закрепленных в автоматизированной системе UFR «Документооборот», в зависимости от характера документа и задач использования информации содержит следующие сведения:
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
-должностное лицо, поставившее документ на контроль;
-промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект).
Документы, поступающие в адрес академии по факсу, также регистрируются в РКФ как входящая корреспонденция.
Документы, зарегистрированные отделом организационной работы и управления документацией, в день их поступления передаются на рассмотрение руководством.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел организационной работы и управления документацией для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в РКФ.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, отдел организационной работы и управления документацией направляет исполнителям копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных за отдельные участки работы, созывать и проводить совещания. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа все материалы.
3.4.12. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется отдел организационной работы и управления документацией академии.