6.3. Порядок передачи дел в архив академии

6.3.1. В архив академии передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов в архив академии производится по утвержденным описям дел. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив академии не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив академии, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному отделом организационной работы и управления документацией, утверж­денному ректором академии.

В период подготовки дел структурным подразделением к пере­даче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и со­ответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел академии. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обяза­ны устранить.

6.3.2. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого эк­земпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел. Дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела.

При обнаружении отсутствия дел составляется акт.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Сверенные с описью дела, увязываются в архивные связки тол­щиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, ко­решками на обе стороны. Дела доставляются в архив академии сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картоте­ки (журналы) на документы или программные средства и базы дан­ных, содержащие информацию о регистрации и исполнении пере­даваемых документов. Наименование каждой картотеки (журнала) или базы данных включается в опись.

6.3.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного под­разделения академии, лицо, ответственное за ведение дело­производства данного структурного подразделения, в период про­ведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органи­зации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществля­ется по описям дел и номенклатуре дел.

7. Работа исполнителя с документами

7.1. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководства академии и руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

7.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами, пред­ставление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к отправке.

3. Исполнителю должна быть предоставлена возможность, пользоваться необходимыми ему законодательными, иными нор­мативными и методическими документами, автоматизированными базами данных, справочно-информационным фондом, архивными документами, а также техническими средствами (персональный компьютер, телефонная, телеграфная и факсимильная связь, эле­ктронная почта).

4. Исполнитель заводит для документов папки с надписями «Срочно», «На исполнение», «На доклад (подпись)», «На отправку» с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При не­обходимости в папке «На исполнение» помещаются разделители с обозначением сроков исполнения.

5. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель имеет право созывать остальных исполнителей для выработки совместного решения. Все испол­нители в равной степени ответственны за своевременное и ка­чественное исполнение поручения и представление ответствен­ному исполнителю в установленные им сроки необходимых ма­териалов (проектов документов, справок, сведений и др.). Ис­полнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему задание, поручение, минуя ответствен­ного исполнителя.

6. Ответственный исполнитель несет персональную ответствен­ность за соблюдение сроков, полноту и достоверность информа­ции, изложенной в подготовленном проекте документа. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, бо­лезнь) документ по указанию руководителя структурного подраз­деления передается другому исполнителю с обязательным сооб­щением его фамилии в отдел организационной работы и управления документацией академии. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать по акту приема-передачи документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

7. При решении вопроса по телефону или лично на исполненном документе исполнитель делает отметку об исполнении.

8. Результатом исполнения документа является проект доку­мента, подготовленный исполнителем.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с заинте­ресованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.

Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует со­гласование (визирование) проекта документа со всеми заинте­ресованными лицами и проводит доработку проекта по замеча­ниям. При наличии большого количества замечаний до представ­ления доработанного проекта документа на подпись руководите­лю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в ко­торой указывается: содержание замечания (предложения), ав­тор, принято или отклонено замечание, если отклонено, то по ка­кой причине.

После доработки и/или визирования (согласования) проект доку­мента передается на подписание (утверждение). Подписанный до­кумент исполнитель передает в отдел организационной работы и управления документацией или лицу, ответственному за делопроизводство подразделения, на регистрацию, от­правку, подшивку копии в дело.

10. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, ис­полнитель готовит список рассылки, определяет количество эк­земпляров документа и после регистрации обеспечивает изготов­ление необходимого количества экземпляров документа.

11. Если документы имеют длительный срок исполнения и уста­новлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в отдел организационной работы и управления документацией о результатах каждого этапа работ.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предла­гать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные ус­ловия выполнения задания, делать пометки на документе о време­ни его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефон­ных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

7.12. Исполнитель не имеет права разглашать содержание посту­пивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имею­щие отношение к их исполнению.