- •Инструкция по документационному обеспечению управления в коми республиканской академии государственной службы и управления основные понятия
- •1 . Общие положения
- •2. Документирование управленческой деятельности
- •2.1. Состав управленческих документов Общие требования к оформлению документов
- •2. 2. Требования к бланкам управленческих документов
- •2.3. Оформление реквизитов документов
- •2.3.8. Регистрационный номер документа
- •2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •2.3. 10 . Место составления или издания документа
- •2.3.11. Адресат
- •2.3.12. Гриф утверждения документа
- •2.3.13. Резолюция
- •2.3.14. Заголовок к тексту
- •2.3.15. Отметка о контроле
- •2.3.16. Текст документа
- •2.3.17. Отметка о наличии приложения
- •2.3.18. Подпись
- •2.3.19. Гриф согласования документа
- •2.3.20. Виза согласования документа
- •2.3.21. Оттиск печати
- •2.3.22. Отметка о заверении копии
- •2.4.2. Правила, инструкция, положение
- •2.4.3. Протокол заседания
- •2.4.4. Акт
- •2.4.5. Деловое письмо
- •2.4.6. Докладные и служебные записки
- •2.5. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
- •3. Организация документооброта
- •3.1. Общие требования к организации документооборота
- •3.2. Средства доставки и отправки документов
- •3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов
- •3.4. Регистрация и учёт поступающих документов
- •3.5. Регистрация и учёт отправляемых документов
- •3.6. Регистрация и организация движения внутренних документов
- •3.7. Учёт объемов документооборота
- •4. Контроль исполнения документов и поручений
- •4.1. Организация контроля исполнения документов и поручений
- •4.2. Сроки исполнения
- •4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений
- •4.4. Организация поисковой системы по документам
- •5. Формирование документального фонда, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности
- •5.1. Составление номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Оформление дел
- •5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации
- •6. Передача документов на хранение в архив учреждения
- •6.1. Экспертиза ценности документов
- •6.2. Составление и оформление описей дел
- •6.3. Порядок передачи дел в архив академии
- •7. Работа исполнителя с документами
- •8. Изготовление, учет использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •Порядок работы с обращениями граждан
- •9.1.Регистрация обращений
- •9.2.Порядок и сроки рассмотрения обращений
- •Правительство республики коми
- •Ауо впо Коми республиканская академия утверждаю
- •Перечень групп нерегистрируемых документов
- •Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции, приказов, договоров
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заводимых в ____ году в Коми республиканской академии государственной службы и управления
- •Дело №__________ том № _______________
- •Лист-заверитель дела № __________
2.3.19. Гриф согласования документа
Согласование документов существует двух видов – внешнее и внутреннее согласование. Для внутреннего согласования используется визирование, для внешнего – гриф согласования. Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:
Согласование документа не на бланке организации:
Ректор АОУ ВПО КРАГСиУ
Подпись Н.А. Нестерова
Дата
Согласование документа на бланке организации:
Ректор Подпись Н.А. Нестерова
Дата
Внешнее согласование проекта документа оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор АОУ ВПО КРАГСиУ
Подпись Н.А. Нестерова
Дата
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Петров
Дата
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, и др., гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 20.02.2007 №4-01-12/122
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании
«Росгосстрах»
от 25.01.2007 №2
Грифы согласования могут оформляться на листе согласования, в этом случае в документе под подписью делается отметка: лист согласования прилагается.
Лист согласования прилагается к проекту документа и составляет его неотъемлемую часть.
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ЗАО "Альфа"
Подпись В.Е.Афанасьев
Дата
СОГЛАСОВАНО
Председатель
правления
ОАО
"Пробизнесбанк"
Подпись Н.М.
Титов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ЗАО «Электронные системы»
Подпись В.Е.Петров
Дата
СОГЛАСОВАНО
Президент
Интер-Траст Лтд
Подпись Н.М.
Иванов
Дата
2.3.20. Виза согласования документа
Согласование документа внутри академии с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа. Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования:
Начальник отдела правовой и кадровой работы
Личная подпись Н.В. Минаева
Дата
При наличии замечаний по проекту документа визу согласования оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела правовой и кадровой работы
Личная подпись Н.В. Минаева
Дата
Проект документа визируется заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми и экономическими службами, заместителем руководителя организации - куратором направления, юристом, руководителем отдела организационной работы и управления документацией (при необходимости).
Замечания вносятся в текст проекта документа или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
На документе, подлинник которого остается в академии, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, на обороте последнего листа или отдельном листе согласования (визирования).
На документе, подлинник которого отправляют из академии, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, после доработки проект документа подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.