1 . Общие положения

1.1. Инструкция по документационному обеспечению управления в Коми республиканской академии государственной службы и управления (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в академии, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учётом, хранением служебных документов на единой правовой и методической основе.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффек­тивности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля испол­нения документов и упорядочения документооборота.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательст­вом Российской Федерации в сфере информации и документа­ции, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов испол­нительной власти в области документационного обеспечения уп­равления и архивного дела, национальными стандартами в сфере документации.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию ра­боты с организационно-распорядительными документами независи­мо от вида носителя, в том числе с электронными документами, вклю­чая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью автоматизированной системы UFR «Документооборот», которая обеспечивает выполнение требований настоящей Инструкции.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространя­ются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подго­товки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики и принципов, применение современных информационных техноло­гий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях академии осуществляет отдел организационной работы и управления документацией.

Функции, задачи, права и ответственность отдела ОРиУД регла­ментируются соответствующим положением.

1.7. Ответственность за правильную организацию работы с доку­ментами в структурных подразделениях возлагается на руководи­телей этих подразделений. Непосредственное ведение делопро­изводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным ректором.

1.8. Порядок документирования деятельности академии и органи­зация работы с документами, устанавливаемый данной Инструкцией, порядок копирования и тиражирования документов, контроля испол­нения, хранения и использования документов обязателен для всех ра­ботников академии. С требованиями Инструкции сотрудники должны быть ознакомлены под роспись. При утрате служебных документов работники немедленно докладывают руководству подразделения и в отдел управления документацией.

1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглаше­нию. Передача служебных документов и их копий сторонним орга­низациям допускается только с разрешения ректора академии. Работники подразделений несут дисциплинарную и иную, ус­тановленную законодательством Российской Федерации ответст­венность за порчу, несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания служебных документов.

1.10. Организация работы с документами, содержащими информа­цию ограниченного доступа (государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, по­ложениями, правилами), утверждаемыми ректором академии.

1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болез­ни или в случае увольнения работники обязаны передать все нахо­дящиеся на исполнении документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении работника составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.12. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом ректора.