- •Инструкция по документационному обеспечению управления в коми республиканской академии государственной службы и управления основные понятия
- •1 . Общие положения
- •2. Документирование управленческой деятельности
- •2.1. Состав управленческих документов Общие требования к оформлению документов
- •2. 2. Требования к бланкам управленческих документов
- •2.3. Оформление реквизитов документов
- •2.3.8. Регистрационный номер документа
- •2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •2.3. 10 . Место составления или издания документа
- •2.3.11. Адресат
- •2.3.12. Гриф утверждения документа
- •2.3.13. Резолюция
- •2.3.14. Заголовок к тексту
- •2.3.15. Отметка о контроле
- •2.3.16. Текст документа
- •2.3.17. Отметка о наличии приложения
- •2.3.18. Подпись
- •2.3.19. Гриф согласования документа
- •2.3.20. Виза согласования документа
- •2.3.21. Оттиск печати
- •2.3.22. Отметка о заверении копии
- •2.4.2. Правила, инструкция, положение
- •2.4.3. Протокол заседания
- •2.4.4. Акт
- •2.4.5. Деловое письмо
- •2.4.6. Докладные и служебные записки
- •2.5. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
- •3. Организация документооброта
- •3.1. Общие требования к организации документооборота
- •3.2. Средства доставки и отправки документов
- •3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов
- •3.4. Регистрация и учёт поступающих документов
- •3.5. Регистрация и учёт отправляемых документов
- •3.6. Регистрация и организация движения внутренних документов
- •3.7. Учёт объемов документооборота
- •4. Контроль исполнения документов и поручений
- •4.1. Организация контроля исполнения документов и поручений
- •4.2. Сроки исполнения
- •4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений
- •4.4. Организация поисковой системы по документам
- •5. Формирование документального фонда, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности
- •5.1. Составление номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Оформление дел
- •5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации
- •6. Передача документов на хранение в архив учреждения
- •6.1. Экспертиза ценности документов
- •6.2. Составление и оформление описей дел
- •6.3. Порядок передачи дел в архив академии
- •7. Работа исполнителя с документами
- •8. Изготовление, учет использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •Порядок работы с обращениями граждан
- •9.1.Регистрация обращений
- •9.2.Порядок и сроки рассмотрения обращений
- •Правительство республики коми
- •Ауо впо Коми республиканская академия утверждаю
- •Перечень групп нерегистрируемых документов
- •Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции, приказов, договоров
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заводимых в ____ году в Коми республиканской академии государственной службы и управления
- •Дело №__________ том № _______________
- •Лист-заверитель дела № __________
2.3.17. Отметка о наличии приложения
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:
Приложение: 1. Перечень управленческих документов, которые могут создаваться и храниться в электронном виде на 20 л. в 1 экз.
2. Сводка отзывов на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Если приложение направляют не всем адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложением является документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо Росархива от 18.01.2007 № 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
На приложениях к распорядительным документам, протоколам, актам, договорам, инструкциям, правилам и др. документам в верхнем правом углу приложения оформляют отметку о приложении следующим образом:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 19.01.2007 №5
Если приложение одно, порядковый номер не указывается.
Слово «приложение» допускается печатать прописными буквами, а отметку о приложении оформлять центрованным способом, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минкультуры России
от 20 февраля 2008 года №25
2.3.18. Подпись
Подпись – один из реквизитов удостоверения документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Ректор Подпись Н.А.Нестерова
Если документ оформлен не на бланке, в состав должности включается полное наименование организации:
Ректор Коми республиканской
академии государственной службы
и управления Подпись Н.А.Нестерова
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Ректор Подпись Н.А.Нестерова
Главный бухгалтер Подпись И.Ю. Хохлова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Декан факультета права и документоведения Декан факультета управления
Подпись И.В. Фёдорова Подпись Ф.Ж. Суркина
В документах, составленных комиссией, в подписи указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии Подпись В.Ф. Логинова
Члены комиссии Подпись А.Н. Иванова
Подпись В.П. Петрова
Подпись А.С. Лоншакова
Протоколы собраний, совещаний, советов и др. подписываются председателем (или председательствующим на заседании) и секретарем.
При отсутствии должностного лица, должность и фамилия которого указаны в реквизите «Подпись», документ подписывается другим должностным лицом, имеющим право подписывать документ за отсутствующего руководителя. В этом случае документ перепечатывается с указанием должности лица, фактически подписывающего документ, При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом, подпись оформляют следующим образом:
И.о ректора Подпись О.Н. Кушнир