3. Организация документооброта

3.1. Общие требования к организации документооборота

3.1.1. Движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производи­мые с ними в организации, регламентируются инструкцией по де­лопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

3.1.3. Основными принципами организации рационального доку­ментооборота являются:

- централизация операций по приему и отправке документов;

- организация движения документа по наиболее короткому пути;

- исключение возвратных движений документа, не обуслов­ленных деловой необходимостью;

- организация предварительного рассмотрения поступив­ших документов;

- устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования проектов документов;

- организация движения документов по документопотокам - организованным в пределах документооборота группам докумен­там, имеющим одинаковый маршрут.

3.2. Средства доставки и отправки документов

3.2.1. Доставка и отправка документов в академию осуществляется средствами почтовой, курьерской и государственной фельдъегерской службой и раз­личными видами электросвязи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта).

С помощью почтовой связи в учреждение доставляется и от­правляется письменная документация в виде писем, почтовых кар­точек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

2. По каналам электросвязи поступают и отправляются: теле­граммы (телексы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные сообщения. Документы могут доставляться работниками организации, получившими их в других организациях, и посетителями.

3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов

3.3.1. Поступающая документация принимается централизован­но отделом организационной работы и управления документацией, кроме бухгалтерской документации. Документы, поступающие в академию (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы) проходят первичную об­работку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмот­рение руководством и доставляются исполнителям.

3.3.2. При получении документа отдел организационной работы и управления документацией проверяет целост­ность конверта, пакета или упаковки, правильность адресованиядокумента, а при вскрытии конверта – наличие в нем документов, включая приложения.

О недостаче вложений, повреждении документов или приложе­ний к ним в тот же день сообщается отправителю в письменной форме.

3.3.3. Не вскрываются конверты с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа («Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфи­денциально» и др.). На конвертах с грифом ограничения доступа проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после че­го конверты с документами передаются в подразделение, отвеча­ющее за работу с информацией ограниченного доступа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются.

3.3.4. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе управления документацией, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

3.3.5. Прием факсограмм (факсов), адресованных руководству, осуществляется отделом организационной работы и управления документацией. При поступлении по факсу до­кумента, требующего рассмотрения руководства, документ переда­ется в отдел организационной работы и управления документацией, организующую дальнейшую работу с документом.

3.3.6.Документы в электронном виде, поступающие в академию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотре­ние, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес академии, осуществляется отделом организационной работы и управления документацией.

При поступлении электронного документа, требующего рассмот­рения руководства, лицо, получившее документ, передает его по информационно-телекоммуникационной сети академии в отдел управления документацией.

3.3.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, переда­ются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной кор­респонденции и передача её на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с простав­лением даты и времени приема.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.3.8. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на документы, тре­бующие обязательного рассмотрения руководством и направляе­мые непосредственно в структурные подразделения и ответствен­ным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в академии распределения обязанностей между руководством.

3.3.9. Прошедшие предварительное рассмотрение документы и предназначенные для передачи на резолюцию руководству, подле­жат регистрации.

3.3.10. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в отдел организационной работы и управления документацией, где в регистрационно-контрольную форму (журнал, базу дан­ных) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.Исполнителям передаются копии.