41.Види документів та їх класифікація

Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

Загальні функції документів:

1)      інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2)      соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

3)      комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4)      культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Специфічні функції документів:

1)      управлінська (документ як засіб управління);

2)      правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3)      історична (документ як джерело історичних відомостей).

Класифікаційні ознаки документів:

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, тощо.

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації: організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); обліково-фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

6. За формою — типові й індивідуальні.

7. За ступенем гласності — звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

-   документи тимчасового зберігання (до 10 років);

-   документи тривалого зберігання (понад 10 років);

-   документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10. За технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом.

11. За структурними ознаками — стандартні (мають чітку структуру і форму викладу, свою стилістику. Тут переважно подаються конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища); нестандартні (містять лише найзагальніші відомості, добір мовних елементів залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків).

42.Документи юридичного фаху. Юридичний документ – це письмовий акт, який встановлює, розвиває або припиняє певні правовідносини або фіксує юридично значимі факти, дії чи події. Сила документа в його змісті, засобом доведення якого до адресата виступає мова. Мова – це не тільки знаково-інформаційна система, що являє собою запас слів та граматичні принципи їх сполучення, за допомогою якої люди можуть спілкуватися між собою, формувати, зберігати та передавати знання та будь-яку іншу інформацію в просторі та часі, це ще й шляхетна колиска духовності. Проблема мови і стилю юридичних документів знаходиться на стику філології, юриспруденції, культурології та інших наук, а відповідно й дослідженню її в різні часи приділяли й приділяють увагу з відповідним баченням проблем різні за фахом учені. Мову утворюють фонетична, морфологічна, лексико-фразеологічна, синтаксична та стилістична системи. Незважаючи на всю привабливість художньої мови, юридичні документи пишуться в офіційно-діловому стилі. То які ж саме його особливості? Мова юридичних документів має бути простою, зрозумілою, витонченою та гармонічною. Офіційно-діловий стиль юридичних документів характеризується такими мовними особливостями: 1. Мова юридичного документа має бути літературною, без складних граматичних конструкцій та стилістичних зворотів, ясною, зрозумілою, змістовною та доцільною. 2. В юридичному документі використовуються такі граматичні засоби мови, які за умови стислого викладення надають максимум інформації (прості закінчені речення, відокремлені дієприслівникові звороти тощо), лаконічно передають потрібні відомості. 3. Думки мають викладатися в такій послідовності, щоб одне положення виходило з попереднього та готувало б до розуміння наступного. 4. Переважно використовуються стилістично нейтральний, одноманітний тон мовлення без засобів образності і прояву особистих почуттів, нейтральні з погляду емоційного забарвлення літературні вирази.

5. В офіційно-діловому мовленні, зокрема і в юридичних документах, зазвичай не використовуються метафори, гіперболи, елементи просторіччя, жаргонні слова. 6. Не рекомендується вживати маловідомі та неоднозначні для розуміння терміни, в тому числі слова іноземного походження («плюралізм», «консенсус», «нонсенс», «дефініція», «ініціація») тощо. 7. У синтаксисі ділового стилю поширеним є прямий порядок слів у реченні: підмет стоїть здебільшого на початку речення та найчастіше передує присудку; означення стоять перед означуваними словами, доповнення – після керованого ними слова, обставинні слова (прислівники) – якомога ближче до слова, яке вони пояснюють, вставні слова та звороти ставляться на початку речення. 8. Кількісна перевага надається складним реченням над простими, а кращим є чергування простих і складних речень з дотриманням правил ритміки мови. 9. Широко вживаються дієприкметникові та дієприслівникові звороти, які надають мові лаконізму, влучності та динамічності («Громадянка Сиротенко, працюючи бухгалтером заводу «Богатир», 10. Використовується професійна термінологія, яка вживається в нормах права (наприклад, «об’єктивна істина», 11. Широко вживаються слова – організатори думки («на підставі викладеного», «однак», «таким чином», «крім того», «але», «безумовно», «більш того», 12. Діловий стиль відзначається зростаючою стандартизацією і уніфікацією мови, широким вживанням сталих словосполучень, трафаретів, застосуванням типових текстів. Поширені мовні кліше, стандартні звороти та вирази (наприклад, «провести особистий обшук затриманого», «здійснити привід свідка»). Композиція документа — це послідовність розташування інформації відповідно до її змісту і логіки фіксованих подій та правовідносин. Вона допомагає лаконічно й зрозуміло викласти необхідну інформацію. У юридичній практиці можуть бути використані різні способи уніфікації документів, зокрема такі, як трафарети і типові тексти (тексти-аналоги). Уніфікація юридичних документів полегшує сприйняття документів (виправдана з психологічного та гносеологічного погляду), відкриває можливості машинної обробки, комп’ютерного компонування інформації (ефективна з технічного погляду), прискорює, спрощує, і оптимізує діловодство (доцільна з економічного погляду). Юридичний документ має бути викладений доброю мовою в офіційно-діловому стилі з додержанням правил граматики та синтаксису.