50.Оформлення довідково – інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні та пояснювальні записки, виробничі звіти.

Оголошення — це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили та ін. Оголошення – це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:

     - оголошення про майбутню подію;

     - оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

За формою оголошення можуть бути: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах,, на окремих аркушах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

-  Назва виду документа.

-  Текст, що містить: - дату;     - місце;     - організатора;     - зміст (порядок денний) події;   - коло осіб, які запрошуються на подію;     - умови входу (платний чи вільний).

-  Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо потрібно.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

Назва виду документа.    

Заголовок.  

Текст.       

Адреса автора оголошення.

Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових за­прошень на різноманітні заходи — від лаконічних, діло­вих, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо офор­млених, розрахованих на конкретного адресата.

Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані (і тоді перше очко — за вами!), необ­хідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення.

Суто ділові (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні худож­ньо оформлені запрошення.

У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).

Стиль і оформлення запро­шення буде визначатися трьома чинниками:

— характером відповідного заходу;

— рівнем ваших стосунків з адресатом;

— вашою зацікавленістю в його присутності.

Загальна характеристика документів. Службові записки

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

• докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

• протокольні документи, стенограми, звіти;

• службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

• 1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

• 2. Найменування структурного підрозділу.

• 3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

• 4. Найменування документа.

• 5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

• 6. Текст.

• 7. Перелік додатків,

• 8. Дата та місце укладання доповідної записки.

• 9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

• 10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

• документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

• з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах бумаги, підписує виконувач).

Довідково-інформаційна документація: звіт, факс, телеграма, телефонограма. Реферат