11.5. Організація контролю депозитних операцій банку
Внутрішньобанківський контроль за депозитними операціями банку — це сукупність процедур, які забезпечують дотримання положень внутрішніх і зовнішніх нормативних актів при здійсненні операцій банку та достовірність і повноту наданої інформації.
Складовою внутрішньобанківського контролю є бухгалтерський контроль.
Бухгалтерський контроль відповідно до облікової політики банку, інструктивних документів та чинного законодавства щодо здійснення депозитних операцій банку та достовірності фінансової звітності — передбачає застосування сукупності процедур, які забезпечують безпомилкове відображення операцій відповідно до їх економічної сутності, наявність у роботі операційних процедур та продуктивність системи документообороту.
При організації бухгалтерського контролю за депозитними операціями, важливою ділянкою є перевірка правильності відображення депозитних операцій на рахунках бухгалтерського обліку (кореспонденції рахунків), записів операцій в облікових регістрах, дотримання правил групування первинних документів, їх зберігання і користування ними, відповідність показників облікових регістрів формам фінансової звітності.
При організації системи бухгалтерського контролю банку за депозитними операціями особлива увага надається контролю за рахунками, за якими тривалий час не здійснювалися операції, крім нарахування процентів, а також за рахунками співробітників банку. Для цього передбачається:
забезпечити належні процедури для постійного контролю за сплатою сум депозиту, нарахуванням процентів та перерахуванням їх на інші рахунки;
періодично перевіряти стан та рух коштів за неактивними рахунками клієнтів і рахунками співробітників банку;
періодично та обов’язково наприкінці року надавати юридичним особам повідомлення та виписки з їх депозитних рахунків про залишки коштів та операції, які здійснювалися за цими рахунками.
Форма та періодичність надання клієнтам виписок та повідомлень з їх депозитних рахунків про залишки коштів та операції, які здійснювалися за цими рахунками, встановлюються банком згідно з умовами договору між депонентом та банком.
Організацію бухгалтерського контролю банк поділяє на первинний та подальший.
Первинний контроль за депозитними операціями здійснюється відповідальним виконавцем, який виходячи зі змісту документів, наданих в електронному або паперовому вигляді, перевіряє правильність їх оформлення та наявність порушень процедур бухгалтерського обліку.
При організації первинного контролю за депозитними операціями банк розробляє методику перевірки, в якій, зокрема, передбачається контроль виконання таких вимог:
залучення та розміщення депозитів у межах термінів і лімітів, що встановлені правлінням банку;
прийняття та розміщення усіх депозитів за процентною ставкою, що застосовується у банку згідно із запровадженою ним політикою;
своєчасне повернення депозитних коштів з міжбанківського ринку;
своєчасне та правильне відображення в бухгалтерському обліку депозитних операцій.
При організації контролю за депозитними операціями банк передбачає періодичну перевірку особою, яка не бере участі у виконанні депозитних операцій, правильності нарахування процентів і своєчасне здійснення відповідних записів у бухгалтерському обліку. Проценти, які відображені на окремих аналітичних рахунках процентних витрат (доходів), мають бути звірені із сумою процентів, сплачених депоненту або отриманих від банку. У разі сплати процентів безпосередньо із рахунків витрат необхідно забезпечити додатковий контроль та звіряння списаних із рахунків витрат та зарахованих на рахунки вкладника сум процентів.
Організація контролю за депозитними операціями при автоматизованому нарахуванні процентів та відображенні їх за відповідними рахунками бухгалтерського обліку передбачає регулярний перегляд відповідних процедур внутрішнього контролю та перевірку розрахунків процентів і записів за цими рахунками.
При організації подальшого бухгалтерського контролю за депозитними операціями банку надається можливість упевнитися в тому, що операції відображені та оцінені згідно з вимогами облікової політики банку, а система аналітичного обліку дає змогу відстежувати рух коштів за рахунками клієнтів та тотожність аналітичного обліку синтетичному, виявляти та усувати недоліки належним чином. Подальший контроль організовується у вигляді тематичних перевірок і ревізій.
При організації наступного контролю склад працівників, що залучаються до перевірки, визначається наказом по установі банку.
Подальший контроль за депозитними операціями має на меті перевірити:
наявність документів, що регламентують розподіл функцій і обов’язків між структурними підрозділами банку при здійсненні депозитних операцій;
дотримання вимог оформлення та зберігання первинних документів і облікових регістрів;
дотримання графіка документообороту;
порядок ведення книги реєстрації депозитних рахунків.
При організації контролю процедури реєстрації депозитів, контролюється правильне та своєчасне відображення таких даних:
номера договору;
назви контрагента;
типу договору (за строком використання);
бази нарахування процентів (відповідно до Правил бухгалтерського обліку процентних та комісійних доходів і витрат банків, затверджених постановою Правління Національного банку України від 25.05.97 р. № 316);
дати залучення (розміщення) депозиту;
номіналу депозиту;
валюти депозиту;
процентної ставки;
дати нарахування процентів;
умов сплати процентів;
дати погашення депозиту.
Здійснення подальшого контролю за депозитними операціями передбачає реєстрацію перевірок у журналі реєстрації подальшого контролю за схемою:
порядковий номер;
період перевірки;
дата;
прізвище, ім’я та по батькові особи перевіряючого;
результати перевірки;
підпис перевіряючого;
підпис головного бухгалтера;
примітки.
Організація подальшого бухгалтерського контролю за депозитними операціями передбачає перевірку наявності підписів, на первинних документах працівників банку, які здійснювали первинний контроль.
Після здійснення подальшого контролю за депозитними операціями фізичних осіб документи за вкладами розміщуються в картотеки вкладних документів (основного або поточного архіву).
