13.3. Організація документообігу за валютними операціями банку

Робочий день обліково-операційних працівників має бути організований так, щоб забезпечити правильне та своєчасне оформлення розрахунково-грошових документів, що надходять, виконання операцій та відображення їх у бухгалтерському обліку за балансовими та позабалансовими рахунками зі складанням щоденного балансу.

Усі документи, що надійшли в операційний день до працівників бухгалтерської служби, мають бути оформлені та відображені в обліку за відповідними рахунками того самого дня.

Документи, що надійшли після операційного дня, відображаються в обліку наступного робочого дня. Порядок приймання документів після операційного дня обумовлюється в угодах із обслуговування клієнтів (у тому числі враховуються особливості системи «клієнт-банк»).

Банківські установи, які обслуговують велику кількість клієнтів, для поліпшення якості обслуговування, за згодою клієнтів можуть установлювати графік їх обслуговування.

Документообіг валютних операцій складається з таких основних етапів:

1. перевірка правильності оформлення і змісту документів, що надійшли, залежно від виду операції; визначення можливості виконання операції залежно від стану рахунків;

2. перевірка або оформлення бухгалтерського проведення у документі, підписання його відповідальним виконавцем, а в окре­мих випадках — контролюючим працівником;

3. передання документів для автоматизованої обробки;

4. використання документів для перевірки правильності відображення операції в особовому рахунку;

5. групування документів та їх брошурування в папки для здачі в поточний архів.

З метою впорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів, облікових регістрів наказом керівника установи банку встановлюється графік документообігу за кожним видом операції в іноземній валюті, в якому вказуються контрольні дати складання договорів, прийняття документів від клієнтів та інших структурних підрозділів банку до обліку, передання для опрацювання та до архіву.

Комерційні банки самостійно встановлюють порядок обслуговування своїх клієнтів з урахуванням регламенту функціонування мережі розрахункових палат України та її взаємодії з банками — учасниками системи електронних платежів.

Графік документообігу повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, обліковий регістр та звіт, визначити мінімальний термін його перебування в підрозділі, а також сприяти по­ліпшенню облікової роботи.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним структурним підрозділом служби бухгал­терського обліку, а також усіма службами, що здійснюють ва­лютні операції із зазначенням їх взаємозв’язку і строків вико­нання робіт.

Особи, які ініціювали операцію, оформляють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що стосуються функціональних обов’язків виконавця, термін їх подання та підрозділи установи банку, до яких передаються ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснюється керівником підрозділу установи банку, що відповідає за відображення операцій в облікових регістрах.

Операційний день у банку закінчується видачею всіх вихідних форм та їх перевіркою відповідальними виконавцями до початку нового операційного дня.

Після проведення звірки первинних документів із вихідними формами банк зобов’язаний забезпечити додержання встановленого порядку формування документів, облікових регістрів і звітів та збереження документів.