13.4. Організація контролю валютних операцій банку

Важливим елементом організації обліково-операційної роботи є застосування внутрішньобанківського контролю.

Внутрішньобанківський контроль — це сукупність засобів і способів, за допомогою яких здійснюється контроль за правильністю виконання і відображення в обліку банківських операцій в іноземній валюті.

З метою забезпечення заходів внутрішньобанківського контролю всі етапи здійснення банківських валютних операцій мають бути документовані.

Підставою для бухгалтерського обліку операцій є тільки належно оформлені первинні облікові документи, в яких зафіксовано факт здійснення цих операцій або розпорядження (дозвіл) на їх проведення.

Усі операції банку оформлюються документами, які містять інформацію про характер операції, підтверджують їх законність та є підставою для відображення операцій в обліку.

Документи за встановленими формами виписуються банками та їх клієнтами на бланках, які надруковані типографським способом. Допускається складання грошово-розрахункових докумен­тів за операціями в іноземній валюті за допомогою технічних засобів без застосування типографських бланків, але з аналогічним розташуванням реквізитів, передбачених стандартною формою бланка за даною операцією.

Для здійснення контролю за операціями в іноземній валюті уповноважені банки мають право вимагати від резидентів документи та інформацію, що підтверджують здійснення платежів через кореспондентські рахунки в іноземній валюті та кореспондент­ські рахунки банків-нерезидентів у гривнях відповідно до чинного законодавства і нормативно-правових актів Національного бан­ку України.

Суб’єкт ринку, який при здійсненні валютної операції є покуп­цем іноземної валюти, несе повну відповідальність за наявність усіх документів, які передбачені Правилами здійснення операцій на міжбанківському валютному ринку України і обов’язкові для здійснення операції купівлі-продажу іноземної валюти.

Документи, які надають клієнти банку, повинні мати підписи уповноважених посадових осіб клієнта та відбиток його печатки.

Складовими внутрішньобанківського контролю валютних опе­рацій банку є:

• бухгалтерський (первинний та подальший контроль);

• адміністративний контроль.

Бухгалтерський контроль — це сукупність процедур, що дають змогу забезпечити збереження активів банку та достовірність звітності, що складається бухгалтерською службою на основі інформації операційних підрозділів.

Бухгалтерський контроль, що здійснюється перед виконанням операцій та їх відображенням в обліку, називається первинним. Первинний контроль в установах банку здійснюється відповідальним виконавцем (бухгалтером, контролером), який виходячи із змісту документів, наданих в електронному або паперовому вигляді, перевіряє правильність їх оформлення та наявність порушень процедур бухгалтерського обліку.

Після здійсненої перевірки документ підписується працівником банку.

Банк самостійно встановлює перелік операцій, які вимагають додаткового контролю; визначає обсяг та частоту перевірок окре­мих ділянок роботи працівників бухгалтерської служби; порядок здійснення логічного та арифметичного контролю за достовір­ністю звітності.

Первинний контроль у банку здійснюється відповідальним виконавцем (бухгалтер, контролер тощо), який за змістом наданих документів, перевіряє правильність оформлення первинних документів та наявність в них обов’язкових реквізитів. Після перевірки відповідності встановленим вимогам документ підписується відповідальним виконавцем.

Право підпису грошово-розрахункових документів, які потребують додаткового контролю, та право підпису на грошово-розрахункових документах без обмеження, яке надається банківським працівникам, оформляється спеціальним розпорядженням керівника установи банку, в якому передбачається прізвище, ім’я, по батькові, посада працівника, зразок його підпису (контролюючий працівник). Право контрольного (першого) підпису (без обмеження сумою операції) на грошово-розрахункових документах, які підлягають додатковому контролю, мають керівники та головні бухгалтери банків, їхні заступники та начальники обліково-операційних відділів.

Надання прав контрольного (першого) підпису тій чи іншій посадовій особі не виключає можливості виконання цією осо­бою (крім головного бухгалтера) функцій відповідального виконавця за визначеним колом операцій. У цьому разі ним конт­ролюються документи за операціями, які виконуються іншими працівниками.

Працівники установи банку, які підписали розрахунково-ка­совий або будь-який інший документ, не маючи на те права, несуть за такі дії дисциплінарну відповідальність, а за наявності в їхніх діях ознак злочину — кримінальну відповідальність. У такому самому порядку несуть відповідальність працівники установи банку, які мають право підпису, в разі перевищення ними своїх повноважень.

Головний бухгалтер установи банку або уповноважена ним особа підписує ордери за операціями з іноземною валютою (крім обмінних операцій), підкріплення каси та здавання надлишку каси до регіонального НБУ, прибутку і збитків; документи щодо списання облікованих за позабалансовими рахунками боргів, спи­саних у збитки, а також ордери на закриття поточних і бюджетних рахунків; ордери виправлення допущених помилок у бухгалтерському обліку.

Головний бухгалтер також контролює операції з формування і використання резерву на можливі втрати за позиками банку в іноземній валюті; операції щодо списання з балансу банку безнадійної простроченої заборгованості за процентами, які були нараховані в іноземній валюті, але не отримані; операції з обслуговування платіжних карток національної та міжнародних платіж­них систем тощо.

Наявність на первинних платіжних документах підпису голов­ного бухгалтера або уповноваженої ним особи свідчить про проведений контроль зазначених документів.

Ордери за іноземними операціями в установах банків, де існують відділи іноземних операцій, можуть контролюватись начальником підрозділу з іноземних операцій установи банку. Контроль за додержанням вимог зберігання валютних коштів пунк­тами обміну здійснює керівник уповноваженого банку.

Контроль за правильністю ведення бухгалтерського обліку за операціями в обмінних пунктах здійснює головний бухгалтер або його заступник, про що видається наказ керівника банку. Контролю підлягає видача, здавання й облік іноземної та національної валюти, оформлення реєстрів-журналів та додержання курсів валют.

У разі порушення правил здійснення операцій купівлі та продажу іноземної валюти власними обмінними пунктами та пунктами — агентами банку уповноважений банк позбавляється ліцен­зії Національного банку України на право здійснення операцій купівлі та продажу іноземної валюти. Підставою для позбавлення ліцензії може бути акт перевірки обмінного пункту, здійсненої уповноваженим органом.

У тих випадках, коли операції підлягають додатковому контролю, відповідальний виконавець передає платіжні документи в необхідній кількості примірників контролюючому працівникові. Контролюючий працівник перевіряє правильність оформлення операції, переконується в повній відповідності (тотожності) першого й інших примірників документа один одному, після чого підписує їх. Після здійснення додаткового контролю платіжний документ передається відповідальному виконавцю для відображення операції в бухгалтерському обліку.

Додатковому контролю підлягають також видаткові касові операції.

Контроль проводиться з метою виключення можливості оплати неправильно оформлених документів, чеків з підписами й відбитком печатки, що не належать даному клієнтові, а також надходження в касу чеків та інших касових видаткових документів, минаючи відповідних операційних працівників і контролера установи банку; внесення безпідставних виправлень і дописок у касові документи й журнали.

Якщо касові операції не автоматизовані, тобто касир і контролер не можуть поставити своїх підписів на документах в автоматизованому режимі, то контроль здійснюється вручну з веденням касових журналів контролером. Касовий журнал ведеться в двох примірниках. Серед основних позицій касового журналу мають бути: порядковий номер запису, номер документа (чека, ордера на приймання/видачу тощо), символ звітності, сума та інші дані, яких вимагає звітність та програмне забезпечення.

Можлива організація централізованого ведення касового журналу з надходжень.

Для перевірки достовірності підписів посадових осіб банку на грошово-розрахункових документах в іноземній валюті, що приймаються до виконання, відповідні працівники повинні мати зразки їхніх підписів.

Контролери повинні користуватися своїми примірниками зразків підписів працівників банку, а також зразками підписів і відбитків печаток клієнтів. Контролерам забороняється користуватися одним і тим самим примірником зразків підписів і відбитків печаток клієнтів та зразками підписів працівників банку, якими користуються відповідальні виконавці.

Керівник установи банку несе відповідальність за проведення документів, виконаних з його дозволу за письмовим зверненням ініціатора, з порушенням чинного законодавства.

Подальший контроль здійснюється з метою виявлення недоліків первинного контролю та неправильного виконання банківських операцій за рахунками фізичних осіб. При цьому до сфери подальшого бухгалтерського контролю належать правильність відображення операцій в обліку та наявність усіх необхідних документів. Перелік необхідних документів, що супроводжують здійснювані установами банку операції, визначається внутрішніми інструкціями (операційні процедури).

Наступні або чергові перевірки проводяться з таким розрахунком, щоб робота кожного обліково-операційного працівника перевірялась не рідше одного разу на рік або щоквартально за рішенням головного бухгалтера банку.

Склад працівників, які залучаються до проведення наступних перевірок, крім спеціалістів, що здійснюють контроль, заступника головного бухгалтера і начальників відділів, визначається головним бухгалтером виходячи з обсягу операцій банку.

Якщо операції були проконтрольовані головним бухгалтером або його заступником, додатковому котролю з боку інспектора подальшого контролю вони не підлягають.

Рекомендується щоквартально складати план подальшого кон- тролю за операціями, що здійснюються в іноземній валюті. План підписується головним бухгалтером і затверджується керівником банку в установленому порядку.

Результати перевірки оформлюються довідкою (актом).

За результатами перевірок, отриманих під час подальшого кон­тролю, розробляються конкретні заходи щодо недопущення подібних недоліків у майбутньому, підвищення фахового рівня бухгалтерських працівників.

Головний бухгалтер зобов’язаний контролювати заходи щодо усунення недоліків і в разі потреби організувати повторну перевірку.

Концепція контролю має велике значення для управління банківською установою. Відсутність належного контролю не дає змоги виявити ризики та вжити ефективних заходів щодо виявленого ризику.

Окрім бухгалтерського контролю, існує ще адміністративний контроль банківських операцій, що здійснюється в іноземній валюті.

До системи контролю входять такі елементи:

• організаційна структура банку;

• методи закріплення повноважень та обов’язків;

• методи контролю, що застосовуються керівництвом для проведення моніторингу і оцінювання результатів роботи, включаючи внутрішній аудит;

• принципи та практика у сфері людських ресурсів;

• система бухгалтерського обліку;

• принципи бухгалтерського обліку та процедури контролю.

Таким чином, структура контролю складається з організаційної схеми та всіх прийнятих керівництвом принципів і процедур.

Основним принципом побудови адміністративного контролю є правильний (розумний) розподіл повноважень між працівниками банку, а саме: щоб жоден працівник чи обмежена група працівників банку не змогла зосередити у своїх руках усі необхідні для здійснення повної операції повноваження (прийом, оплата, зберігання).

Внутрішній аудит — це незалежний підрозділ, який не бере участі у виконанні операцій, а періодично виконує перевірки та оцінює:

• адекватність та ефективність заходів та системи внутрішнього контролю;

• управління ризиком та портфелем;

• акуратність, своєчасність та цілісність фінансової та іншої звітності;

• дотримання принципів та внутрішніх процедур обліку;

• відповідність регулятивним вимогам.

Важливим заходом створення ефективної системи внутрішнього контролю в банку є підтримання взаємовідносин та обмін інформацією між зовнішніми та внутрішніми аудиторами банку.