12.5. Організація документообігу операцій банку з цінними паперами

При організації документообігу банк має забезпечити, щоб за кожним придбаним цінним папером велася справа про характеристику його ринку, на підставі якої була здійснена його класифікація, де обов’язково має передбачатися така інформація:

• сума та обсяг емісії цінного папера (за номінальною або ринковою вартістю);

• наявність та кількість брокерів, банків або інших установ, що забезпечують постійне або майже постійне котирування;

• оцінка фінансового стану емітента;

• рішення керівництва банку про ліквідність ринку цього цін­ного папера.

Діяльність банку з управління цінними паперами здійснюється від свого імені за винагороду на підставі відповідного договору протягом визначеного терміну щодо управління портфелем цінних паперів, які визначені цим договором та належать на правах власності іншій особі, в інтересах цієї особи або визначених цією особою третіх осіб.

На підставі договору про депозитарне обслуговування сертифікати цінних паперів разом з глобальним сертифікатом, яким оформлений загальний обсяг емісії, передаються емітентом до бан­ку, який виконує функцію депозитарного обліку. Операції щодо депо-обліку здійснюються банками за принципом та за рахунками аналогічно порядку, викладеному в Положенні про порядок бухгалтерського та депозитарного обліку розміщення, обігу, сплати процентів та погашення облігацій внутрішньої державної позики в банківських установах від 26.01.96 р. № 15 зі змінами і доповненнями.

Особливість документообігу окремих операцій банку з цінними паперами полягає в тому, що цінні папери (крім приватизаційних паперів) можуть використовуватися також для здійснення розрахунків як застава та для забезпечення платежів і кредитів.

Операції з цінними паперами, особливо при використанні їх як засобу платежу (наприклад, векселі), мають складні схеми документообігу при реалізації проектів. Тому при організації обліку за такими операціями необхідно враховувати особливості їх технологічного вирішення.

Підставою для оформлення банківського векселя є:

• угода купівлі-продажу векселя;

• документ, що підтверджує факт зарахування на кореспондентський рахунок банку суми, визначеної угодою.

Відповідальність за своєчасне складання первинних документів за операціями з цінними паперами і достовірність інформації, що міститься в них, а також їх передання для подальшого обліку несуть відповідальні особи, які склали і підписали ці документи.

Щоденний оборотно-сальдовий баланс, який є одним з основних регістрів синтетичного обліку, роздруковується, перевіряється і підписується керівником і головним бухгалтером або особами, які ним уповноважені.

Терміни та вимоги до зберігання документів за рахунками щодо виконаних облікових операцій з цінними паперами регламентуються нормативними документами Національного банку України та внутрішніми положеннями щодо групування та брошурування в папки й подальшого зберігання в поточному архіві та здачі в постійний архів.

12.6. Організація контролю операцій банку з цінними паперами

Невід’ємною рисою контролю за операціями з цінними паперами є неприпустимість порушень вимог чинного законодавства України, нормативно-правових актів Національного банку України та внутрішніх положень банку в процесі здійснення банківських операцій з цінними паперами.

Сукупність процедур, які забезпечують відображення проведених операцій з цінними паперами відповідно до їх економічної сутності, наявність у роботі операційних процедур щодо правильності оформлення операцій та продуктивність системи докумен­тообороту і правил бухгалтерського обліку — це система бухгал­терського контролю за застосуванням облікової політики банку, інструктивних документів та чинного законодавства.

Контроль за операціями з цінними паперами повинен складатися з поточного контролю, який забезпечує суцільний первинний контроль документів, що оформляються при виконанні операцій з цінними паперами, та подальшого контролю, який здій­снюється у формі періодичних тематичних перевірок окремих напрямків діяльності з цінними паперами (ОВДП, боргові цінні папери, акції, векселі тощо) та комплексних перевірок діяльності банку за операціями з цінними паперами.

Облікова (бухгалтерська) інформація повинна забезпечувати контроль наявності достатньої кількості ліквідних коштів для здійснення поточних операцій з цінними паперами, рівня достатності капіталу, платоспроможності тощо.

Особливому контролю підлягає стан реальної структури порт­феля цінних паперів щодо придбаних цінних паперів.

Усі придбані банком цінні папери контролюються як ресурси банку, що зберігаються з метою одержання економічних вигід.

Класифікація та оцінка портфеля цінних паперів забезпечують необхідну облікову інформацію для контролю і прийняття рішень щодо купівлі-продажу або зберігання тієї чи іншої групи (пакету) цінних паперів.

Організація контролю банку за операціями з цінними паперами повинна забезпечити перевірку правильності оформлення і змісту документів залежно від виду цінного папера та перевірку правильності виконаних бухгалтерських записів із зазначенням усіх необхідних підписів, проведення облікових операцій, ведення Журналу операцій, складання звітів та зберігання первинних документів.

Для забезпечення ефективного контролю за операціями банку з цінними паперами необхідно здійснити правильний підбір кадрів. Для своєчасного та кваліфікованого виконання всіх контролюючих операцій працівники повинні мати необхідну для цього класифікацію та досвід.

Бухгалтерський контроль за операціями з цінними паперами має бути ув’язаний з процесом планування, складання внутрішньої звітності та визначення ринку активних операцій банку.

Адміністративний контроль повинен проводитись у такий спосіб, щоб усі необхідні для здійснення повної операції повноваження (приймання, оплата, зберігання) не були зосереджені в руках одного працівника або обмеженої групи працівників. Для цього операційний цикл будь-якої операції має передбачати такі етапи:

• дозвіл на операцію;

• облік;

• здійснення платежів.

Внутрішній контроль має проводитись незалежним підрозділом, який не бере участі у виконанні операцій. Він оцінює:

• адекватність й ефективність заходів та системи внутрішнього контролю;

• управління ризиками та кредитним й інвестиційним портфелем;

• повноту, своєчасність і достовірність фінансової та іншої звітності;

• дотримання принципів і внутрішніх процедур обліку;

• відповідність регулятивним вимогам.

Необхідно контролювати правильність віднесення на доходи банку вартості неліквідних векселів, переданих його учасниками на правах дарування.

Контролю за операціями з цінними паперами підлягають також стан класифікації кредитного портфеля, формування і використання резервів під знецінення цінних паперів.

Контролю підлягають резерви за кожною групою цінних паперів: у портфелі банку на продаж та у портфелі банку на інвестиції. При організації контролю за станом формування резервів ураховуються особливості їх формування за кожним портфелем.

Організація контролю за станом формування та використання резервів має забезпечувати:

• дотримання чинного законодавства, нормативних актів НБУ та внутрішньобанківських положень;

• правильність проведення класифікації портфеля цінних паперів;

• своєчасність нарахування достатнього обсягу резерву від ризиків та коригування його залежно від змін, які відбуваються у портфелях цінних паперів банку;

• правильність відображення за рахунками бухгалтерського обліку сум сформованих резервів та списаної безнадійної сумнівної заборгованості за рахунок створених резервів від знецінення цінних паперів банку на продаж та на інвестиції.