Тема 5 структуризація проекту

Для того, щоб управляти проектом, його варто розбити на підсистеми і компоненти.

Структура проекту є «деревом» орієнтованих на продукт компонентів: це устаткування, роботи, послуги і інформація, одержані в результаті реалізації проекту.

Існує думка, що структура проекту – це організація зв'язків і відносин між її елементами. Будівельні проекти, як правило, мають ієрархічну змінну структуру, яка формується відповідно до умов функціонування.

Структуризація проекту – достатньо складне завдання.

Структура проекту повинна сполучати:

1. Компоненти продукції проекту;

2. Етапи життєвого циклу;

3. Елементи організаційної структури.

Крім того, процес структуризації проекту є невід'ємною частиною загального процесу планування проекту, сюди належать і функції щодо визначення його цілей, а також підготовка зведеного (генерального) плану проекту і матриці розподілу відповідальності та обов'язків.

До основних завдань структуризації проекту належать:

• розбиття проекту на блоки, що піддаються управлінню;

• розподіл відповідальності за різні елементи проекту і ув'язка робіт із структурою організації (ресурсами);

• точна оцінка необхідних витрат – грошей, часу і матеріальних ресурсів;

• створення єдиної бази для планування, складання кошторисів і контролю за витратами;

• ув'язка робіт з проекту із системою ведення бухгалтерських рахунків у компанії;

• перехід від загальних, не завжди конкретно виражених цілей до певних завдань, що виконуються підрозділами компанії;

• забезпечення комплексів робіт (підрядів).

Таким чином, головне завдання структуризації – знайти речові компоненти проекту. Це нагадує завдання розбиття книги на розділи, земельної площі – на ділянки, комп'ютерної програми – на модулі. Таке розбиття повинне враховувати всі кінцеві продукти проекту.

Крім того, в процесі структуризації повинні враховуватися етапи життєвого циклу проекту (структура процесу), такі як планування та інші, а також робота структурних підрозділів (організаційна структура).

Процес структуризації проекту можна представити як певну послідовність дій:

1. Визначення проекту. Необхідно повністю і чітко визначити характер, цілі і зміст проекту, а також всі кінцеві продукти проекту (з їх точними характеристиками). У цій ситуації дуже корисно застосовувати ієрархію цілей – повний ланцюжок кінцевих результатів і (або) засобів по їх досягненню;

2. Деталізація. Необхідно обдумати різні рівні деталізації планів і визначити кількість рівнів елементів в структурі розбиття проекту;

3. Структуризація процесу. Підготовка схеми життєвого циклу проекту;

4. Розробка організаційної структури. Організаційна схема проекту повинна охоплювати всі групи осіб або окремих осіб, які будуть залучені до роботи, включаючи зацікавлених осіб з його зовнішнього оточення;

5. Визначення структури продукту. Тобто схеми розбиття на підсистеми або компоненти, включаючи машини і устаткування, програмне і інформаційне забезпечення, послуги, а також географічний розподіл;

6. Складання плану бухгалтерських рахунків в організації – системи кодів, вживаних при структуризації проекту, повинно грунтуватися на існуючому в організації плані бухгалтерських рахунків (з можливостями його коректування);

7. Структурне розбиття проекту. Чотири перерахованих вище пункти (3-6) об'єднуються в єдину структуру проекту;

8. Затвердження генерального зведеного плану проекту, який може бути надалі деталізований в процесі пошуку критичного шляху. В ході реалізації проекту зведений план може використовуватися для доповідей вищому керівництву;

9. Побудова матриці розподілу відповідальності. В результаті аналізу взаємин між елементами структури проекту і організацією будується матриця, де елементи структури проекту стають рядками, а елементи схеми організації компанії – стовпцями (або навпаки). У чарунках матриці рівні відповідальності тих або інших дійових осіб позначають за допомогою різних умовних позначень або кодів;

10. Розробка робочого плану бухгалтерських рахунків. При необхідності варто пропрацювати систему субрахунків, що стикуються з планом рахунків;

11. Розробка робочого сітьового графіка. Реалізація перших 10 кроків дозволяє розробити деталізований графік, який включає часові і ресурсні оцінки по кожній з робіт;

12. Створення системи наряд-завдань. Випливає з попередньої структури (п. 7) і матриці (п. 9). На цьому етапі завдання повинні бути абсолютно конкретні щодо часу і ресурсів;

13. Створення системи звітності й контролю.

На основі здійснених кроків будується так звана матриця відповідальності. Вона «адресує» кожному пакету робіт конкретних виконавців.

Існує ряд структурних моделей проекту:

• дерево цілей;

• дерево рішень;

• дерево робіт;

• організаційна структура виконавців;

• матриця відповідальності;

• сітьова модель;

• структура споживаних ресурсів;

• структура витрат.

Методи структуризації проекту принципово зводяться до двох: «згори донизу» - визначаються загальні завдання, на основі яких далі здійснюється деталізація рівнів проекту; «знизу догори» - визначаються окремі завдання, а потім відбувається їхнє узагальнення.