Тема 7 Контроль виконання проекту

1. Контроль і регулювання.

2. Управління змінами.

3. Завершення проекту.

1. Контроль і регулювання.

Контроль - це процес, в ході якого керівник проекту встанов­лює, чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини порушень, обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують вико­нання завдань, перш ніж буде завдано шкоду виконанню проекту (зрив строків, перевищення у використанні ресурсів, вартості, низь­ка якість тощо). Контроль дає можливість керівникові проекту визначити, чи варто переглядати плани, кошториси, якщо деякі параметри перевищують допустимі значення.

Введення системи контролю забезпечує:

• моніторинг (систематичне і планомірне спостереження за всіма процесами реалізації проекту);

• виявлення відхилень від цілей реалізації проекту за допомогою ряду критеріїв та обмежень, що містяться у календарних планах, бюджетах, розрахункових вимогах стосовно трудових і матеріальних витрат тощо;

• прогнозування наслідків сформованої ситуації;

• обґрунтування необхідності коригування.

Розрізняють три види контролю: попе­редній, поточний та заключний.

Попередній контроль здійснюють до фактичного початку робіт з реалізації проекту. Він має фіксувати, чи дотримуються певні правила, чи використовуються необхідні процедури. Попередній контроль, як правило, стосується ресурсного забезпечення робіт (трудові, матеріальні ти фінансові ресурси).

Поточний контроль здійснюють безпосередньо в ході реалі­зації проекту. У його рамках здійснюють контроль:

• часу (досягнення проміжних цілей та обсягів робіт відповідно до певних термінів):

• бюджету (рівень витрат фінансових коштів);

• ресурсів (фактичні витрати матеріально-технічних ресурсів);

• якості.

Поточний контроль проводять з метою оперативного регулю­вання процесу реалізації проекту; базується він на порівнянні до­сягнутих результатів з установленими в проекті вартісними, часо­вими та ресурсними характеристиками.

Заключний контроль здійснюють на стадії завершення проек­ту. Його мета - інтегральна оцінка реалізації проекту в цілому. На основі результатів контролю узагальнюють отриманий досвід для використання його у подальшій розробці та реалізації проектів-аналогів, удосконалюють процедури управління.

Розрізняють такі технології оцінки виконання проекту:

• контроль у моменти закінчення робіт (метод "0-100");

• контроль у моменти 50%-ної готовності робіт (метод "50-50");

• контроль у заздалегідь визначених точках проекту (метод контролю віх);

• регулярний оперативний контроль (через однакові проміжки часу);

• експертна оцінка ступеня виконання робіт і готовності проекту.

Регулювання процесу реалізації проекту полягає в такому: контроль за фактичним виконанням робіт, виявлення та аналіз відхи­лень від планових завдань, коригування та здійснення організацій­но-технологічних, економічних і технічних рішень, що мають за­безпечувати своєчасне й ефективне виконання проекту.

Регулювання полягає в циклічному повторюванні, з прийнятою періодичністю (доба, тиждень, декада, місяць), таких процедур:

• збирання та підготовка оперативної інформації про стан комплексу та подання її проектній команді;

• оновлення моделей та підготовка даних для їхнього розрахунку (перерахунку);

• розрахунок (перерахунок) сітьових моделей та актуалізація календарних планів;

• аналіз фактичного стану комплексу робіт і підготовка рішень щодо його подальшої реалізації;

• обговорення та прийняття рішень щодо подальшої реалізації комплексу робіт;

• розробка оперативно-календарних планів (квартальних, місячних, тижнево-добових та ін.) і доведення їх до відповідальних виконавців і керівників відповідних рівнів.