3.2. Выполнение задания 2

Вставка и настройка полей формы

Для вставки поля формы необходимо курсор поместить в то место структуры формы, где это поле должно находиться в соответствии с исходным документом, а затем нажать кнопку Текстовое поле, Флажок или Поле со списком на панели инструментов Формы.

В защищённой форме в текстовые поля вводятся текст, числа, даты, отображаются текущие дата и время, вычисления по формуле. Флажки могут иметь значение Установлен или Снят для отметки варианта выбора. Поля со списком показывают перечень возможных ответов.

Для удаления поля нужно его выделить и нажать клавишу DEL.

3.2.1.Вставьте следующие поля формы, основываясь на исходном документе ДОГОВОР (рис. 32);

- текстовые поля – № договора, дата заключения договора, название заказчика, юридический адрес, цена, количество;

- флажки – предоплата, по факту отгрузки;

- поля со списком – наименование товара.

Примечание. О вставке сумм и итога см. п. 3.2.4.

3.2.2. Нажмите кнопку Затенение полей формы на панели инструментов Формы для отображения полей в виде затемнённых прямоугольников.

3.2.3.Настройка параметров текстовых полей

Для изменения параметров поля необходимо выделить это поле и нажать кнопку Параметры поля формы на панели инструментов Формы. Для каждого вида полей выводится соответствующее диалоговое окно с настраиваемыми параметрами (см. рис. 34)

Рис. 34

Основные параметры текстового поля представлены в табл.1

Таблица 1

Параметр	Описание
Тип: - обычный текст -число/дата - текущая дата/текущее время - вычисление	Ввод текста, чисел, символов, пробелов в поле при дальнейшем заполнении защищенной формы. Ввод числа/даты в поле при дальнейшем заполнении защищенной формы. Отображение текущей даты/текущего времени в поле защищенной формы. Значение поля автоматически обновляется при открытии формы. Отображение результата вычисления по формуле в поле защищенной формы. Значение поля автоматически обновляется при открытии формы.
Максимальная длина	Указание максимального числа символов, отображаемых в поле (до 32767)
Форма текста (назва-ние меняется в зависимости от типа)	Формат отображения данных в поле защищенной формы. Возможные форматы обычного текста, чисел, вычислений приведены в табл. 2
Разрешить изменения	Возможность выделения и изменения содержимого поля защищенной формы.

Таблица 2

Тип поля	Формат	Пример
Обычный текст	Прописные буквы Строчные буквы Первая прописная Первые прописные	ОБЫЧНЫЙ ТЕКСТ обычный текст Обычный текст Обычный Текст
Число/Вычисление	0 0,00 # # #0 # # #0,00 # # #0,00р. 0% 0,00%	123456 123456,78 123 456 123 456,78 123 456,78 12% 12,34%

Установите параметры для текстовых полей:

• № договора (тип поля – число, максимальная длина – 3, формат числа – целое);

• дата заключения договора (тип поля – дата, максимальная длина – 8, формат даты – dd.MM.yy);

• названия заказчика (тип поля – обычный текст, максимальная длина – 30, формат текста – прописные буквы);

• юридический адрес (тип поля – обычный текст, максимальная длина – 40, формат текста – прописные буквы);

• цена (тип поля – число, число по умолчанию – 0, максимальная длина – 10, формат числа – денежный);

• количество (тип поля – число, число по умолчанию – 0, максимальная длина – 3, формат числа – целое).

Примечание 1. Флажок Разрешить изменения должен быть установлен для всех полей.

Примечание 2. Можно скопировать выделенное поле с изменёнными параметрами и вставить его в ячейки соответствующего столбца таблицы.

3.2.4. Настройка параметров поля типа Флажок

3.2.4.1. Щелкнуть по полю типа Флажок (поле Предоплата), открывается диалоговое окно рис. 35.

Рис. 35

Основные параметры поля типа Флажок представлены в табл.3

Таблица 3

Параметр	Описание
Размер флажка: - авто - точно	Установка размера флажка равным размеру окружающего текста. Установка размера флажка пользователем (по умолчанию в пунктах). Для задания размера флажка в других единицах введите размер с указанием единицы измерения.
Состояние по умолчанию	Установка состояния флажка по умолчанию.
Разрешить изменения	Возможность выделения и изменения содержимого поля защищённой формы.

3.2.4.2.Установить параметры для полей:

• предоплата (размер флажка – точно – 15 пт., состояние по умолчанию – установлен);

• по факту отгрузки (размер флажка такой же, состояние по умолчанию – снят).

Примечание. Флажок Разрешить изменения должен быть установлен для всех полей.

3.2.5. Настройка параметров поля со списком

3.2.5.1. Выделить текстовое поле в столбце Наименование товара и нажать кнопку Параметры поля формы. Появится окно рис. 36.

Раскрывающийся список поля может содержать до двадцати пяти элементов, которые отображаются в окне Параметры поля со списком в списке Список. Для добавления в список нового элемента нужно этот элемент ввести в поле Элемент списка, а затем нажать кнопку Добавить.

Удаление выделенного элемента в списке осуществляется с помощью кнопки Удалить. Кнопки Порядок позволяют перемещать выделенный элемент относительно других элементов в списке.

Рис. 36

3.2.5.2. Укажите для поля Наименования товара следующие элементы списка: шкаф, стол, стул, табурет. Расположите элементы в списке в алфавитном порядке. Флажок Разрешить изменения должен быть установлен.

3.3. Выполнение задания 3. Добавление текста справки

3.3.1. Открыть окно текста справки для полей форм.

В защищённой форме при активизации поля справочная информация может отображаться (см. рис. 37.):

• в строке состояния;

• в диалоговом окне по нажатию клавиши F1.

Для добавления к полю справки необходимо:

• выделить это поле;

• нажать кнопку Параметры поля формы, появится окно рис. 36;

• нажать кнопку Текст справки в диалоговом окне рис. 36.

Текст сообщения вводится в поле ниже выбранного переключателя Текст справки на соответствующей вкладке диалогового окна (строка состояния или клавиша F1).

3.3.2. Указать в справке, что № договора и Количество товара не могут превышать число 999. Причём сделайте так, чтобы справочная информация для № договора выводилась в диалоговом окне, а для количества – в строке состояния.

Рис. 37

3.4. Выполнение задания 4. Форматирование полей формы

К выделенному полю можно применить стандартные средства форматирования символов и абзацев, как и к обычному тексту. Тогда данные в этом поле будут отображаться в указанном формате. Однако обновление может привести к потере такого форматирования.

3.4.1. Установите для поля № договора: начертание – полужирный курсив с подчёркиванием, размер – 16 пт.

3.5. Выполнение задания 5. Защита формы и сохранение шаблона формы

Защита формы отключает команды изменения структуры и полей формы, даёт возможность применять команды перемещения между полями. Только в защищённой форме можно вводить данные в поля.

Для установки или снятия защиты нужно воспользоваться кнопкой Защита формы на панели инструментов Формы.

Более широкие возможности по защите, такие как защита разделов, защита с использованием пароля, предоставляются командой Сервис – Установить защиту.

Снятие защиты также производится с помощью команды Сервис – Снять защиту.

3.5.1. Защитить форму, нажав кнопку Защита формы.

Сохраняется шаблон формы как файл в определённых папках с помощью команды Файл – Сохранить как с указанием типа файла – Шаблон документа. При последующих сохранениях с тем же именем в той же папке рекомендуется использовать команду Файл – Сохранить или кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Для сохранения шаблонов для группы пользователей лучше использовать сетевой диск, а не локальный с последующим копированием шаблонов с одного компьютера на другой.

Примечание. Если вводились данные в поля, то до сохранения шаблона формы рекомендуется очистить поля, применив соответствующую кнопку на панели инструментов ФОРМЫ после отключения защиты.

3.5.2. Сохраните шаблон формы в своей папке под именем Новый договор.

3.5.3. Закройте шаблон формы.

3.6. Выполнение задания 6. Заполнение и сохранение заполненной формы

Для заполнения электронной формы данными нужно создать новый документ на основе шаблона формы. В этом случае шаблон не изменяется на диске и им можно пользоваться многократно, а ввод данных осуществляется только в поля, доступные для заполнения, начиная с первого высвеченного поля открывшейся защищённой формы. Заполняется поле в соответствии с его типом, затем нажимается клавиша TAB или используется мышь для перехода к следующему полю. Если поле заполнено недопустимым образом, например, введён текст вместо числа, то Word выведет сообщение об ошибке и повторно активизирует это поле. В строке состояния или в отдельном окне при нажатии клавиши F1 может отображаться инструкция по заполнению выделенного поля, сделанная заранее разработчиком формы.

Некоторые полезные комбинации клавиш для работы с полями формы приведены в табл. 4

Таблица 4

Комбинация клавиш	Описание
SHIT+TAB	Переход к предыдущему полю формы.
TAB	Переход к следующему полю формы.
CTRL+HOME	Переход к первому полю формы.
CTRL+END	Переход к последнему полю формы.

Заполненную форму сохраняют как документ обычным образом (команда Файл – Сохранить как).

3.6.1. Создайте новую форму на основе шаблона НОВЫЙ_ДОГОВОР и заполните её произвольными данными.

3.6.2. Сохраните заполненную форму в своей папке как документ Word под именем ДОГОВОР1.

3.7. Выполнение задания 7. Печать формы

Word позволяет напечатать:

• только структуру формы, получив, таким образом, бланк формы или печатную форму;

• структуру и данные, введённые в поля, т.е. всю форму целиком;

• только введённые данные в заранее подготовленные бумажные бланки, идентичные шаблону формы.

В режиме предварительного просмотра можно увидеть будущий результат печати (команда Файл – Предварительный просмотр или кнопка Предвари-тельный просмотр на панели инструментов Стандартная).

3.7.1. Для печати структуры формы бланка создайте новый документ на основе шаблона формы и, не заполняя его, выберите команду Файл – Печать.

Примечание. Затенение полей формы не печатается.

Для печати заполненной, открытой формы используйте команду Файл – Печать.

3.7.2. Отпечатайте заполненную форму, которая хранится под именем ДОГОВОР 1.

3.7.3. Для печати данных на бумажном бланке:

1) вставьте бланк в принтер;

2) выберите команду Сервис – Параметры, вкладка Печать и установите флажок Печатать только данные для форм.

4. Отчет – распечатка форм

Литература: [2], с. 67-68.

Работа 8