Непосредственное создание писем – претензий

Непосредственное создание писем – претензий производится при слиянии. При этом слияние можно провести:

• в новый электронный документ;

• в новый печатный документ;

• в новое электронное письмо;

• в новое факсимильное сообщение.

Рассмотрим из указанных ранее вариантов только первые два, как наиболее часто используемые.

3.4. Слияние в новый электронный документ

При слиянии в новый электронный документ каждая отобранная запись из источника данных отображается на отдельной странице

Примечание. В каталоге, как результате слияния, сведения из каждой записи источника данных располагаются не на новой странице, а последовательно одна за другой.

Упражнение. Создать электронный документ, содержащий письма-претензии (на базе основного документа БЛАН ПРЕТЕНЗИЙ 1).

1. На панели инструментов нажать кнопку Слияние в новый документ ().

2. В окне Составные документы выбрать записи для слияния:

• Все – вывод документов для всех ранее отобранных записей.

• Текущая запись вывод документов, отображенных в соответствующем окне..

• С и по – вывод документов по заданному диапазону порядковых номеров

3. Запустить слияние. Формируется документ (имя по умолчанию –ПИСЬМА 1), каждая страница которого соответствует претензии по конкретной отгрузке.

Создать электронный документ, содержащий письма-претензии (на базе основного документа БЛАН ПРЕТЕНЗИЙ 2).

3.5. Слияние в новый печатный документ

При слиянии в новый печатный документ каждая отобранная запись из источника данных печатается на отдельной странице

Примечание. В каталоге, как результате слияния, сведения из каждой записи источника данных располагаются не на новой странице, а последовательно одна за другой.

Создать печатный документ, содержащий письма-претензии.

1. На панели инструментов нажать кнопку Слияние при печати ().

2. В окне Составные документы выбрать записи для слияния:

3. Запустить слияние. В окне Печать указать установки печати.

3.6. Работа с мастером слияния

Эту же задачу – создание – рассылки писем можно выполнить и с помощью Мастера слияния. Вызов Мастера осуществляется с помощью команды Сервис – Письма и почта – Мастер слияния. Далее пользователю необходимо на появившейся панели Слияние поэтапно выбрать соответствующие варианты ответов и произвести требуемые действия.

Следует отметить, что при использовании Мастера слияния разрешается создать источник данных, сохраненный в дальнейшем как база данных Microsoft Access (список адресов Microsoft Office).

Упражнение.

1. Откройте новый документ.

2. Выберите команду Сервис – Письма и почта – Мастер слияния.

3. На первом этапе на панели Слияние укажите тип основного документа (письмо, электронное сообщение, конверт, наклейка, каталог) – выберите переключатель Письма.

4. Для перехода к следующему этапу используйте ссылку Далее внизу панели Слияние.

5. На втором этапе укажите, на базе чего создается основной документ (текущий документ, другой существующий документ, шаблон):

   1. Выберите переключатель Существующий документ.

Примечание. Переключатель Шаблон предполагает указание одного из общих шаблонов.

1. Выберите в списке шаблон БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ 1.DOT и примените кнопку Открыть (или вариант Другие файлы и примените кнопку Открыть, а затем выберите шаблон БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ 1.DOT).

1. На третьем этапе укажите источник данных (существующий или создаваемый список, список контактов Outlook) и записи (получатели), используемые при слиянии:

   1. Выберите переключатель Использование списка.

   2. Используйте ссылку Выбор другого списка и выберите файл ДАННЫЕ О ДОГОВОРАХ. Вверху группы Существующий список на панели слияние отображается текущий источник данных.

   3. Используйте ссылку Изменить список и выберите записи для слияния – клиентов, не оплативших отгрузку.

2. На четвертом этапе можно ввести или изменить существующий текст основного документа (письма), а также добавить элементы адреса получателя, строку приветствия, электронную почтовую марку при наличии соответствующего программного обеспечения, поля слияния из источника данных или поля Мастера слияния – в данном примере этот этап не используется.

3. На пятом этапе осуществляется предварительный просмотр писем (последовательный просмотр выполняется с помощью кнопок движения по списку ( )на панели Слияние, поиск определенного письма – с помощью ссылки Найти получателя):

   1. Просмотрите письма.

   2. Найдите письмо по ТТН № 4.

На этом же этапе позволяется указать другие записи для слияния (ссылка Изменить список) и исключить просматриваемое письмо из использования при слиянии (кнопка Исключить получателя):

1. Исключите из слияния письмо по ТТН № 5 – для текущего письма по ТТН № 5 примените кнопку Исключить получателя.

2. Для возврата примените ссылку Изменить список, затем в окне ПОЛУЧАТЕЛИ СЛИЯНИЯ перед записью по ТТН № 5 установите флажок, снятый ранее при использовании кнопки Исключить получателя, нажмите на кнопку ОК.

1. На последнем шестом этапе указывается процесс слияния при печати или в новый электронный документ. Причем в обоих случаях можно использовать либо все указанные записи из источника данных, либо только текущую запись, либо диапазон записей. При печати дополнительно заполняется стандартное окно Печать.

В данном примере создайте письма по всем отобранным записям в новом документе:

1. Используйте ссылку Изменить часть писем.

2. В окне Составные новые документы выберите переключатель Все.

После этого откроется новый документ с именем ПИСЬМА 1…N, где на каждой странице будет одно письмо. Количество страниц в этом документе соответствует количеству отобранных записей из источника данных.