3. Порядок выполнения работы

Задание. Создать новую базу данных НАЛОГ.

Для этого:

• загрузить Access (Пуск – Программы – Microsoft Access);

• в диалоговом окне Создание базы данных (рис.1) выбрать переключатель Новая база данных – ОК;

• в окне Файл новой базы данных выбрать диск D, папку своей группы и свою именную папку;

• в поле Имя файла ввести НАЛОГ, затем нажать кнопку Создать.

Появится окно пустой базы данных рис. 2.

4. Отчет по работе - Распечатка окна новой бд.

Литература: [3], c. 200-202.

Работа 2. Создание таблицы базы данных

1. Цель работы - научиться создавать структуру таблицы и заполнять ее записями.

2. Основные теоретические положения

Создание таблиц БД возможно несколькими способами:

• создание структуры таблиц в режиме конструктора;

• создание таблицы путем ввода данных;

• создание таблицы с помощью мастера таблиц.

Рассмотрим создание таблицы в режиме конструктора.

При создании структуры таблиц в верхней части окна задаются имена полей, тип данных, отмечаются ключевые поля. В нижней части окна в области под названием Свойства поля по вкладке Общие задаются свойства активного поля.

В столбце Имя поля указываются имена полей таблицы, а в столбце Тип данных – тип полей (выбирается из раскрывающегося списка).

Ограничимся следующими типами данных: текстовые, числовые, денежные, дата /время.

Текстовый или символьный тип данных применяют для тех полей, которые не участвуют в расчетах.

Числовой тип задают числовым данным (например, количество).

Денежный тип задают денежным данным (например, сумма, цена).

Тип дата/время – используется для формирования дат.

Рассмотрим некоторые свойства поля:

Размер поля устанавливается для каждого типа данных по определенным правилам.

Для текстового поля размер задается от 1 до 255 байт (или символов). По умолчанию он устанавливается автоматически равным 50 байт. Для числового поля размер выбирается из предлагаемого списка:

• Число десятичных знаков – это число цифр после запятой. Устанавливается выбором из раскрывающегося списка.

• Подпись выносится в заголовки полей объектов. По умолчанию в подпись выносится имя поля.

• Условие на значение определяет требования к вводимым данным. Например, >0. Это условие не позволит ввести число <=0.

• Обязательное поле. Если указывается Да, то пустые значения данного поля не допускаются. Ключевое поле всегда обязательное!

• Индексированное поле. Индексы позволяют ускорить поиск записей в больших таблицах. По номеру записи осуществляется прямой доступ к искомой записи в таблице. Для свойства Индексированное поле при наличии простого ключа устанавливается значение Да (Совпадения не допускаются). Пример – КОД ПРЕД или КОД НАЛ в таблицах ПРЕДПРИЯТИЯ и НАЛОГИ. Для составных ключей из списка выбираются Да (Допускаются совпадения). Пример - таблицы ПЛАН, ПЛАТЕЖИ и СПЕЦ-Я ПЛАТЕЖЕЙ.

• Формат поля. Формат задает правила представления данных при выводе на экран или печать (типы Текстовый, Числовой, Дата/время, Денежный и т.д.).

Перед сохранением таблицы нужно определить первичный ключ. Для определения ключевого поля надо сделать поле активным и нажать на панели инструментов кнопку Ключевое поле. Слева от имени ключевого поля появится символ Ключ.

Если ключ составной, следует выделить необходимые поля при нажатой клавише Ctrl, нажать кнопку Ключевое поле. Для сохранения таблицы закрыть её, а затем ввести имя.

Имена объектов Microsoft Access должны содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (), восклицательного знака (!), надстрочного символа () и прямых скобок ( ). Имя не должно начинаться с пробела. Между словами рекомендуется использовать тире или подчёркивание.