3.7. Бухгалтерская проводка

Каждая хозяйственная операция вызывает изменения одновременно двух объектов. Изменение одного объекта на определенную величину приводит к изменению другого объекта на эту же величину. Это объясняется диалектической взаимосвязью явлений как в природе, так и в экономике: если где-то убывает, то где-то прибывает.

Объекты хозяйственных средств и их источников учитываются на бухгалтерских счетах. Так как сами объекты взаимосвязаны, то возникает взаимосвязь и между бухгалтерскими счетами, на которых учитываются эти объекты. Взаимосвязь между счетами, обусловленная хозяйственной операцией, называется корреспонденцией счетов, а сами счета – корреспондирующими. Если подобная связь между счетами отсутствует, то счета не корреспондируют.

Указание счетов, которые взаимодействуют в хозяйственной операции, называется бухгалтерской проводкой, или бухгалтерской записью. Чтобы правильно составить бухгалтерскую проводку, необходимо четко представлять экономическую сущность хозяйственной операции и определить корреспондирующие счета.

Например, на предприятие поступили материалы от поставщика. Экономическая сущность данной хозяйственной операции состоит в следующем: на предприятии произошло увеличение материалов, но одновременно возникла задолженность перед поставщиком по оплате этих средств. В данной хозяйственной операции задействованы два счета – «Материалы» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Рассмотрим еще одну хозяйственную операцию. С расчетного счета организации в кассу поступили наличные денежные средства. В результате данной хозяйственной операции на расчетном счете денег стало меньше, но в кассе их стало больше. Следовательно, для отражения данной хозяйственной операции нужно использовать два счета – «Касса» и «Расчетный счет».

Таким образом определяются счета, на которых следует отразить каждую хозяйственную операцию.

Запись на счетах производится по правилу двойственного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учет (правило двойной записи). Двойная запись – это способ фиксирования хозяйственной операции, с помощью которого два экономических явления отражаются на двух счетах в одинаковой сумме, причем обязательно на дебете одного и кредите другого счета.

Вернемся к примеру. С расчетного счета предприятия в кассу поступили наличные денежные средства. Эта хозяйственная операции вызывает два экономических явления. При этом следует иметь ввиду, что с каждым учитываемым объектом может происходить или увеличение, или уменьшение. Следует определить, какие изменения происходят с учитываемыми объектами в данной хозяйственной операции. Если с расчетного счета деньги получены и переданы в кассу, то на расчетном счете их стало меньше, а в кассе больше.

Таким образом, в соответствии с правилом двойной записи, нами определены два явления, вызванные хозяйственной операцией, и счета, на которых нужно отразить эту операцию.

Сумма проставляется только напротив одного из корреспондирующих счетов, так как по правилу двойной записи она проходит по счету «Касса» и по счету «Расчетный счет».

Таким образом, для составления правильной бухгалтерской проводки необходимо последовательно пройти ряд следующих этапов:

1-й этап – оцениваются два экономических явления, вызванных хозяйственной операцией;

2-й этап – определяется экономическая сущность явлений – увеличение или уменьшение учитываемых объектов;

3-й этап – выбираются бухгалтерские счета, на которых учитываются данные объекты, т.е. корреспондирующие счета;

4-й этап – определяется характеристика каждого корреспондирующего счета – активный или пассивный;

5-й этап – в соответствии с правилами записей на активных и пассивных счетах составляется бухгалтерская проводка.

В бухгалтерском учете используются не только проводки такого типа, как рассмотрено выше, т.е. проводки, в которых корреспондируют два счета. В определенных хозяйственных операциях может быть задействовано более двух счетов, т.е. хозяйственная операция вызывает более двух экономических явлений.

Существуют два основных типа бухгалтерских проводок:

1) простая проводка, в которой корреспондируют два счета;

2) сложная проводка, в которой корреспондируют более двух счетов (или не менее трех счетов).

Сложная проводка составляется в строгом соответствии с основным принципом и правилом двойной записи, т.е. запись производится на дебете и кредите счетов при соблюдении равенства сумм, отраженных по дебету и кредиту. В сложных бухгалтерских проводках могут корреспондировать один счет по дебету, а остальные – по кредиту или наоборот, несколько счетов по дебету и один – по кредиту.

Двойная запись не всегда осуществляется записыванием суммы два раза. При использовании специальных бухгалтерских регистров, имеющих шахматное строение, при однократной записи происходит двойственное отражение хозяйственной операции. При этом принцип двойной записи соблюдается, запись хозяйственной операции становится более наглядной, уменьшается возможность внесения ошибочных записей.

В бухгалтерском учете, наряду с двойной записью, используются и одинарные. Эти записи применяются при учете имущества, которое не принадлежит организации. Такое преимущество учитывается на забалансовых счетах, которые были рассмотрены выше.

В бухгалтерском учете различают хронологическую и систематическую записи на счетах.

Хронологическая запись хозяйственных операций осуществляется в той календарной последовательности, в которой поступают документы. Каждой операции присваивается очередной порядковый номер в журнале их регистрации. Такая запись является надежным контролем за систематическим и сплошным отражением хозяйственных фактов.

Систематическая запись хозяйственных операций – это разноска по счетам, т.е. запись по дебету и кредиту счетов в системе бухгалтерского учета.

При использовании ряда регистров бухгалтерского учета могут осуществляться одновременно и систематическая, и хронологическая записи. Это позволяет сэкономить время и одновременно усилить контрольную функцию учета.

Совершаемые хозяйственные операции оформляются текущими проводками. Однако в бухгалтерском учете кроме хозяйственных операций есть и специальная информация. Она записывается техническими проводками. К техническим проводкам относятся такие, которые должны быть сделаны в соответствии с методикой и техникой ведения бухгалтерского учета, например ряд счетов при закрытии не должен иметь конечных остатков, в результате чего информация с одного счета переносится на другой.

Техническими также являются корректировочные проводки, составляемые с целью исправления ошибочных записей (неправильно указана сумма проводки, неверно определены корреспондирующие счета). Эти проводки бывают двух видов: дополнительные и сторнировочные.

Дополнительную бухгалтерскую запись (проводку) делают в случаях, когда на счетах ошибочно отражена сумма меньшая, чем надо.

Сторнировочную бухгалтерскую запись (проводку) используют тогда, когда необходимо полностью или частично аннулировать ранее произведенную ошибочную проводку: если записанная сумма больше, чем нужная, если суммы записаны на счетах в результате неправильной корреспонденции.

Сторнировочная проводка основана на применении отрицательных чисел. Данный способ не предполагает использования знака минус, так как он может быть поставлен преднамеренно, или случайная черта перед суммой может быть воспринята как знак минус.

Поэтому корректировочную запись выделяют следующими двумя способами: сумму записывают чернилами красного цвета, сумму записывают чернилами обычного цвета, но обводят в прямоугольник. Таким образом, выделенная сумма считается числом со знаком минус и при подсчете итогов вычитается, что дает возможность сохранить экономический смысл проводки, так как она всегда делается в той же корреспонденции, что и корректируемая запись. Сторнировочная запись (проводка) выполняется в двух вариантах: путем вычитания из ранее неверно записанной суммы корректирующей суммы или аннулированием ранее неверно записанной суммы полностью.

Сторнировочную корректирующую запись применяют в случаях, когда была сделана запись по неверно составленной корреспонденции счетов. Таким образом полностью аннулируется ранее сделанная запись. После этого записывают сумму в правильной корреспонденции на соответствующих счетах. Этот вариант сторнировочной записи применяют и в случае, когда неверная запись по сумме больше правильной.