6.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Автоматизированная форма бухгалтерского учета предполагает использование для обработки учетной информации компьютерных технологий на всех участках учета (рис. 7).

Рис. 7. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Технология обработки информации характеризуется законченным циклом движения информации от момента ее возникновения (первичный учет) до формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности и анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Используемые в настоящее время информационные системы бухгалтерского учета весьма разнообразны по охвату реализуемых функций, принципам построения, составу сервисных услуг, техническому и методологическому сопровождению, отраслевой ориентации. В отличие от журнально-ордерной и мемориально-ордерной форм, нормативное регулирование автоматизированной формы бухгалтерского учета практически отсутствует, поэтому многочисленные программные решения не похожи друг на друга как по представлению данных, так и по выходным формам.

При организации автоматизированной формы бухгалтерского учета целесообразно обратить внимание на следующие аспекты:

– ввод, хранение и первичная обработка исходных учетных данных (журнал учета хозяйственных операций и порядок автоматизированной обработки первичных документов);

– получение и представление результатной информации;

– обеспечение выполнения учетных процедур;

– способы настройки компьютерных программ на особенности учета конкретного экономического субъекта.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета реализуется по нескольким уровням.

На первом уровне происходят сбор, регистрация и ввод первичной информации структурных подразделений. Здесь же предусмотрен инструментарий для подготовки различных справок и документов. В течение отчетного периода в базу данных заносится информация по каждой услуге, организации, с которой осуществляются взаиморасчеты, плательщику и другая информация.

Данные, сформированные на первом уровне, подвергаются обработке на втором уровне. Помимо этого используется информация справочного и нормативного характера.

На третьем уровне формируются учетные регистры, в которых аккумулируются хронологические и систематические записи, текущие хозяйственные операции. По запросу пользователь в любой момент может оперативно получать информацию с требуемой степенью детализации об имуществе, состоянии расчетов и т.п., различные экономические и бухгалтерские показатели, справочные данные, а также проследить динамику их изменения.

На завершающем четвертом уровне происходит формирование отчетных форм, в результате чего пользователи получают бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также возможность сформировать различные аналитические данные.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет свести к минимуму дублирование технологических операций по вводу информации. В любой момент заинтересованный пользователь может получить сведения о наличии имущества, состоянии расчетов и величине источников. Таким образом, автоматизированная форма бухгалтерского учета предоставляет пользователю удобный инструмент контроля и управления деятельностью экономического субъекта.