5.2. Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета

В соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета должны обеспечивать лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета не должно допускаться несанкционированных исправлений.

Применяются три способа исправления записей в регистрах бухгалтерского учета: корректурный способ, дополнительная и сторнировочная записи. Использование того или иного способа зависит от времени выявления ошибки и ее характера.

Корректурный способ применяется, когда неверная запись (ошибка) обнаружена в течение учетного периода (до составления отчетности) и только в одном регистре, т.е. не затронута корреспонденция счетов.

Ошибки в учетных регистрах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и суммы, и над зачеркнутым (или рядом с ним) надписываются верный текст и суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправления делаются на каждом экземпляре в отдельности.

Другие способы исправления – дополнительная и сторнировочная записи применяются, если ошибка обнаружена после составления отчетности (баланса) или затрагивает два регистра, т.е. произошла неверная повторная запись суммы или корреспонденция счетов.

Тот или иной способ применяется в случаях, если:

– в регистрах отражена сумма меньшая, чем правильная, то используют способ дополнительной записи;

– в регистрах отражена сумма большая, чем правильная, то используют способ сторнировочной записи.

Внесение исправлений методом дополнительной записи (дополнительных проводок) осуществляется в два этапа:

1) определяется сумма, на которую необходимо сделать корректировочную запись;

2) производится запись этой суммы в регистры бухгалтерского учета.

Недостающая сумма вписывается в регистры в той же корреспонденции счетов, что и исправляемая сумма. Недостающая сумма определяется как разница между правильной суммой и суммой ранее записанной (ошибочной). Таким образом, получается вторая, или дополнительная, проводка, так как новая сумма дополняет записанную ранее.

Сторнировочная запись применяется в нескольких случаях:

1) когда неверно записанная сумма больше, чем правильная;

2) когда неверно указана корреспонденция счетов;

3) когда первоначальная запись в корреспонденции счетов и по сумме была оформлена правильно, но цель данной записи, а, следовательно, и хозяйственной операции не была достигнута.

В первом случае сторнировочная запись осуществляется в два этапа:

а) аннулируется предыдущая неверная запись;

б) производится правильная запись в учетные регистры.

Аннулирование предыдущей неправильной записи производится следующим образом: данная запись повторяется в той же сумме, в той же корреспонденции счетов и в тех же регистрах, но красным цветом (или обводится в прямоугольник).

Затем в регистры бухгалтерского учета заносится правильная сумма в той же корреспонденции.

Рассмотрим второй случай применения сторнировочной записи – ошибка допущена не только в записи суммы, но была неверно определена и корреспонденция счетов.

В этом случае порядок выполнения сторнировочной записи такой:

а) неправильная запись аннулируется полностью – повторяются и сумма, и корреспонденция счетов красным цветом;

б) производится запись правильной суммы в правильной корреспонденции обычным способом.

Третий случай применения сторнировочной записи – первоначальная запись была полностью верной на момент ее внесения, но затем сумма оказалась больше, чем фактическая. Такая ситуация встречается достаточно часто, например, когда материалы, отпущенные в производство, были израсходованы не полностью. Для приведения в соответствие предыдущей записи по отпуску материалов с их фактическим расходом необходимо сделать корректировку методом «красное сторно». Для этого также аннулируется предыдущая сумма и затем записывается новая, правильная.

Преимущества методов дополнительной и сторнировочной записей заключаются в том, что исправления могут быть внесены как до составления отчетности (до окончания учетного периода), так и после ее составления (после отчетного периода).