Раздел V. Учетные регистры, их виды и классификация,

Группировочные записи производятся в специальных бухгалтерских документах, которые называются учетными регистрами. Регистры бухгалтерского учета – это носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или сводных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, для отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Учетные регистры представляют собой специальные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе организации, источниках его образования и т.п.

С помощью регистров бухгалтерского учета осуществляют:

– накопление и группировку информации по экономическим объектам учета;

– контроль за сохранностью первичных и сводных учетных документов;

– оперативный анализ движения имущества и обязательств организации.

Особенность накопления информации в бухгалтерских регистрах заключается в том, что записи производятся последовательно, и еще до выведения общего итога хозяйственных операций за отчетный период в них можно определять промежуточные итоги, что технически гораздо менее трудоемко, чем выведение итогов из нескольких сводных, а тем более первичных учетных документов. Однородность группировки накапливаемой экономической информации обеспечивается строением регистров, которые специально для этого предназначены.

Контрольная функция проявляется в следующем: обработанные первичные или сводные документы, подготовленные для группировки, сначала регистрируются в учетных регистрах, после этого ни один документ не может быть незаметно изъят. Контролируются нумерация документов и даты их оформления, не может быть отражен в регистре документ более ранней даты, чем последняя запись, под одним номером не могут значиться два документа и т.д.

Возможен оперативный анализ информации, так как после ее группировки видны направления движения имущества и обязательств, а также структура этого движения.

5.1. Классификация бухгалтерских регистров

При формировании учетной политики организация самостоятельно решает, какие учетные регистры целесообразно использовать. Их выбор зависит от объема бухгалтерской работы, размера предприятия, видов хозяйственных операций, а также от уровня механизации бухгалтерского учета.

Классификация бухгалтерских регистров проводится по следующим признакам:

1) назначению;

2) содержанию записей;

3) форме;

4) способу графления;

5) способу заполнения, т.е. используемым техническим средствам (рис. 4).

Рис. 4. Классификация регистров бухгалтерского учета

1. По назначению бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими являются учетные регистры, в которых факты хозяйственной деятельности записываются по мере их возникновения и последовательного совершения, т.е. в хронологическом порядке. К ним относятся: журнал регистрации хозяйственных операций, различные журналы регистрации первичных документов, книги продаж и покупок, реестры и др. В хронологических регистрах не производится группировка документов по счетам. В них регистрируются документы по мере их выписки или поступления.

К систематическим относятся регистры, предназначенные для отражения записей в системе объектов бухгалтерского учета – счетов, ордера, ведомости и др. Они используются для записей и получения итогов по отдельным счетам бухгалтерского учета. Систематическим учетным регистром синтетического учета является Главная книга.

Комбинированными называются регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. В них хозяйственные операции регистрируются по времени и одновременно систематизируются по счетам. К таким регистрам относится, например, журнал-главная книга и др.

2. По содержанию записей бухгалтерские регистры делятся на синтетические, аналитические и универсальные.

Синтетическими называются регистры, предназначенные для обобщения записей по синтетическим бухгалтерским счетам, например журналы-ордера, мемориальные ордера и др. В этих регистрах показатели хозяйственных процессов формируются в денежном (стоимостном) выражении. Применение конкретных синтетических регистров зависит от формы учета, принятой на предприятии.

Аналитические регистры предназначены для ведения учета по субсчетам и шифрам аналитического учета (изделиям, номенклатурным номерам материалов, поставщикам, покупателям и т.п.). Они детализируют записи синтетических регистров. При этом данные аналитических и синтетических регистров должны быть тождественны. Это разнообразные карточки, ведомости и книги.

Универсальными являются регистры, которые позволяют совмещать в одном документе данные аналитического и синтетического учета (журнал-ордер № 6-АПК).

3. По форме бухгалтерские регистры делятся на книги, карточки, свободные листы (ведомости).

Книги (или журналы) – это сброшюрованные листы бумаги, имеющие определенное графление. Они применяются в основном при ручной технике ведения учета. В книге все страницы должны быть пронумерованы. При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых объектов для удобства пользования составляется оглавление. На обложке книги проставляются: название регистра, год использования, название предприятия и другие необходимые данные.

К оформлению бухгалтерских книг и журналов предъявляются определенные требования, выполнение которых гарантирует достоверность учета хозяйственных операций. Все страницы регистра должны быть сброшюрованы и пронумерованы от начала до конца; на обороте последней страницы указывается количество страниц цифрами и прописью и удостоверяется подписью главного бухгалтера; записи должны производиться четко, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Карточки – это плотные листы бумаги небольшого формата, разграфленные специальным образом. Карточки удобны для ведения аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам материалов и готовой продукции и др.). При открытии карточек их регистрируют в специальном реестре, что обеспечивает контроль за их сохранностью.

Наибольшее распространение получили три вида карточек: контокоррентные, материальные и многоколончатые. Каждый вид карточек имеет конкретное назначение.

Контокоррентные карточки (от итальянского «conto» – счет, «corrente» – текущий) используются для аналитического учета расчетов. Это могут быть расчеты с разными дебиторами и кредиторами, банками, с работниками предприятия и др.

Контокоррентные карточки имеют две колонки: дебет и кредит. По счетам расчетов они отражают состояние разного рода задолженностей – задолженностей данного предприятия другим предприятиям и лицам, т.е. кредиторской задолженности и задолженностей данному предприятию других предприятий и лиц, т.е. дебиторской задолженности. В этих карточках четко разграничиваются виды задолженностей, они открываются на каждое конкретное юридическое и физическое лицо. Контокоррентные карточки хранятся в специальных ящиках, называемых картотекой, и располагаются по алфавиту.

Материальные карточки (количественного учета) предназначены для учета материальных ценностей и готовой продукции на складах. Они заполняются материально ответственными лицами на основании первичных документов по движению материала определенного наименования. В карточках имеются графы прихода, расхода и остатка, ведется только количественный учет, на каждое наименование материала открывается отдельная карточка. После каждой записи о поступлении или выдаче материалов исчисляется новый остаток. Это важно для оперативного контроля за движением материалов.

Карточки – разрозненные учетные регистры. Поэтому для обеспечения сохранности их регистрируют в специальном реестре, который ведется в бухгалтерии. Сами карточки находятся в местах их использования (на складах).

Если на складе хранится много разнообразных материалов, то и количество карточек будет большим. Для удобства пользования их размещают в картотеке. Порядок расположения карточек зависит от специфики учитываемых материалов: обычно карточки однородных видов (сортов) материалов располагают рядом, но при этом в картотеке ставятся разграничители, показывающие номенклатурные номера. При таком расположении значительно облегчается поиск карточки конкретного материала.

Многоколончатые карточки используются для учета затрат по производству продукции, выполнению работ, оказанию услуг. Учет в этих карточках ведется по статьям затрат. Многоколончатые карточки содержат несколько колонок (граф). Количество граф соответствует количеству используемых статей затрат. Положительным в использовании этих карточек является то, что в них постепенно собираются данные по каждой статье затрат, что удобно для составления калькуляции.

Ведомости (свободные листы) – это отдельные несброшюрованные листы определенного графления. Они используются для регистрации и накопления однородной учетной информации, например расчетно-платежная ведомость содержит только информацию, связанную с оплатой труда работников. Ведомости являются сводными учетными регистрами, которые накапливают много однородной информации.

Ведомости, по существу, являются карточками, но несколько большего формата и из менее плотной бумаги. Их хранят в папках-накопителях и по окончании заполнения сшивают (брошюруют) в книги или журналы.

В разных отраслях используют разнообразные ведомости, отражающие специфические хозяйственные операции. На сельскохозяйственных предприятиях широко применяются, например, ведомость учета движения зерна и другой продукции (форма СП-11), ведомость учета движения молока (форма СП-23) и т.п.

Машинограммы – это ведомости, полученные после машинной обработки информации. Они могут повторять внешний вид типовых ведомостей, отражающих аналогичные хозяйственные операции, а могут и отличаться. Это важно учитывать, если на одном предприятии используется и ручная, и машинная обработка информации, например, на головном предприятии и в филиале.

4. По способу графления бумажные регистры делятся на однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные и др.

В однопозиционных (односторонних) регистрах графы для отражения хозяйственных операций, например по приходу и расходу, располагаются на одной стороне. Односторонними регистрами являются различные карточки по учету материальных ценностей.

Двухпозиционными (двусторонними) называются регистры, в которых графы для отражения хозяйственных операций расположены на разных сторонах развернутого листа, обычно дебетовая часть находится на левой стороне листа, а кредитовая – на правой. Данные учетные регистры используются для учета материальных ценностей.

Многопозиционными (многографными) называются регистры, в которых одна сторона (обычно дебетовая) содержит несколько колонок, данные записываются в подробном виде. В многографных карточках учитываются затраты по статьям.

Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк, таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту. Такое строение имеют многие журналы-ордера.

В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т.е. в одну линию. Например, учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости, где на расчеты с одним подотчетным лицом отводится одна строка. В графах указываются все расчеты – выдано, списано, возвращено, остаток и т.п.

5. По способу заполнения (используемым техническим средствам для заполнения) бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок (или их аналогов) и с использованием печатающих устройств ЭВМ (заполнение производится автоматически).