4.2 Организация рабочего места в аппарате управления.

Под организацией управленческого труда понимают порядок, правила служебного поведения, направленные на выполнение перспективных и текущих задач руководителями, специалистами и другими работникам управления в соответствии с должностными инструкциями. Организация труда в аппарате управления основывается на разработке комплекса регламентов, которые определяют:

- место и роль каждого структурного подразделения аппарата управления и каждого работника в системе управления;

- порядок взаимосвязей между ними;

- формы влияния на деятельность объекта управления;

- способы контактов с внешней средой.

Требования к организации рабочих мест можно сгруппировать следующим образом:

1. Информационные – охватывают комплекс мероприятий по информационному обеспечению рабочего места: определение объемов и структуры информации рабочего места, которая обрабатывается на нем, создается и передается на другие рабочие места; проектирование информационных потоков, в систему которых включается рабочее место и др.; информация должна быть достаточной для выполнения служебных обязательств работников.

2. Экономические – предполагают организацию рабочего места в аппарате управления, с минимальными затратами на его содержание, но достаточными для нормального функционирования. Эффект от деятельности работника на рабочем месте должен превышать затраты на содержание этого рабочего места.

3. Эргономические – связаны с созданием оптимальных условий труда человека, которые делают его высокопроизводительным и надежным и обеспечивают человеку необходимые удобства и сохраняют его силы, здоровье и трудоспособность. Иными словами – все, что окружает человека на рабочем месте – мебель, помещение, оборудование, машины и др. – должны отвечать требованием эргономики (наука о функциональных возможностях человека в трудовых процессах).

4. Гигиенические - предусматривают обеспечение норм: освещение рабочих мест; воздухообмена; температурного режима; шума и других факторов рабочей среды, которые влияют на здоровье и трудоспособность человека.

5. Эстетические – относятся к внешнему оформлению рабочей среды: внешний вид помещений и средств труда, их цветовая гамма, наличие цветов в интерьере и т.д.

6. Технические – предусматривают соблюдение норм необходимого пространства для выполнения определенной работы. Это площадь, на которой устанавливают необходимую мебель и оборудование, место самого работника, а также площадь проходов к столу, оборудованию. Для определения общей площади рабочего места в каждом конкретном случае целесообразно использовать суммарный метод расчета, при котором учитывается площадь трех составных частей рабочего места:

Побщ = Прп+По+Ппр, где

Прп – площадь, необходимая для работы и передвижения работников;

По – площадь, которую занимает оборудования;

Ппр – площадь для проходов.

При таком методе подсчета можно учесть и площадь для посетителей.

4.3 Организация труда менеджера.

Для более эффективной работы необходимо:

1. Каждое утро в начале работы необходимо составить точный график дня и установите приоритеты рассматриваемых вопросов.

2. Ежедневно обдумывать новые мероприятия по экономии своего времени и времени сотрудников.

3. Малозначительные и второстепенные вопросы накапливать и посвящать им 3-4 часа в месяц.

4. Раз в месяц необходимо устраивать глубокую и всестороннюю проверку выполнения одной из важных задач, для выявления степени ответственности подчиненных.

5. Поручать как можно больше дел подчиненным.

6. Избавляться от ненужной информации, не умножать количества корреспонденции.

7. Не распыляться: концентрировать внимание и усилия на фундаментальных для данного момента проблемах.

8. Не тратить время на сетования и терзания по поводу неудач.

9. Анализировать свои привычки и наклонности, поступать так, чтобы они не входили в противоречие с интересами дела.

10. После решения трудных и важных задач, необходимо наградить себя свободным временем для того, чтобы отвлечься.

11. Носить при себе чистые карточки или записную книжку для записей интересных мыслей, идей, наблюдений.

12. Не работайте в выходные дни.

Рациональное выполнение всего комплекса работ по управлению делами фирмы предусматривает соблюдение следующих правил:

1. Отделение стратегических функций управления от оперативных.

2. Придание особой важности комплексному прогнозированию рынка, окружающей среды и развития фирмы, а также анализу и оценкам состояния бизнеса.

3. Унификация и стандартизация документации и рабочих процедур с внутренней и внешней информацией.

4. Периодическая переоценка принципов и методов работы на предмет их соответствия реальным условиям.

5. Руководство со здравым смыслом. Опора на трех «китов», являющихся фундаментом успеха любого дела: инициативу, единение персонала фирмы, наличие программ действий.

По оценке Американской ассоциации методов управления, менеджеры должны обладать следующими качествами:

- высочайшим профессионализмом;

- сочетанием в себе администратора и лидера;

- умением учитывать интересы всех сторон, участвующих в бизнесе;

- широким интеллектуальным кругозором;

- высокой нравственностью;

- инициативностью, настойчивостью, коммуникабельностью;

- умение быть стратегом, изучать и анализировать свое окружение и дело;

- способностью аккумулировать информацию – выбирать из нее самое важное для данного момента и перспективы;

- использовать возможности наличной информационной сети;

- добывать информацию;

- анализировать плохие новости с большим вниманием, чем хорошие;

- превращать факты в информацию, а ее - в знание;

- определять ценность информации, ее важность, многоаспектность;

- обладать интуицией;

- уметь убеждать подчиненных в нужности дела;

- ценить таланты сотрудников и избавляться от балласта конкретным путем;

- уметь слушать других и слышать даже то, что не сказано вслух;

- стремиться к широкому спектру мнений;

- быть честным, гибким, уступчивым в мыслях и действиях не преступая грани, за которой наступает нарушение этики;

- объективным, беспристрастным; обладать высокоразвитым чувством справедливости;

- взять на вооружение такие качества как аккуратность, точность, деловитость, скромность, простота, чуткость, твердость, решительность.

Помните, что о вас будут судить не по вашим познаниям, а по ваши действиям. Поэтому:

1. Вырабатывайте в себе способность размышлять.

2. Стремитесь мыслить логично.

3. Сохраняйте чувство долга.

4. Учитесь управлять людьми.

5. Черпайте знания у практиков.

6. Вежливо и благожелательно относитесь к рабочим и работникам.

7. Никогда не делайте незаслуженных упреков сотрудникам, подчиненным, коллегам.

8. Не бойтесь признавать свои ошибки, но анализируйте их.

9. В оценке людей и предметов всегда соблюдайте должную и сдержанность, избегайте крайностей в суждениях и оценках.

10. Критикуйте только ради дела. Другой род критики – проявление недоброжелательности и легкомыслия.

11. Защищайте свои взгляды активно.

12. Проявляйте инициативу: страх перед ответственностью есть признак слабости.

13. Следите за своей речью, поведением.

14. Не загружайте свое внимание и окружающих мелочами.

15. Помогайте способным сотрудникам, но неспособных - устраняйте.

Независимо от организации, в которой работают менеджеры, они должны владеть тремя главными типами навыков:

1. Технические навыки. Человек, способный выполнять конкретную работу, владеет техническими навыками. На практике бывает, что менеджеры, не владеющие соответствующими техническими навыками, контролируют работу таких квалифицированных сотрудников, как программисты, инженеры, бухгалтеры. Независимо, от того, владеют ли они техническими навыками для выполнения данной работы, все менеджеры должны владеть техническими управленческими способностями, или административными навыками, такими как: составление расписания работы, чтение бухгалтерских отчетов, компьютерных распечаток и т.п. Масштабы же административных способностей достаточно широки. Например, если человек работает на швейной машинке, то это мало поможет ему в ресторанном бизнесе. Но если он был руководителем швейной фабрики, то вполне сможет использовать свои административные навыки и на другом производстве.

2. Коммуникативные навыки – необходимы для того, чтобы правильно понимать других людей и эффективно взаимодействовать с ними. Одним из коммуникативных навыков, которым должны обладать все менеджеры, является навык общения, т.е. навык обмена информацией. Успех в общении – это улица с двусторонним движением. Квалифицированный менеджер всегда чувствительно воспринимает реакцию людей на его слова, и прислушивается, что они говорят в ответ. Также, он знает, как выбрать наиболее подходящие информационные средства или каналы коммуникаций. Форма коммуникации (письменная, устная) влияют на характер сообщения, которое должно быть передано.

3. Аналитические навыки. Менеджеры должны владеть способностью мыслить – видеть организацию в целом и понимать взаимодействие между ее элементами. Аналитические навыки менеджеры используют в процессе обработки и анализа информации, установления взаимосвязей, выявления трудностей и благоприятных возможностей, формулирования выводов, принятия решений и составления планов.