2.Внутрішня організація служби контролінгу.
Питанням дослідження організаційної структури і найбільш раціональної їх побудови взагалі і службі контролінгу зокрема присвячені роботи небагатьох вчених-економістів.Інтерес до цієї проблеми обумовлений протиріччями в сприйнятті значимості служби контролінгу для цілей управління.
Серед багатьох функціонуючих зарубіжних організаційних структур звертають на себе увагу підприємства Німеччини, де прослідковуються деякі особливості організаційної побудови служби контролінгу.Там існують дві форми підлеглості: лінійна і штабна організація управління.
Лінійна організація передбачає розділення контролінгу на два рівні управління, але при цьому проходить об’єднання з фінансовою сферою.Недолік цієї форми в тому, що фінансова сфера буде домінувати.Щоб уникнути подібного явища часто включають контролінг в сферу керівництва.Критичний аналіз даної організаційної структури контролінгової служби показує її недостатню обгрунтованість та неприйнятність для вітчизняних підприємтв, тому що відслідковується залежність служби контролінгу від інших економічних служб, що протирічить вимогам, яким повинен відповідати контролінг по відношенню до його нейтралітету.Враховуючи цю негативну особливість лінійної організації управління, на багатьох підприємствах Німеччини контролінг функціонує з точки зору штабної функції.При цьому він прямо підлеглий правлінню (мал.9.6.).
Мал.9.6.Фрагмент організаційної структури служби контролінгу в Німеччині.
Результатом логічних роздумів вчених і практиків являється те, що питання внутрішньої організації контролінгу переходять в ранг дискусійних.Після включення в структуру підприємства служби контролінгу постає питання про ефективність роботи цієї служби, що, в свою чергу, проявляється в необхідності визначення основних вимог, які ставляться до цієї служби.
Виконання вимог, викладених нижче, дозволяє охарактеризувати роботу служби контролінгу ефективною.До них відносяться:
створення системи збору оперативної інформації;
формування аналітичних звітів по затратах для керівників;
збільшення ступеня деталізації інформації про витрати;
рекомендації по ціноутворенню;
аналіз та вдосконалення документообігу;
допомога в постановці задачі по автоматизації обробки інформації про фінансово-господарську діяльність тощо.
В структурі контролінгу, яка складається із 3-4 працівників (контролерів), в кожного є свої посадові обов’язки і той самий час повинен дотримуватись командний принцип роботи, коли яке-небудь масштабне аналітичне завдання працівники служби контролінгу виконують всі разом, допомагають один одному.Досвід впровадження контролінгу на багатьох великих українських підприємствах показує, що раціональним являється слідуючий склад служби контролінгу:
начальник служби контролінгу;
контролер-куратор цехів;
контролер-спеціаліст по управлінському обліку;
контролер спеціаліст по інформаційних системах.
Начальник служби контролінгу – найбільш кваліфікований спеціаліст з достатнім досвідом роботи на підприємстві, який „зсередини” знає, як організовані бухгалтерія і плановий відділ на підприємстві.Начальник служби контролінгу повинен знати бухгалтерський облік і розбиратись в технологічних питаннях роботи свого підприємства.Для даної посади, можливо, підійде замісник головного бухгалтера чи начальника планового відділу, а також хто-небудь із економістів підприємства.Начальник служби контролінгу несе відповідальність за вихідні документи, аналітичні розрахунки та прогнози перед своїм безпосереднім начальником – заступником директора по економіці (фінансовим директором), а також перед генеральним директором.Таке положення ставить підвищені вимоги до кваліфікації та інтелектуальних можливостей начальника служби контролінгу.
Контролер – куратор цехів – кваліфікований спеціаліст, знайомий з організацією роботи і проблемами всіх цехів підприємства, який розуміє суть роботи і технологічні аспекти роботи кожного цеху.Якщо підприємство велике і цехів багато (наприклад, більше 10), то на цю посаду вимагається двоє людей, які розділяють між собою цехи по групах (наприклад, один візьме цехи основного виробництва, а інший – допоміжного).
Обов’язки контролера-куратора цехів:
розробка форм збору аналітичної інформації по цехах підприємства;
збір аналітичної (планової і фактичної) інформації від цехів(центрів відповідальності);
обробка та аналіз одержаних даних, розробка нормативних затрат по цехах і підтримка їх актуальності;
розрахунок аналітичних показників роботи цехів і підприємства в цілому;
прогноз виручки, витрат і прибутку з допомогою методики контролінгу;
аналіз відхилень фактичних даних від планових, виявлення причин відхилень і встановлення винних в цьому;
складання аналітичих звітів для заступника генерального директора по економіці (фінансового директора);
експериза управлінських рішень, пов’язана з витратами піднаглядних цехів.
На цю посаду рекомендується запрошувати економістів (можливо, молодих), економістів планово-економічного відділу, служби збуту.Важливу роль на цій посаді грають активність і бажання працювати .
Контролер-спеціаліст по управлінському обліку – це спеціаліст, здатний до аналітичного мислення, володіючий теорією та інструментами контролінгу, а також високим рівнем ерудиції.Якщо обсяги роботи оброблюваної інформації в службі контролінгу великі, то створюється посада контролера-спеціаліста по управлінському обліку, в обов’язки якого входить робота з бухгалтерією по одержанню аналітичних даних із облікових регістрів.Основною вимогою, яка ставиться до такого спеціаліста, являється теоретичне і практичне знання бухгалтерського обліку на підприємстві, знання особливостей та недоліків обліку на даному конкретному підприємстві.
Обов’язки контролера-спеціаліста по управлінському обліку:
розробка процедур передачі даних із бухгалтерії в службу контролінгу;
контроль за збором та аналізом фактичної облікової інформації в службі контролінгу;
розробка пропозицій по оптимізації облікового процесу в бухгалтерії з позиції служби контролінгу;
економічна експертиза управлінських рішень.
Можливо, щоб не роздувати штати служби контролінгу, завдання спеціаліста контролінгу по управлінському обліку може виконувати начальник відділу контролінгу.Але при критично великому обсягу роботи поєднання цих обов’язків не дасть можливості ефективно поєднувати такі обов’язки.
Контролер-спецаліст по інформаційних системах – це кваліфікований спеціаліст із відділу автоматизації, детально знаючий документообіг на підприємстві і здатний поставити задачу автоматизації контролінгової роботи.
Необхідно розуміти, що повноцінне функціонування служби контролінгу тісно пов’язане з автоматизацією інформаційних потоків на підприємстві, а значить, з автоматизацією фінансово-господарської діяльності підприємства і використанням сучасних інформаційних технологій.Збір аналітичної інформації повинен бути максимально автоматизованим, щоб уникнути викривлень, помилок і зловживань.Так як алгоритми збору інформації і форми звітності в службі контролінгу свої, специфічні, то доцільно мати в штаті спеціаліста, який буде відповідати за автоматизацію контролінгової роботи, за те, щоб в процесі автоматизації, яку веде відділ автоматизації , враховувались потреби служби контролінгу.Існуючий на підприємстві відділ автоматизації, як правило, займається автоматизацією процесів всього підприємства і в першу чергу запитами окремих фінансово-економічних служб (частіше всього бухгалтерії), а інтегрована задача по створенню автоматизованого середовища на підприємстві не вирішується.
Контролер-спеціаліст по інформаційних системах повинен вирішувати свою задачу автоматизації в масштабі підприємства і координувати вирішення своєї задачі з задачами автоматизації інших служб.
Обов’язки контролера-спеціаліста по інформаційних системах:
оцінка доцільності автоматизації контролінгової роботи на окремих етапах;
оцінка варіантів і пропозицій відділу автоматизації по автоматизації контролінгової роботи;
розрахунки та обгрунтування витрат на автоматизацію контролінгової роботи;
розробка форм для автоматизованого збору інформації;
оптимізація документообороту на підприємстві;
координація роботи відділу автоматизації в області автоматизації контролінгової роботи;
оцінка якості функціонування існуючих систем автоматизації фінансово-господарської діяльності підприємства і розробка пропозицій по покращенню роботи цих систем.
Для забезпечення ефективного обміну інформацією всередині підприємства контролеру необхідно вирішити слідуючі проблеми:
що повинно повідомлятись (зміст інформації);
як повинно повідомлятись (усно, в письмовій формі, метод обробки та передачі інформації, інформаційні канали);
хто повинен повідомляти, хто створює інформацію, хто її збирає, обробляє, зберігає, відправляє, знищує);
коли повинно повідомлятись (по графіку, в установлені строки, по запиту);
навіщо повідомляється та чи інша інформація (головне питання по відношенню до цілей інформаційного обміну).
Контролер як консультант керівництва підприємства.
На сучасному етапі практично неможливо успішно вирішувати проблеми управління підприємством з орієнтацією на майбутнє, якщо опиратись тільки на дані фінансового (бухгалтерського) обліку.Основна задача керівництва підприємства заключається в створенні потенціалу успіху на ринку в майбутньому, що досягається використанням системи стратегічного планування.Для правильності такої стратегії необхідно розробити систему „раннього виявлення” майбутніх тенденцій як ззовні підприємства, так і у внутрішньому середовищі, в самому підприємстві.
Зовнішні „індикатори” повинні інформувати про економічні, соціальні, політичні і технологічні тенденції.
Внутрішні „індикатори” представляють на практиці окремі показники діяльності, які повинні інформувати керівництво про поточний стан і прогнозувати кризові ситуації як в окремих сферах діяльності так і на підприємстві в цілому.
В задачу контролера входить методична та консультаційна допомога по створенню системи „раннього виявлення” тенденцій і факторів, які здатні принести як вигоду, так і втрати.Методи, якими при цьому користуються працівники служби контролінгу знайшли широке використання в стратегічному менеджменті: аналіз конкуренції, аналіз ринків, аналіз ЕКЦТ, аналіз слабких та сильних сторін підприємства, аналіз перспектив диверсифікації продукції підприємства з врахуванням динаміки ємкості та долі ринку.
Функції контролерів:
Контролер не займається питаннями прийняття рішень у сфері планування, так як він не несе відповідальності за реалізацію планів.Але за службою контролінгу закріплюється ініціативна, координуюча і організуюча функція.В процесі фомування стратегічних планів контролер виступає в більшій мірі як організатор, який повинен вміти:
настроювати учасників стратегічного планування на творчий підхід;
узагальнювати виказувані думки;
формулювати гіпотези і моделі поведінки, вироблені учасниками нарад;
використовувати на практиці методи і прийоми розробки та прийняття колективних рішень.
При оперативному плануванні від контролера вимагається вміння координувати та організовувати дії осіб, відповідальних за розробку і реалізацію оперативних планів.Мова йде про керівників середньої ланки управління.
На фазі оперативного планування контролер вирішує три види задач: