Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ГОСы-1.doc
Скачиваний:
141
Добавлен:
22.02.2015
Размер:
1.28 Mб
Скачать

36.Организация кадрового документооборота: понятие, номенклатура дел, стадии

(создание или получение, регистрация, проверка, исполнение, контроль исполнения, передача в архив).

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий.

Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов. Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота.

График документооборота - это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

) утверждение документа уполномоченными лицами;

) ознакомление с документом ответственных исполнителей;

) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

) контроль за исполнением документа;

) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

) сдача и оформление документов в архив на хранение.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]