37.Документы по личному составу: классификация, приказ, выписка из приказа, заявление, трудовой договор, трудовая книжка, личное дело, личная карточка.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

В общем случае к документам по личному составу относятся:трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);личные карточки формы Т-2;личные дела;лицевые счета по заработной плате;документы по аттестации сотрудников;документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

Формы документов:приказ (распоряжение) о приеме на работу ;личная карточка приказ (распоряжение) о переводе приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора

Все документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением).

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Личное дело ведут в одном экземпляре.

Трудовой договор - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. Основные условия договора включают соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы.Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. В нее вносятся все записи о приеме, переводе на другую работу, увольнении, награждении и Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу/

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины, установление должностных окладов, командировки, смена фамилии и т.п. оформляются приказами по личному составу.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документаПриказ оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «Принять», «Перевести», «Уволить» и т.д. В тексте необходимо указать Ф.И.О. работника, на какую должность, с какого числа, с каким окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.

Выписка из приказа по личному составу - это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа: наименование министерства или ведомства; наименование организации; ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; дата и номер подлинного документа; место составления; заголовок; констатирующая часть текста; распорядительная часть (необходимый пункт); подпись; заверительная надпись.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления: Пишется от руки в произвольной форме. На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.

Документ «заявление» бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.