Лекции Паномаренко М.М. / БУХГАЛТЕРСКИЙ учет

61

ТЕМА 6. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. ТЕХНИКА И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение.

2.Реквизиты бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению бухгалтерских документов.

3.Учетные регистры, их роль и значение в бухгалтерском учете. Виды учетных регистров.

4.Способы исправления ошибок в учетных записях.

5.Формы бухгалтерского учета, применяемые в Российской Федерации и их характеристика.

6.Инвентаризация и порядок ее проведения.

1. Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, подлежащих отражению в бухгалтерском учете организации.

Документ в этом случае является экономическим и правовым основанием для любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.

Кроме того документ это деловая бумага и письменное свидетельство о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и основание для бухгалтерских записей. Любая информация для отражения в бухгалтерском учете должна быть оформлена документом.

Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции, называются первичными. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день). Для этих целей составляются сводные документы.

Первичные и сводные документы составляют вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов, при необходимости, на бумажных носителях.

62

Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.

2. Реквизиты бухгалтерских документов.

Требования, предъявляемые к заполнению бухгалтерских документов

Правила оформления документов для целей бухгалтерского учета регламентируются законодательством Российской Федерации.

В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями государственного комитета по статистике. Это положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.

Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

-наименование документа;

-дату составления документа;

-наименование организации, от имени которой составлен документ;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

-наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;

-личные подписи указанных лиц.

Таким образом, обязательные реквизиты – это сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. Например, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.

Если для оформления необходимой хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать не-

63

обходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При необходимости организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.

Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целей.

Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.

Таблица 6.1

Классификация документов

Классификационный		Наименование	Примеры документов
признак		групп документов
1		2	3
По назначению	1.	Распорядительные	Банковский чек
			Наряд на выполнение работ
	2.	Исполнительные	Приходный ордер склада
			Приемный акт
	3.	Бухгалтерского	Расчет суммы амортизации
	оформления		Расчет суммы прибыли
	4.	Комбинированные	Авансовый отчет
			Отчет кассира
По объему	1.	Первичные	Приходный кассовый ордер
содержащейся	2.	Сводные	Отчет кассира
информации
По количеству	1.	Разовые	Накладная на отпуск
однородных операций			материала
	2.	Накопительные	Лимитно-заборная карта
По количеству	1.	Однопозиционные	Расходный кассовый ордер
заполненных позиций	2.	Многопозиционные	Расчетно-платежная
			ведомость
По месту составления	1.	Внутренние	Акт инвентаризации
			материальных ценностей
	2.	Внешние	Счет поставщика
По степени	1.	Подлинники	Денежный чек
подлинности	2.	Копии	Выписка из расчетного сче-
информации			та в банке

		64
			Окончание табл. 6.1
Классификационный		Наименование	Примеры документов
признак		групп документов
1		2	3
По форме документа	1.	Типовые	Любые бланки,
			утвержденные
			Госкомстатом РФ
	2.	Нетиповые	Разработанные
			и утвержденные
			организацией
По степени	1.	Заполненные	Денежный чек
автоматизации	вручную
	2.	Заполненные	Платежное поручение
	с использованием
	средств автоматизации
По содержанию	1.	Учет денежных	Приходный и расходный
информации	средств		кассовый ордер
	2.	Учет материалов	Приходный ордер склада
			Лимитно-заборная карта
	3.	Учет заработной	Наряд на выполнение работ
	платы		Расчетно-платежная
			ведомость
По срокам хранения	1.	Текущего хранения	Документы по учету
			денежных средств,
			материалов
	2.	Длительного	Лицевые счета работников
	хранения		Устав организации

Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так, распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.

Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во все структурные подразделения организации необходимо разработать документооборот.

Документооборотом называется движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользова-

65

телями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.

С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых необходимо указать:

-исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;

-срок оформления документа;

-сроки обработки документа в каждом структурном подразделении;

-направления передачи документа;

-количество экземпляров составляемого документа;

-правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;

-исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его дви-

жения;

-меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;

-место и сроки хранения.

3.Учетные регистры, их роль и значение в бухгалтерском учете.

Виды учетных регистров

Информация, содержащаяся в первичных и сводных документах, для дальнейшего использования в организации в различных направлениях подлежит обобщению и накоплению в учетных регистрах. Регистры – это таблицы различного построения, являющиеся носителями систематизированной информации, сгруппированной по определенным признакам хозяйственных операций.

Назначение регистров определено статьей 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в соответствии с которой «регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности».

Учетные регистры имеют особенности и различаются по следующим признакам:

I. По внешнему виду – книги, журналы, карточки, ведомости.

В книгах и журналах регистрируются сведения об определенных хозяйственных операциях, например, книга учета выданных доверенностей, журнал учета поступивших грузов. Такие регистры имеют графы для отражения порядкового номера операции, даты ее совершения, номера до-

66

кумента, при необходимости вводится графа для отражения количества и суммы (при поступлении грузов), фамилия и подпись лица, ответственного за хозяйственную операцию.

Ведомости имеют, как правило, более сложное строение, например, ведомость учета поступления материалов за месяц содержит графы для отражения всех видов поступивших за месяц материалов, в том числе в количественном и денежном измерении, кроме этого могут вводиться графы для отражения единиц измерения каждого вида материалов и их цен.

Карточки содержат более детальную информацию и обобщают сведения об одном наименовании материала или одного наименования основных средств.

II. По характеру совершения учетных записей – хронологические, систематические и комбинированные.

Вхронологических регистрах записи производятся в календарной последовательности. Например, журнал учета поступающих грузов является регистром хронологического учета.

Всистематических регистрах записи систематизируются по определенным признакам данного объекта учета. Например, в ведомости учета поступающих в организацию материалов хронологические записи систематизируются по наименованиям поступающих материалов. Например, 1- го числа поступил материал № 1, 2-го числа – материал № 1, 3-го числа – материал № 2 и т.д. В ведомости за отчетный месяц материалы будут учтены в хронологической последовательности и систематизированы по видам материалов.

Вкомбинированных регистрах сочетаются записи хронологического

исистематического учета по всем направлениям деятельности организации. Примером комбинированного регистра является «Журнал-Главная». В этом регистре записи совершаются в хронологическом порядке и одновременно систематизируются по всем используемым в организации счетам бухгалтерского учета.

III. По степени аналитичности учитываемой информации различают аналитические, синтетические и комбинированные регистры. Такое подразделение регистров обусловлено делением счетов на синтетические и аналитические.

Врегистре аналитического учета обобщается информация одного аналитического счета, в регистре синтетического учета обобщается информация аналитических счетов, открытых в развитие конкретного синтетического счета. В аналитических регистрах бухгалтерского учета информация о хозяйственных операциях отражается более подробно.

Нередко в одном регистре сочетаются различные признаки. Примерами комбинированных регистров, являются регистры, используемые в различных формах бухгалтерского учета.

67

4. Способы исправления ошибок в учетных записях

При отражении в документах учетных записей могут возникать ошибки. При этом существуют определенные правила их исправления. Ответственность за правильность совершения учетных записей несут специалисты, подписавшие документы. При возникновении ошибок они должны принимать решение о внесении соответствующих исправлений в документы, либо принимать другие управленческие решения, если исправление ошибки, обнаруженной в документах не возможно.

Запрещается вносить исправления в банковские документы: платежные поручения, требования, денежные чеки и др. Если обнаружены ошибки в таких документах, то они аннулируются в соответствии с установленными правилами и составляются новые документы.

Если внесение исправлений возможно, то оно производится одним из трех способов: корректурным, способом дополнительных записей, способом отрицательных чисел или, другими словами, методом «красного сторно».

Корректурный способ применяется, когда ошибка обнаружена сразу после ее совершения, а исправление не требует внесения изменений в записях на счетах бухгалтерского учета либо обнаружена при подсчете определенных итогов. В этом случае неправильная информация зачеркивается, а сверху или рядом записывается правильная, которая подтверждается словами «Исправленному верить» и подписью лица, внесшего исправления.

Если ошибка затронула записи, произведенные на счетах бухгалтерского учета либо по объективным причинам ранее совершенные записи необходимо откорректировать, применяется способ дополнительных записей либо способ «красного сторно».

Способ дополнительных записей используется, когда запись по корреспондирующим счетам произведена правильно, но в сумме меньшей, чем следовало отразить. В этом случае разницу отражают дополнительной записью на тех же корреспондирующих счетах. Для оформления дополнительной записи составляют документ бухгалтерского оформления – Справку бухгалтерии.

Способ «красное сторно» применяется, когда ошибка обнаружена после подведения определенных итогов, которые в силу различных обстоятельств (неправильные подсчеты, неправильно определенная адресность информации) вызвали необоснованное увеличение показателей. Для приведения в достоверное состояние таких показателей составляется Справка бухгалтерии, в которой указывается причина изменения показателя и сумма, на которую надо уменьшить неправильный показатель.

68

В этом случае корректировка на счетах бухгалтерского учета осуществляется путем отражения на них суммы ошибочной записи красным цветом, что в бухгалтерском учете означает вычитание.

Например, в течение отчетного периода подотчетным лицом были приобретены канцелярские товары для административно-управленческих целей на сумму 1000 рублей. Эта хозяйственная операция ошибочно была отражена по Д сч.41 «Товары» и по К сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – номер операции по журналу регистрации 25.

По окончании отчетного периода при проверке информации об использовании подотчетных сумм ошибка была обнаружена.

Для приведения показателей в достоверное состояние составляется справка бухгалтера в которой указывается:

1.Хозяйственная операция по оприходованию канцелярских товаров отражена по Д сч.41 и К сч.60 ошибочно. Следует внести исправления способом «красного сторно».

Д41 К60 – 1000 руб.

(красным цветом со знаком «-» или в круглых скобках)

2.Канцелярские товары, приобретенные подотчетным лицом следует отразить способом дополнительных записей.

Д10 «Материалы», субсчет «Прочие материалы» К сч.71 1000 руб.

В результате внесенных исправлений информация, отраженная на счетах бухгалтерского учета за отчетный период приведена в достоверное состояние.

Отражение на счетах бухгалтерского учета ошибочной информации и исправительных записей

Д сч. 41 «Товары» К

Сн –

25) 1000

1. -1000

Об. – Об. –

Ск –

Д сч. 10 «Материалы» К

Сн –

2. 1000

об. 1000

Ск 1000

Дсч. 60 «Расчеты

споставщиками» К

Сн –

25) 1000

1. -1000

Об. – Об. –

Ск –

Дсч. 71 «Расчеты

сподотчетными лицами» К

Сн 1000

2.1000

об. –	об. 1000
Ск –	Ск –

69

5.Формы бухгалтерского учета, применяемые

вРоссийской Федерации, и их характеристика

Внастоящее время в России применяются две системы ведения бухгалтерского учета: на основе двойной записи и без ее осуществления, что

всоответствии с законодательством разрешено субъектам малого предпринимательства.

Структура, сочетание и взаимосвязь регистров полностью отражающих учетный процесс организации за отчетный период характеризует форму бухгалтерского учета.

При ручной обработке и обобщении информации в организациях, ведущих учет на основе двойной записи, применяются следующие формы учета:

1. Форма учета «Журнал-Главная»;

2. Мемориально-ордерная форма;

3. Журнально-ордерная форма.

Форма учета «Журнал-Главная»

Данная форма учета применяется в организациях с небольшим количеством хозяйственных операций и небольшим их разнообразием. Применение данной формы учета позволяет в одном регистре осуществлять хронологические и записи систематические.

Таблица 6.2

Форма регистра «Журнал-Главная»

№

Содержание

Корреспонди-

Сч.

Сч.02

…

Сч.99

Дата

Сумма

рующие счета

01

п/п

операции

Д

К

Д

К

Д

К

Д

К

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Сальдо по счетам на начало месяца

Операции

Суммы

всех

Корреспонди-

Разноска

информации

отчетного

хозяйственных

рующие

счета,

по

синтетическим

сче-

периода на

операций

на

исходя

из

со-

там от 01 до 99

основании

основании

держания

хо-

первичных

первичных

зяйственных

документов

документов

операций

Итого сумма

Х

Х

Итого

сумма

хозяйст-

всех операций

венных операций по де-

бету и кредиту каждого

счета

Сальдо по счетам на конец месяца

70

В результате заполнения данного регистра за отчетный месяц имеются сведения об остатках на всех синтетических счетах на начало и конец отчетного периода и об оборотах по всем счетам за отчетный период. Эта информация может быть использована для составления бухгалтерского баланса – основной формы отчетности.

Достоинства формы учета «Журнал-Главная»

1.Наглядность записей в синтетическом учете;

2.Ведение одного комбинированного регистра, то есть бухгалтерский баланс можно составить сразу на основании книги «Журнал-Главная»;

3.Простота освоения и применения.

Недостатки формы учета «Журнал-Главная»

1.Может применяться организациями, использующими небольшое количество счетов бухгалтерского учета;

2.Для составления других форм отчетности необходима выборка из различных регистров.

Мемориально-ордерная форма

Мемориально-ордерная форма учета была разработана в первой четверти XX века и применялась до 1960-х годов. В настоящее время данная форма применяется редко ввиду того, что при ее использовании многие регистры заполняются вручную и автоматизация процесса ведения записей затруднена. Основой мемориально-ордерной формы учета являются мемориальные ордера, которыми оформляются первичные или сводные документы. Пример мемориального ордера приведен в таблице 6.3.

			Таблица 6.3
Мемориальный ордер №___ за месяц___________ 20___г.
Основание	Корреспондирующие счета
для составления				Сумма
мемориального ордера	Дебет	Кредит		(руб.)
(ссылка на документ)
Накопительная ведо-	10 «Материалы»	60 «Расчеты с по-		500 000
мость поступления мате-		ставщиками и
риалов от поставщиков		подрядчиками»

Приложения на ___ листах. Подпись исполнителя_____________________

К мемориальному ордеру прилагаются все первичные документы, суммы которых указаны в нем.

До оформления мемориальных ордеров по кассовым операциям составляются приходные и расходные кассовые ордера и кассовая книга.