Кейс 15. Система «дискавери электроникс»

Предпринимательская деятельность. Функционирование бизнеса

Конкретизация системы функционирования бизнеса. Учебная ситуация «Дискавери Электроникс» предоставляет ряд возможностей изучения функционирования бизнеса: во-первых, дает почувствовать все сложности, связанные с описанием системы, а также с разработкой и внедрением такой системы, во-вторых, позволяет почувствовать себя сотрудником, работающим у станка или за письменным столом в рамках какой-либо организации, и менеджером или директором, находящимся за ее пределами. Это подводит нас к решению проблемы совершенствования работающей организации от лица этой организации в целом, при том, что меры, и используемые инструменты должны быть приняты теми людьми, которые уже работают в этой организации.

Описание системы фактически представляет собой анализ и разложение на составные части существующей рабочей схемы, с тем чтобы в принципе было возможно собрать ее снова, пользуясь данным описанием. Далее описывается процесс обратного конструирования в отношении «Дискавери Электроникс» по шести основным подсистемам, каждая из которых будет строиться на описании предыдущей.

Даже в этой несложной ситуации будет понятно, насколько трудно описать систему деловых операций, выделяя при этом искусство обратного конструирования, которое служит полноценным практическим приемом в ведении бизнеса.

Создание продукта. В «Дискавери Электроникс» существует только один продукт. Этот продукт имеет точные размеры и форму. Он состоит из пяти деталей, собранных строго определенным методом. На рис. 2 показаны набор деталей (по номерам от 1 до 5) и положение деталей в конечном продукте.

Продукты или услуги обычно могут быть определены при помощи составляющих их элементов, причем неважно, является конечный продукт физическим продуктом или услугой.

Детали

1 2 3 4 5

Сборка по точным спецификациям

Сборка в

рабочих зонах

1 2 3 4

Рис. 2. Создание продукта

Организация создания продукта. Организация производства продукта определяется посредством рабочих площадей или процессов, в результате которых это производство происходит. Площадь процесса может быть производственной площадью, где отдельные детали собираются в конечный продукт, либо местом, куда поступают материалы или отправляются конечные продукты. Эти площади, где осуществляются процессы, могут иногда соответствовать офисам или производственным площадям, однако часто их невозможно точно определить в рамках взаимоотношения между местами (географическими), процессами и работниками.

Для работы системы «Дискавери Электроникс» необходимо создать ряд процессов, которые позволили бы получать завершенные продукты в конце производственной системы. Для этого нам необходимы:

– получение сырья;

– помещения для хранения деталей, получаемых от поставщиков;

– производственные площади для изготовления продукта;

– помещения для хранения готовой продукции перед дальнейшей отправкой;

– офисы для согласования графиков с клиентами;

– клиенты или их представители, которые размещают заказы и получают готовую продукцию.

Для «Дискавери Электроникс» мы определим восемь производственных площадей, через которые должны пройти комплектующие или конечный продукт по всей производственной цепочке.

Эти площади представляют собой:

– пункт поставщика деталей;

– пункт получения и дальнейшего распределения деталей;

– четыре производственных зоны для индивидуальной сборки;

– пункт хранения готовой продукции, регулирующий соотношение между количеством произведенной и заказанной продукции;

– представительство заказчика, где проверяется качество продукции и производится ее оплата.

Указанные процессы можно определить и другим образом, но мы начнем с этой конфигурации, используя схему, аналогичную приведенной на рис. 3. Любое работающее деловое предприятие можно проанализировать с точки зрения «плана на уровне пола» так, чтобы можно было увидеть, чем занимается каждый из работников и для чего предназначены различные элементы всей производственной цепочки.

Система заказов, реакция на заказы и движение. Реальное движение элементов по всей схеме вызывается как внутренними, так и внешними заказами. Заказы клиентов должны выполняться поставщиками готовой продукции.

Наличие готовой продукции должно создаваться в результате завершения работы и складирования ее в «зоне продукции, готовой к отправке». Изготовление продукции организовано в четырех отдельных рабочих зонах, в каждой из которых к частично собранному изделию добавляется одна дополнительная деталь. Рабочие зоны должны заказывать детали в пункте получения деталей, а последний их получает от поставщиков (рис. 3).

5х

5х

5х

5х

5х

Отвергнутые заказы

Рис. 3. Движение материалов

В каждой рабочей зоне производится своя часть сборки, затем изделие переправляется в следующую рабочую зону (см. рис. 3). Только группа готовой продукции имеет право отклонять заказы. Поставщики должны как можно лучше снабжать предприятие деталями, что в равной степени относится и к внутренним складам, снабжающим рабочие зоны.

Для систематической работы схемы заказов и их выполнения нужно более точное определение количества перемещаемых деталей:

1) для клиента количество изделий по одному заказу – пять штук;

2) при доставке деталей к сборочным столам – пять штук;

3) для заказов деталей от поставщиков – десять единиц;

4) для движения частично собранных изделий от одного сборочного стола к другому – пять единиц;

Все физические перемещения должны совершаться на специальных поддонах – предполагается, что изделие является хрупким.

Следующий вопрос организации – определение необходимых сроков.

1) в случае заказа в каждом из них должно быть указано необходимое время и количество изделий, которые также заносятся на доску заказов;

2) для заказа деталей рабочая зона должна самостоятельно сделать заказ на соответствующем бланке, который затем доставляется в зону материалов, этот запрос будет выполнен, как только человек, ответственный за перемещение материалов найдет время для их доставки;

3) в случае заказа деталей запрос направляется непосредственно поставщику, в течение тридцати секунд он готов поставить необходимое количество деталей;

4) в случае движения изделий в различной стадии готовности они перемещаются по мере их готовности.

Организация работы. Вся работа в рамках этой системы совершается десятиминутными сменами. Каждый приходит на работу на десять минут и работает свою смену. Выполняемая задача включает в себя непосредственно сборку, перемещение деталей из одной точки в другую и проверку качества произведенной работы, а также возврат документов в хранилище деталей и своевременное выполнение заказов клиентов.

Вначале работа предоставляется людям на основе некоторых ограничений:

– сборщики работают только в одной из сборочных зон;

– рабочие, перемещающие материалы, перемещают все материалы и документы;

– люди, занимающиеся готовой продукцией, решают, как выполнять заказы клиентов;

– поставщики выполняют заказы соответствующим образом;

– представитель клиента проверяет качество изделий и возвращает некачественную продукцию.

«Карточки пользователя» дают подробное описание функциональных обязанностей по каждой должности. Это описание обязанностей четко соответствует схеме и потребностям системы заказов, однако это описание может быть сделано совсем по-другому. Вследствие того, что должности могут совпадать с функциональными обязанностями, существует тесное изначальное взаимоотношение между должностями, занимаемыми людьми, и задачами, которые они выполняют. Количество рабочих, выделяемых для выполнения различных работ, будет зависеть от общего числа людей, имеющихся в наличии.

Ценовая политика, затраты и финансовая отчетность. Задача состоит в том, чтобы получать прибыль в конце каждой смены. Продажная стоимость определяется общим количеством поставок качественных изделий в соответствии с заказами, а также ценой на них. Существуют штрафы за задержки поставок, кроме того, заказы могут быть не приняты, что влечет за собой лишь незначительные штрафы.

Все затраты являются фиксированными в течение какого-то периода и определяются количеством используемого оборудования (столов), числом работников и т.д. В издержки включаются и затраты на закупку материалов, существует также издержка, закладываемая в расчете на возможные ошибки при подсчете результатов в конце смены.

Суммарное определение доходов и оценка затрат производятся автоматически посредством записывающего устройства. Все действия и движения материалов фиксируются путем простого нажатия кнопки на минитерминале. Таким образом, каждое действие заносится в компьютер, и на основании данных о затратах и ценах можно производить несложный учет затрат и доходов.

Коммуникации и отражение существующего положения. При помощи электронных систем коммуникации положение дел на предприятии может быть показано на большом экране.

Заказы и степень их выполнения также фиксируются при помощи минитерминалов. Запрос, как правило, представляет собой заказ, ответом на него может быть завершение какой-либо работы, например, направление изделий на следующий этап. По мере того как система получает все эти сообщения относительно положения дел на предприятии, на большом экране можно увидеть все этапы (табл. 20).

Таблица 20.

Информация, находящаяся на минитерминале

в каком состоянии находится заказ клиента	имеет отношение к представителю клиента или к готовой продукции
в каком состоянии находятся поставки	что уже заказано и когда заказ следует отправить
в каком состоянии находятся запасы	имеющиеся запасы и их ожидающееся пополнение
в каком состоянии находятся рабочие зоны	количество выполненной работы, а также число незавершенных изделий и деталей, находящихся в работе
готовая продукция	количество готовой продукции на складе

На рис. 4 показано начальное состояние запасов.

Рабочая зона

Поставщик

Все детали в необходимых количествах

Рабочая зона 1

10х 10х : : -минитерминал

‘ ‘

на каждом столе

-в рабочих зонах находятся поддоны

и блокноты с наклеивающимися листками

Представитель

клиента

Рабочая зона 2 Склады

8х 6х 12х 10х 12х 15х 11х

Готовая продукция

Рабочая зона 3 Рабочая зона 4

8х 5х 6х 4х

Рис. 4. Начальная схема

Кроме прямой фиксации всей деятельности минитерминалы можно использовать для регистрации таких проблем, как различного рода нехватки и причины проблем, связанных с качеством, обнаруженных представителем клиента. Подобная информация будет полезна при выявлении причин возникающих проблем, когда будет рассматриваться процесс улучшения работы предприятия.

Опыт улучшения работы. На основании полученных условий всей группе будет предложено разработать сценарий улучшения работы. Каждый член группы получит свою роль, в его задачу входит выполнение обязанностей постоянных сотрудников компании. Первоначальная подготовка будет проходить в течение десяти минут. По завершении этого времени каждая учебная группа будет отрабатывать следующие вопросы: какие проблемы удалось выявить, каковы причины этих проблем, какие меры можно предпринять с целью решения этих проблем, как именно можно осуществить улучшения?

Каждой группе предстоит внести свои ответы на эти вопросы в контрольный лист (табл. 21).

Таблица 21.

Контрольный лист «Дискавери Электроникс»

Цикл	Проблемы	Причины	Действия
1
2
3
4

Затем можно повторить весь цикл улучшения, одновременно внося в него новые улучшения. После этого можно дать оценку всем комплексам мер по улучшению с точки зрения достигнутого успеха.

Вопросы

1. Подготовьте краткий отчет для генерального директора «Дискавери Электроникс» о мерах по постоянному улучшению. Подробнее остановитесь на том, удалось ли вам при помощи предложенных вами решений добиться ожидаемых результатов. Для обоснования Вашей позиции используйте распечатку из вашей ситуации.

2. Оцените контекст и условия, при которых идея постоянного улучшения может работать в общем и целом. Подкрепите ваши доводы опытом из ситуации «Дискавери Электроникс» либо иным опытом.

3. Какие элементы «Дискавери Электроникс» были искусственно упрощены? Какие дополнительные трудности могут возникнуть при применении процесса постоянного улучшения в контексте реального бизнеса? Можно ли их преодолеть?