63. Визначте особливості організації роботи інформаційної служби готелю.

Стрімкий розвиток інформаційних технологій привів до того, що за останні кілька років у сервісному секторі економіки стали широко застосовуватися найрізноманітніші інформаційні технологічні рішення. Інформаційне управління пов'язане з бурхливим розвитком технологій, що забезпечують швидкі й ефективні методи передачі, обробки, збереження й одержання інформації. Автоматизація різних процесів досягається шляхом інтеграції різних інформаційних технологій, метою яких є підвищення ефективності і продуктивності роботи готельних службовців, і дає величезні потенційні можливості для підвищення ефективності управління готелем.

Також це надасть можливість мінімізувати витрати на виробництво послуг і дозволить істотно скоротити час обслуговування і доставки товарів, прискорити процес одержання інформації різними службами і підвищити рівень сервісу. Інформаційний центр - це складний людино-машинний комплекс, ядром якого є інформаційна комп'ютерна система, що орієнтована на досягнення таких цілей: відстеження стану готелю і ситуації довкола нього; оперативний аналіз; виявлення, ідентифікацію та оцінку несприятливих змін стану готелю (потенційних небезпек і загроз клієнтам тощо); підтримку прийняття оперативних і стратегічних рішень для управління готелем з повним урахуванням змінних умов і факторів його стану. Діяльність інформаційного центру спрямована на підвищення ефективності управління готелем і включає такі напрямки:

-сприяння управлінню складським господарством, товарно-матеріальними ресурсами, кадрами, організація і впровадження інформаційних систем у різних службах і підрозділах готелю, робота маркетингового відділу шляхом збору та обробки важливої інформації для вироблення оперативних і стратегічних рішень,

-допомога бухгалтерії в проведенні моніторингу і контролю руху фоліо-рахунків клієнтів, обробка даних, інформації, формування необхідних форм звітів і передача даних.

Також робота інформаційного центру спрямована на комплексне управління матеріальними й інформаційними потоками в сфері інформаційної підтримки служб прийому та розміщення, ресторану, обслуговування в номерах, охорони, служби протипожежної охорони, покоївок та ін. У світовій практиці інформаційний центр забезпечує моніторинг стану готелю (економічний, виробничий), роботу усіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів опе-ративних і стратегічних рішень, у режимі 24-години. Інформаційний центр входить до структури управління готелем і підпорядковується технічному директору. Центр має забезпечувати цілодобову підтримку та інформаційне забезпечення різних служб і відділів готелю. До його функцій входять: - обслуговування і технічна підтримка автоматизованої інформаційної системи; - ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформацією; - забезпечення онлайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки готелю; - контроль за номерним фондом і фінансовими зловживаннями, попередження різноманітних загроз; - оперативне управління персоналом готелю; - реєстрація і управління інформаційними і матеріальними потоками готелю; - обслуговування і супроводження сервера, електронної пошти і забезпечення зв'язку з Інтернет; - обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютерної техніки, її встановлення та настроювання; - обслуговування і супроводження програмних продуктів, що купуються; підтримка і ведення бази необхідних даних; - виявлення завдань у сферах діяльності різних відділів готелю та адміністрації для подальшої їхньої автоматизації, проектування подальших шляхів розвитку інформаційної системи; - розробка і поновлення офіційного web-сайту готелю; - впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних; - створення і розсилання електронною поштою дайджестів зацікавленим організаціям; - консультативна допомога співробітникам з питань використання інформаційних технологій у їхній роботі; - програмно-технічне обслуговування мережі; - передання інформації, здійснення поточного спостереження, аналіз інформації і представлення результатів керівнику відділу; - контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін.; - управління та обслуговування дверної автоматики. Інформаційна система для автоматизації управління служб готелю будується в архітектурі «клієнт-сервер». На сервері знаходиться база даних, у якій міститься вся поточна та архівна інформація готелю, необхідна для роботи його служб. Вона має модульну структуру, що дозволяє конфігурувати і нарощувати систему на кожному робочому місці в кожній службі відповідно до їх функціональної спрямованості. Усі робочі місця вза модіють із БД через локальну мережу готелю. Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі результати роботи системи моніторингу і попередження подій і подає на засобах відображення узагальнені, а також де-талізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готелем.