См 13. Системы управления в непроизводственной сфере

1. Функциональные признаки отношений управления

2. Характеристика организационной структуры.

3. Требования, предъявляемые к структурам менеджмента.

4. Критерии оценки структур.

5. Методы проектирования организационных структур.

Минилексикон: организационная структура, звено управления, уровень управления, организационная система, кибернетическая система, линейная, функциональная, дивизиональная, штабная, матричная структуры управления

1. Функциональные признаки отношений управления.

Обособление функций управления в процессе общественного разделения труда является относительным, органическая же связь с процессами производства и обращения абсолютна. Управление, яв­ляясь активным, динамичным процессом, одновременно включает определенное структурное начало. Единство процесса и структуры образует систему управления.

Процесс управления может нормально протекать только при на­личии соответствующей ему организации (структуры). Изменения в процессе взаимосвязаны с изменениями в структуре. Напрашивается аналогия с использованием потоков воды. Как раз для целенаправ­ленного их использования и создаются разные ирригационные си­стемы и гидротехнические сооружения (каналы, арыки, плотины и т.п.). Такая же необходимость эффективно использовать процессы управления и приводит к созданию соответствующих систем и струк­тур управления.

В жизни система управления сливается с объектом управления, пронизывает его. Таким образом, мы знаем, что сервисная организация это:

во-первых, обеспечение минимально необходимых условий для решения определенной задачи, то есть совокупность ресурсов для предоставления услуг. Эту совокупность называют организационной системой;

во-вторых, обеспечение непрерывного взаимодействия взаимо­обусловленных ресурсов, то есть кибернетическая система;

в-третьих, интегрированная целостная социальная (общественная) система, включающая исполнителей, специалистов и руководителей, обеспечивающих достижение поставленных целей.

С точки зрения субъекта управления в основу классификации отношений управления можно положить форму связи отношений с вещами и их свойствами, а также функциональные признаки. К особо важным и специфическим признакам этих отношений относятся: а) полнота отношений; б) соотносящиеся уровни иерархической (управляющей) системы; в) функциональные характеристики отношений, то есть по поводу чего устанавливаются отношения; г) формы связи элементов управляющей и управляемой систем; д) кoличecтво носителей отношений. Эти признаки и определя­ют "конструкцию" систем управления.

Отношения управления нужно рассматривать как совокупность отно­шений, то есть рассматривать их как систему отношений, имеющих разнообразные признаки:

1. Уровень управляющей системы. Отношения управления складываются на всех без исключения уровнях управляющей системы. Например, система отношений управления сервисной экономикой состоит из отношений управления сервисной экономикой в целом, отраслями, подотраслями, объединениями, трестами, пред­приятиями (организациями), цехами, участками, бригадами. Поэто­му первый классификационный признак - это уровень управления "производственными" подразделениями сферы услуг - вертикальные отношения.

2. Плоскость возникновения отношений. Отношения управле­ния складываются в разных плоскостях, (в смысле расположения элементов системы). Выше была показана иерархия отношений по вертикали. Однако существуют также отношения по горизонтали (например, между сервисными организациями пассажирского тран­спорта, между сервисными фирмами разных отраслей, между отде­лами (цехами) сервисной фирмы и т.д.). Особенностью 2-го признака является то, что в организационных отношениях по горизонтали отношения не носят “властного” характера (приказания-исполнения), как в вертикальных связях и имеют характер координации, согласования, гармонизации

3. Элемент экономической системы. Экономическая система состоит, как уже отмечалось раньше, из целого ряда компо­нентов (подсистем). В данном аспекте складываются три вида от­ношений управления: 1) отношения в пределах одной отрасли сер­висной экономики (одного компонента экономической системы) - отраслевые; 2) отношения между компонентами экономической си­стемы на одной территории - территориальные и 3) отношения меж­ду разными компонентами - межотраслевые.

4. Полнота отношений. Определяя то или иное отношение управления, необходимо фиксировать его полноту или неполноту. Полными можно считать такие отношения управления, которые вы­ражают все связи элементов сервисной системы, отражают все сто­роны соотношения управляющей и управляемой систем. Все осталь­ные, как выражающие отдельные связи и стороны элементов управ­ления определяются как частичные отношения управления.

5. Место возникновения. Каждая подсистема в большой эконо­мической системе определяется наличием внутренних и внешних сторон, свойств и отношений. Внешние отношения характеризуют подсистему со стороны ее связей с другими подсистемами и эконо­микой страны в целом. Внутренние отношения характеризуют соб­ственную природу и механизм подсистемы, содержание процессов, происходящих внутри данной сервисной организации.

6. Определенность места. Возникновение отношений управления оказывает серьезное влияние на характер отношений. Местные отношения управления имеют точно фиксированное место действия (министерство, объединение, фирма, отдел или цех) или ко­личество участников отношений (отрасль в составе 98 предприятий, 15 сотрудников фирмы, 3 работника отдела). Неопределенно - местные отношения управления не предполагают фиксирования точного места действия или количества управляемых объектов. Они могут быть ста­бильными (государственное управление непроизводственной сферой) или нестабильными (экскурсовод или гид "управляют" экскурсионной группой, скомплектованной на время экскурсии).

7. По характеру носителя отношений. Межличностные отно­шения занимают особое место в системе отношений управления. Здесь основой является социальная характеристика личности: объективная (принадлежность к социальной группе, определяющая место человека в системе общественных отношений) и субъективная - его мировоззрение.

Также при изучении структуры отношений управления необходимо учитывать их различный характер и масштабы (макро- и микроструктуры), то есть внутрисистемные отношения.

Межсистемные отношения характеризуются связями не отдель­ных личностей, а целостных систем. Примеров здесь много: отноше­ния между сервисной организацией и государством; отношения меж­ду министерствами; отношения между сервисными организациями и промышленными предприятиями; между предприятиями и его структурными подразделениями.

Таким образом, предметом изучения менеджмента в непроизвод­ственной сфере являются межличностные, внутрисистемные, межси­стемные и смешанные отношения управления (участники: системы и индивиды), которые в совокупности составляют целостное единство - сервисную индустрию, сервисную экономику, сервисный сектор экономики.

8. По числу носителей отношений. Коллективные отношения управления в сервисной экономике распространены весьма широко. Этот вид отношений возникает (складывается) между сервисными организациями, а также между управляющими системами разных уровней. Коллективные отношения отражают либо общее хозяй­ственное руководство, либо выполнение какой-либо отдельной функ­ции управления сервисной экономикой и ее элементами. Коллективные отношения можно подразделить на прямые, групповые (между цент­ральным органом управления и двумя или более подчиненными орга­низациями), перекрестные (наиболее многообразные: между звеньями управляющей системы на одном уровне, между функциональными и линейными элементами управляющей системы и т.п.).

Индивидуальные отношения управления не следует смешивать с межличностными внутри коллектива. Индивидуальные отношения могут выходить за границы системы и складываться по линейной иерархии (министр-директор). Они также могут быть: прямыми, групповыми (между руководителем и двумя или более ис­полнителями одного уровня) и перекрестными (между руководите­лями подразделений равного уровня системы управления, между ру­ководителями функциональных и линейных подразделений одного уровня и т.п.)

9. По числу организационных связей. Этот признак классифи­кации требует делить отношения управления на простые (начальник отдела - специалист того же отдела) и сложные (начальник отдела - специалист в другом структурном подразделении).

10. Характер организационных связей. Организационные связи в иерархии структуры управляющей системы представляют собой по­стоянные взаимоотношения в деятельности отдельных звеньев системы, его структурных подразделений и должностных лиц, вытекающие из занимаемого положения и выполняемых ими операций.

Линейные организационные связи возникают в процессе взаимоотношений между административными лицами, которые облачены соответствующими распорядительными правами (право принимать решения и отдавать приказы и распоряжения).

Функциональные организационные связи обеспечивают необхо­димое единство и координирование действий в осуществлении функ­ций на разных участках организации в различных организационно хозяйственных единицах.

Межфункциональные связи имеют место на стыке функций, при осуществлении непосредственного сотрудничества или связи в работе между отдельными звеньями или подразделениями в структуре управления, которые выполняют некоторые частичные процессы с передачей результатов другим подразделениям для дальнейшей ра­боты над ними.

11. Содержание организационных связей. Отношения управ­ления в экономической системе можно рассматривать не только по внешним формам или по характеру, но и по содержательным приз­накам. Все перечисленные выше отношения распадаются на много­образные предметно-функциональные направления.

Предметный признак: все работники, занятые в управляющей системе, вступают между собой в разнообразные отношения управ­ления. Равным образом они вступают в такие же отношения с работ­никами управляемой системы (объекта управления). Они являются носителями трех предметных видов отношений управления:

1. Отношений, складывающихся в процессе сбора, передачи, переработки, анализа, хранения хозяйственно-экономической ин­формации, необходимой для подготовки и принятия соответствую­щих решений.

2. Отношений, образующихся в процессе подготовки и приня­тия решений.

3. Отношений, которые складываются в процессе реализации принятых решений, в организаторской работе, направленной на до­стижение поставленных в решениях целей и задач.

Субъектами отношений первого вида являются технические исполнители, второго - специалисты, третьего - руководители.

Функциональный признак: функциональное разделение труда облегчает руководителю осуществление общего управления. В пре­делах этих функций управления работники управляющей системы вступают в отношения, во-первых, между собой в пределах данной функции; во-вторых, с работниками, осуществляющими другие функции управления. Наконец, каждый из них вступает в опреде­ленные отношения с руководителями функциональных и линейных подразделений и руководителями организации в целом.

12. Время существования отношения. По этому классификаци­онному признаку отношения управления можно разделить на вре­менные (возникающие на определенный или неопределенный срок) и постоянные.

13. Направления и степень воздействия на объект. Здесь раз­личаются непосредственные и косвенные отношения управления. Непосредственные отношения характеризуются непосредственной зависимостью двух уровней или элементов (звеньев) управляющей системы. Косвенные отношения складываются главным образом в функциональных связях. Непосредственные отношения имеют характер подчинения, а косвенные - характер информации или коор­динации.

Таковы основные характеристики разнообразных отношений, входящих в категорию "управление в непроизводственной сфере" и определяющих "параметры" систем управления.

2. Характеристика организационной структуры.

Эта система включает в себя различные составные части - звенья и уровни управления, находящиеся в определенных взаимосвязанных отношениях друг с другом и составляющие организационную структуру представляющую собой совокупность всех звеньев раз­личных уровней управления и их взаимоотношений друг с другом.

Структура - относительно устойчивый способ организации эле­ментов системы, позволяющий сохранить качества системы при из­менении внутренних и внешних условий.

Организационная структура включает в себя производственную и управленческую.

Производственная структура, как мы рассмотрели ранее, пред­ставляет собой обусловленную производственным процессом совокупность подразделений во времени и пространстве с определенной формой их построения.

Структура управления - структура взаимосвязи и взаимоподчи­ненности управленческих органов, руководителей и управляемых объектов.

Конечные результаты работы всех звеньев производства существенно зависят от структуры управления.

1. Упорядоченность системы - это кибернетический термин, но касающийся не только кибернетических систем. Организацию можно рассматривать как меру упорядоченности, а упорядоченность может колебаться в пределах от нуля до единицы.

Упорядоченность, равная нулю, представляет собой ситуацию, когда внутри каждого множества элементов не существует никакой взаимосвязи. Поведение такого множества основано на случайности (толпа).

В неупорядоченное множество посредством управления вводится определенный порядок. В социальных системах достигнуть макси­мальной упорядоченности практически невозможно. Причиной этому является поведение индивида.

Человек как звено системы сопротивляется тому, чтобы ее орга­низованность превысила известный предел и достигла чрезмерно упорядоченного состояния. С его точки зрения, такое состояние счи­тается неприемлемым и обременительным.

Оно порождает обилие предписаний и инструкций, что не толь­ко не улучшает, а, наоборот, ухудшает внутреннюю слаженность и порядок. Человек избегает организации, ставящей его на один уро­вень с машиной и заставляющей его действовать только на основе предписаний, обычаев и традиций.

Однако необходимо подчеркнуть, что рациональная мера орга­низации необходима для бесперебойного функционирования любой системы в течение относительно длительного времени. Упорядочен­ность, достигшая достаточного уровня, облегчает управленческий труд, обеспечивает эффективность менеджмента.

2. Компонентами организационных структур, структуры управле­ния являются звенья и уровни управления.

Под звеном в менеджменте подразумевается либо отдельный исполнитель, либо группа исполнителей, выполняющих однотипную работу под руководством менеджера группы. Исходя из нормы управляемости (7-9 человек), при большом количестве подчинен­ных, возникает необходимость создания нескольких групп для ре­шения однотипных или родственных задач. Правовой ранг таких звеньев одинаковый и они образуют один уровень управления.

Если их число превышает десять, для координации их действий возникает необходимость создания второго уровня управления, на котором представлены руководители среднего звена.

В свою очередь, если количество руководителей среднего звена превышает норму управляемости, возникает еще один, более высо­кий уровень управления, то есть появляются руководители высшего (институционального) уровня.

Формирование оргструктуры процесс сложный, достаточно тру­доемкий. Сочетание разнородных структур при управлении текущей деятельностью, выработке стратегии, разработке инноваций - отли­чительный признак лучших систем управления.

3. И организационная структура, система управления - это сред­ство достижения целей организации.

В управленческой практике очень важно отделять цель от сред­ства. Еще Аристотель говорил, что "не цель бывает предметом реше­ния, а средство к цели..." С одной стороны, цели отражают требования объективных законов жизни человека и общества (закон экономии времени, закон стоимости и т.п.), а с другой, цели являются продуктом сознания и формулируются людьми, отражая их интересы.

Обычно в организации то, что является целью объекта управле­ния (нижестоящего подразделения), для субъекта - это средство до­стижения цели.

В табл. 13.1 ясно видно, что уровень квалификации работника обес­печивает качество услуг, качество сокращает издержки, сокращение издержек увеличивает прибыль, большая прибыль дает больший диви­денд на акцию. Именно через средства устанавливается связь идеаль­ной в своей основе цели с объективным реальным миром.

Таблица 13.1.