Информационные системы в практике социальной работы

Для удобства анализа социальная работа будет разделена на пять практических сфер: планирование политики, управление дея­тельностью учреждений и организаций, пре­доставление услуг, самопомощь клиентов и образование.

Планирование политики или развития общины. Информационные по­требности практической социальной работы на уровне планирования политики или раз­вития общины достаточно сложны, и такая информация в больших количествах собира­ется различными агентствами, чтобы убе­диться, что службы оказывают действенную, эффективную и поддающуюся контролю по­мощь клиентам. Компьютеризованная ин­формационная система обеспечивает доступ к информации и получение ее в необходимом объеме на общенациональном и местном уровнях. Национальные сети, иногда называ­емые информационными хранилищами,

представляют специализированную инфор­мацию через электронные системы со­общения, отдел бюллетеней, группы пользователей и библиографические банки данных. Пользователи специализированны­ми информационными системами могут быс­тро найти специальную и общую информацию, послать собственные элект­ронные сообщения другим пользователям.

Другая функция информационных сис­тем, используемых в планировании полити­ки, состоит в том, чтобы помочь управляющим и персоналу агентства спра­виться с тем объемом информации, которую они собирают. Эти системы могут обеспечить статистический анализ данных, разработать модель и провести имитацию сложных про­цессов, представить графически сложную информацию и быстро вывести на дисплей возможные последствия принятых решений.

Третья функция — использование ин­формационных каналов для пропаганды со­циальной работы. Информационные системы могут составить выборку лиц в соот­ветствии со специальными интересами, от­правлять письма, получать ответы, готовить отчеты и т. д.

Управление агентствами. Инфор­мация, необходимая для работы агентств со­циальных служб, не отличается от информации, обеспечивающей работу любой другой организации. Для ее получения име­ется большое количество компьютерных про­грамм. Обычные программы помогают выполнять такие задачи, как ведение бухгал­терского учета, выписка счетов, составление бюджета, инвентаризация, разработка целей и оценка деятельности, подготовка рабочих планов и анализ результатов работы. Инфор­мационная система помогает отслеживать движение клиента в системе оказания услуг. Например, в психиатрических центрах ин­формационная система может содержать со­циальные, психические и физиологические данные о пациенте, измерение уровня его способности самостоятельно функциониро­вать, фиксацию проблем и действий, а также рабочего времени персонала. Эти информа­ционные системы служат основанием для оценки качества услуг, анализа затраченных усилий и составления финансовых отчетов субсидирующим фондам. Агентства, осна­щенные легко управляемыми информацион­ными системами, считают, что их данные чрезвычайно полезны для принятия решений и разработки политики. Например, возмож­ность быстро прогнозировать последствия для клиентов в случае сокращения фондов помог-

ла сохранить многие программы агентств во время утверждения бюджета и принятия но­вых законов.

Предоставление услуг, в сфере до­ведения услуг до потребителя информацион­ные системы распространены в меньшей степени. Отчасти это происходит потому, что сущность социальной работы и типы клиен­тов различаются в зависимости от характера деятельности агентств, поэтому информаци­онная система должна быть уникальной — специализированной для отдельных агентств. Информация в сфере услуг помога­ет, во-первых, социальным работникам вы­полнять внутренние задачи и, во-вторых, — взаимодействовать с клиентами.

Управленческая деятельность социальных работников. Несколько видов информации помогают социальным работникам в их деятельности. Например, интервью, полученные с помощью компьюте­ра, используются для сбора необходимых све­дений от клиентов. Часто этот метод более эффективен, чем данные, полученные путем личного опроса. Информационная система может содержать распорядок работы персо­нала, что дает возможность назначать даты совещаний, оповещая всех об этом при помо­щи электронной почты. Системы, составляю­щие график работы, фиксируют встречи с клиентами и напоминают о важных датах.

Другая сфера деятельности социальных работников, в которой используется инфор­мационная система, — это разработка курса лечения и контроль за его эффективностью. Например, система контроля за употреблени­ем лекарств проверяет все фоновые парамет­ры клиента и предписанные указания по применению лекарства и прогнозирует по­следствия его употребления.

Социальные работники должны постоян­но следить за новыми тенденциями в своей сфере. Компьютеризованная база данных, которая, например, содержит сведения о но­вых средствах лечения в психиатрии, быстро дает отсылки на последние научные исследо­вания. Информационные средства имеют большое значение для повышения уровня компетенции социальных работников.

Поддержка диалога с клиента­ми. Острую необходимость в информации социальные работники испытывают во время работы с клиентами. Программное обеспече­ние в этой области позволяет:

— следить за стандартами в диагностике и за статистическими оценками;

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В АГЕНТСТВАХ

360

361

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В АГЕНТСТВАХ

—получать, обобщать и давать отчеты о результатах психологических тестов;

—предоставлять информацию и ее источники по отдельным проблемам, геогра­ фическим районам и другим специализиро­ ванным характеристикам;

—обучать клиентов пользоваться компьютерными программами;

—предсказывать поведение клиентов, например возможность самоубийства;

—разрабатывать модели вариантов поведения для облегчения дальнейшей диагностики и лечения;

—оказывать содействие в лечении по­ средством такого рода деятельности, как компьютерные игры для подростков.

Самопомощь клиентов. Сфера са­мопомощи клиентов — одна из самых нераз­работанных в информационной системе социальных служб. Эта сфера может полу­чить довольно быстрое развитие, так как чис­ло потенциальных пользователей программ самопомощи значительно превышает число пользователей в агентствах и практических работников. Это огромный рыночный потен­циал, поэтому инвестиции в программное обеспечение системы самопомощи могут быть очень выгодными и с финансовой точки зрения. Рынок информационных систем са­мопомощи может быть так же широк, как и рынок книг, если будут разработаны принци­пы самолечения для людей с определенными отклонениями. Необходимы достаточно эф­фективные программы, чтобы обучить кли­ентов принципам самопомощи в период стрессов, депрессий, правилам контроля за весом и т. п. Программы самопомощи долж­ны лучше помогать клиентам, чем книги, по­скольку информационные программы обеспечивают более детализированное пред­ставление данных и имеют средства контроля за возможным развитием последствий само­лечения, а также вносят нужные изменения в этот процесс. Компьютер стал таким же рас­пространенным предметом обихода, как и те­левизор, поэтому национальные и локальные системы информации и группы по самопомо­щи клиентов могут давать специальную ин­формацию о любой проблеме, относящейся к социальным службам. Группы электронной самопомощи объединяют клиентов, напри­мер инвалидов, имеющих компьютер, и ока­зывают им помощь.

Образование. Электронный поиск ин­формации в национальном банке данных призван заменить поиск материалов на книжных полках библиотек, а электронная передача информации намного дешевле хра-

нения печатной продукции в библиотеках. Легкий доступ к информации позволит сосре­доточить основное внимание на улучшении процесса образования. Например, програм­мы, позволяющие студентам сделать конс­пект изучаемой темы и контролирующие грамотность, стиль и пунктуацию, дадут воз­можность уделять больше внимания сути рас­сматриваемой проблемы.

По мере того как информационная техно­логия все шире внедряется в практику соци­альной работы, дополнительный акцент делается на информационной базе принятия решений. Инструментарий информацион­ных систем с такой ориентацией может быть развит и повернут к обучению. Например, моделирование агентств, семей, индивидов позволит обучающимся социальной работе методом проб и ошибок научиться принимать нужные решения. Они смогут прогнозиро­вать возможные последствия своих решений в политике, управлении и других практиче­ских сферах социальной работы.

Разработка информационных

систем

Поскольку информация, необходимая для решения любых проблем, должна исполь­зоваться в соответствии с определенными процессами и процедурами, для развития ин­формационных систем надо понимать эти процессы и процедуры настолько детально, чтобы быть в состоянии ввести их в компью­тер. Процессы и процедуры, сложные для тренированного человеческого ума, часто становятся грандиозными, если их нужно за­программировать в компьютере. Между тем если процессы представлены неадекватно, то ошибок не избежать и система будет работать ненадежно. Информационная система требу­ет ответственности и сотрудничества всех пользователей, потому что ее успех зависит от аккуратного введения данных и от правиль­ного использования выходящей информации при принятии решения.

Этапы В процессе раЗВИТИЯ. Разви­тие информационной системы требует пла­нирования, а также затрат значительного времени и усилий, как это иллюстрируется 8-этапным процессом, показанным в табл. 1 нас. 361—362.

Покупая готовую программу или беря ее напрокат, можно пропустить некоторые эта­пы, но все необходимые действия должны быть выполнены и зафиксированы. Процесс развития информационной системы — по­вторяющийся процесс. Каждый следующий шаг повторяет действия предыдущего. На-

Таблица 1

Восемь этапов в развитии информационной системы

Этап 1. Оценка готовности и возможности осуществления проекта

Узнайте мнение персонала о необходимости проекта.

Создайте рабочий комитет.

Определите цели создания информационной системы, задачи, сроки исполнения и ответст­венность за исполнение.

Оцените позицию ключевых фигур.

Оцените ожидания всех, кого касается проект.

Подсчитайте ресурсы, необходимые для изменения системы, — деньги, время, компетент­ность исполнителей.

Рассчитайте последствия введения усовершенствованной системы (позитивные и негатив­ные) .

Подготовьте и распространите отчет о готовности и возможностях системы.

Решите продолжать деятельность дальше или оставить усилия.

Этап 2. Анализ существующей системы

Определите, какие основные решения могут быть приняты с использованием новой информа­ционной системы и какая информация для этого нужна.

Определите характеристики необходимой информации, ее источники и методы сбора.

Проанализируйте текущие и будущие входные данные, обработку, операции на выходе и требования, например, формы, операции, файлы и отчеты.

Опишите последовательные логические пути и потоки информации.

Определите проблемы существующей информационной системы.

Определите объем предстоящей работы и обратитесь за помощью в общенациональные ассо­циации или ассоциации штата.

Разработайте политику и процедурные изменения, если это необходимо.

Подготовьте и распространите аналитический отчет о системе и предварительные идеи.

Решите продолжать дальше или оставить все усилия.

Этап 3. Проект концепций

Придайте окончательную форму рамкам информационной системы, целям и задачам.

Подготовьте альтернативную концептуальную разработку — возможный поток данных и уп­равление ими, записями, файлами и функциями обработки для удовлетворения потребно­стей в информации.

Введите ограничения для возможных разработок. Определите периодичность сбора данных, объем, защиту, конфиденциальность, время обращения, гибкость информационной систе­мы, надежность, возможности обработки и статистические показатели, потенциал роста, продолжительность хранения, связи с другими системами.

Найдите средства для разработки, деньги, время, компетентных исполнителей.

Представьте разработки в виде программ и аппаратной части.

Оцените преимущества, недостатки и возможности альтернативных разработок. <

Подготовьте и распространите отчет о разработке и решите, продолжать или оставить свои усилия.

Этап 4. Детальная разработка и развитие

Установите стандарты контроля и технического исполнения.

Подберите программы для выбранного проекта.

Выберите соответствующую программам аппаратную часть.

Разработайте операции обработки и процедуры, логику программ, описание файлов и их

структуру, индексы, механизмы исправления ошибок, хранения и дублирования. Спроектируйте формы ввода и исходящие формы. Спрограммируйте систему. Подготовьте инструкцию по программированию и эксплуатации.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В АГЕНТСТВАХ

362

363

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В АГЕНТСТВАХ

Продолжение табл. 1

Этап 5. Проверка системы и подготовка агентств Подготовьте операторов системы и пользователей. Разработайте критерии исполнения и план проверки.

Проверьте логику связи ввода и вывода, программирование, формы, операционные процеду­ры и инструкции, использование выходящих данных для принятия решений. Проведите обучение и тренинг пользователей данных и всех, кого это касается.

Этап 6. Конверсия

Разработайте план конверсии.

Введите информационную систему в стандартные операционные процедуры, например, та­кие, как оценка исполнения, новые возможности занятости. Реорганизуйте штат и рабочее пространство, если это нужно.

Перейдите от старого к новому оборудованию, новым методам обработки и процедурам. Убедитесь, что все системы и контроль работают.

Этап 7. Оценка

Сравните работу системы с первоначальными задачами.

Сравните прибыль и затраты с первоначальными оценками.

Оцените, насколько система удовлетворительна.

Уточните, используете ли вы выходящие данные для принятия решения.

Убедитесь, что использование системы улучшило работу, например обслуживание клиентов.

Этап 8. Функционирование, уход и модификация

Отработайте стандартные операционные процедуры.

Приготовьте систему дублирования, планы и процедуры для чрезвычайных случаев.

Завершите документацию — инструкции по расширению, свертыванию или модификации

системы. Начните все сначала, если требуются дополнительные подсистемы.

деле он больше похож на примитивное уме­ние. Успешное развитие информационной системы зависит от многих факторов.

пример, первый шаг — оценка готовности и возможности работы — может повторяться неоднократно. Хотя процесс развития на пер­вый взгляд кажется точной наукой, на самом

Таблица 2

Возможные проблемы в развитии информационной системы