8.1. Особливості документообігу у банку при використанні системи «Операційний день банку»

Перед тим, як приступити до розгляду функціонування програмно-технологічних комплексів, розкриємо значення використовуваних при описі понять і термінів.

Під клієнтом розуміється організація, що має один або декілька ра­хунків у банку, яка уклала з банком договір на обслуговування системою електронних платежів «клієнт-банк» і яка придбала для цього програм­ний продукт «клієнт».

Під користувачем, або оператором, розуміється той, хто безпосе­редньо працює з програмно-технологічним комплексом.

Програмний комплекс створений із дотриманням загальноприйня­тих стандартів діалогу з користувачем. Для управління використовують­ся клавіші, комбінації клавіш та мишка. На екрані курсор вказує місце

272

Розділ 8 АВТОМАТИЗОВАНА ТЕХНОЛОГІЯ РОЗВ'ЯЗУВАННЯ ЗАДАЧ «ОПЕРАЦІЙНИЙ ДЕНЬ БАНКУ-:

введення інформації, поточне поле або поточний пункт меню. Перемі­щення полями здійснюється клавішами управління курсором, причому «активним», або «поточним», називається поле, в яке в даний момент вводиться інформація.

Виділений відмітним кольором і/або обмежений рамкою фрагмент екрана, що містить запит або повідомлення програми чи меню, назива­ється вікном. Текстове повідомлення користувачу, що потребує відповіді (введення інформації в поле або вибору пункту меню), має назву запит.

Автоматизована система ОДБ працює в інтерактивному режимі. Це означає, що відбувається постійний діалог користувача із системою. Іні­ціатором діалогу завжди є користувач, він завантажує задачу.

У процесі діалогу користувача із системою більш активну роль ві­діграє система. Вона видає на екран запити і повідомлення, адресовані користувачу, вимагаючи від нього відповідей і підказуючи, а в ряді ви­падків, і виправляючи його дії. Це не применшує ролі людини в спіл­куванні з комп'ютером, адже не варто забувати, що за повідомленнями і запитами системи також знаходиться людина — автор системи. Най­частіше це колектив, що складається зі спеціалістів у даній предметній області, системних аналітиків і програмістів, які, як правило, володіють значним досвідом і високою кваліфікацією.

Розглянемо види реакцій системи і правила відповідей на них ко­ристувача. Можна виділити такі види реакцій системи: повідомлення, запит, меню і панель. Цей розподіл дещо умовний. Різні види часто мо­жуть сполучитися один із одним.

Повідомлення — це поля, які з'являються на екрані, виділені кольо­ром на загальному фоні екрана і містять інформацію, найчастіше тексто­ву, що доводиться до відома користувача. Можуть бути повідомлення, які не потребують відповіді. Найчастіше вони застосовуються, аби пові­домити користувачу про необхідність дочекатися кінця якогось процесу (розрахунку, завантаження і т. п.) По закінченні процесу ці повідомлення самі зникають із екрана. Такі повідомлення можуть супроводжуватися вказівкою на частину виконаної роботи, або роботи, що залишилася.

Більш об'ємні повідомлення, найчастіше попереджуючі про невірні дії користувача або про помилку, що виникла в системі, супроводжуються

Зацеркляний М. М., Мельников О. Ф.

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ/ТЕХНОЛОГІЇ У ФІНАНСОВО-КРЕДИТНИХ УСТАНОВАХ

паузою в роботі системи. Для продовження роботи в цьому випадку ре­комендується натиснути будь-яку клавішу.

У повідомленні може міститися вказівка користувачу про виконання якоїсь дії для продовження роботи, або можуть зазначатися функціональ­ні клавіші, натискання яких необхідне для виконання тих чи інших дій.

Найпростішим видом запиту є запит на введення значення якогось типу даних: числа, тексту, дати і т. п. В цьому випадку в поле запиту, крім пояснюючих текстів, обов'язково розміщується поле для введення інформації, як правило, виділене кольором. Воно може бути порожнім, а може містити деяке значення, яке називається значенням за умовчуван­ням, або базовим значенням.

Якщо запит містить у собі декілька полів одночасно, то тільки одне з них у кожний момент часу є активним. На ньому встановлений курсор (воно виділене кольором), у ньому знаходиться маркер і тільки в нього в даний момент можливе введення.

Меню — це особливий вид запиту, що дозволяє користувачу ви­брати одну з декількох можливостей (опцій, або пунктів меню). Це мо­жуть бути деякі дії, різні значення якогось параметра, можливі відповіді на одне й те ж запитання і т. п. Як правило, меню складається з пояс­нюючих текстів і декількох пунктів вибору (підміню), у загальному ви­падку довільно розташованих у полі запиту на екрані, а також курсору, що може переміщатися пунктами меню.

В окремому випадку пункти меню розташовуються вертикально (меню — стовпчик) або горизонтально (меню — рядок). При незмін­ній кількості та змісті пунктів під час роботи меню називається ста­тичним. Якщо число і вміст пунктів меню змінюються під час роботи, наприклад, шляхом введення або вилучення деяких пунктів меню, то меню називається динамічним.

Вибір пунктів (опцій) меню незалежно від їхнього типу здійснюєть­ся однаково — за допомогою клавіш переміщення курсору, або мишки.

Зауважимо, що при роботі з меню (частіше з динамічним) чис­ло пунктів у ньому може бути більшим, ніж розміщується у вікні, від­веденому для них на екрані. У цьому випадку клавішами переміщення

274

Розділ 8 АВТОМАТИЗОВАНА ТЕХНОЛОГІЯ РОЗВ'ЯЗУВАННЯ ЗАДАЧ -ОПЕРАЦІЙНИЙ ДЕНЬ БАНКУ»

курсору викликається переміщення пунктів меню, приводячи до появи у вікні пунктів меню, раніше прихованих від користувача.

Панель — це сполучення різноманітних повідомлень, запитів і меню на одному екрані. Активним у кожний момент є один із елементів панелі. Активізація такого елемента проводиться натисканням клавіші <ТаЬ>.

У системі ОДБ реалізоване автоматизоване опрацювання електрон­ного документообігу, для чого різним типам документів визначений по­рядок їхнього руху службами банку. Зокрема, для роботи з платіжними дорученнями реалізована схема руху, яка включає декілька етапів. Роз­глянемо їх.

Перший етап — первинне введення необхідних параметрів до­кумента, здійснюване операціоністом на основі платіжних доручень. При цьому в систему вводяться особовий рахунок клієнта-платника, рахунок розрахунково-касового центру (РКЦ), рахунки банку і клі-єнта-одержувача. На цьому етапі документ проходить первинний кон­троль: виявляється наявність рахунку платника і стан особового рахун­ку. Оскільки реєстрація документа допускається лише при відкритому рахунку, встановлюється чи відкритий, закритий, заарештований або блокований рахунок. Перевіряється також наявність коштів на рахунку клієнта з урахуванням уже зареєстрованих, але ще не проведених до­кументів на списання, правильність заповнення полів рахунку-одержу-вача. Після проходження всіх ступенів контролю документ реєструється в системі, а в електронному документі автоматично проставляється код операціоніста, що зареєстрував його. Система дозволяє операціоністу працювати зі своїми документами, тобто в разі потреби виправляти або вилучати інформацію. Така можливість дається йому тільки до моменту, поки документ не надійде на опрацювання в наступну службу. Надалі документ для операціоніста недоступний.

На другому етапі опрацювання документ проходить операції на­ступного контролю. Можливе суміщення операціоністом цього етапу із першим етапом, але при цьому зростає ймовірність помилки і затримка при обслуговуванні клієнтів. Тому рекомендується ці етапи розділяти. Після надходження паперових документів у відповідну службу відбу­вається їхнє повторне введення в систему, тепер вже в повному вигляді,

Зацеркляний М. М., Мельников О. Ф. _цГлЭу

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ У ФІНАНСОВО-КРЕДИТНИХ УСТАНОВАХ ШЩШ

тобто із вказівкою призначення платежу і т. п. При збігу параметрів із введеними на першому етапі документ вважається таким, що пройшов наступний контроль. При розбіжності контрольних параметрів виявля­ється, коли була допущена помилка, і вносяться відповідні корективи. У випадку помилки на першому етапі служба наступного контролю ану­лює невірний документ і вводить на основі паперового документу по­лагоджений варіант. Код відповідального виконавця при цьому залиша­ється в електронному документі.

На основі всіх введених у систему документів формується їхнє опи­сування (зведене платіжне доручення) і файл для відправлення в РКЦ. Після одержання витягу з РКЦ в електронному вигляді і її автоматизова­ного опрацювання документи, що пройшли через кореспондуючий раху­нок, розносяться на рахунки. Важливий при цьому той факт, що кожний зареєстрований документ ще до рознесення змінює планові обіги на осо­бових рахунках. Це дозволяє при правильній роботі з програмою, яка за­безпечує реєстрацію первинних документів відразу при їх прийманні, не допускати утворення дебетового сальдо на розрахункових рахунках клі­єнтів. Аналогічний контроль здійснюється і для всіх пасивних особових рахунків, незалежно від того, чи розрахунковий це рахунок клієнта, чи просто внутрішньобанківський рахунок. Тому роботі з усіма особовими рахунками приділяється особлива увага.

Рух касових документів має свої істотні особливості, головною з яких є зв'язок каси з іншими службами банку. Після викликання каси­ром документа і підтвердження ним факту проведення операції може виконуватися рознесення на рахунки, при цьому змінюються не планові обіги рахунків, а безпосередньо сальдо. Ця ж особливість технології ха­рактерна і для внутрішніх проводок.

Для максимально повного використання можливостей електронно­го документообігу потрібне дотримання деяких формальних вимог:

• повинний бути створеним спеціальний план рахунків і призначе­ний відповідальний за його ведення;

• крім каталогу особових рахунків банку повинний вестися ка­талог клієнтів (у системі це реалізовано у вигляді додаткового

276

Розділ 8 АВТОМАТИЗОВАНА ТЕХНОЛОПЯ РОЗВ'ЯЗУВАННЯ ЗАДАЧ -ОПЕРАЦІЙНИЙ ДЕНЬ БАНКУ»

каталогу). Його коректне ведення дозволяє встановити, чи не відкриті клієнту інші особові рахунки, і відслідкувати фінансову діяльність клієнта на всіх його рахунках (розрахунковому, позич­ковому, депозитному, пайовому тощо);

• рахунки в системі повинні відкриватися відразу після реєстрації юристом;

• дії операціоністів системи, по можливості, повинні відслідкову­ватися на рівні кожного документа, оскільки в усіх документах коди реєструються і на етапі приймання даних і при рознесенні на рахунки.

При поділі дій із документами може вводитися режим рознесення частини документів у реальному часі, що дає більш повну картину для особових рахунків і прискорює процес закривання операційного дня. Крім того, це дозволяє видавати клієнту оперативну інформацію з рахунків із обмовкою про те, що можливі додаткові операції для незакритого дня.