bukhgaltersky_oblik / Сєрікова Т.М., Понікаров В.Д. Бухгалтерський облік

Тема 5. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

дарськими операціями, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.

Кожен бухгалтерський документ повинен містити всі відомості, необхідні для одержання повного уявлення про здійснені операції, які називаються реквізитами (ознаки, що відрізняють бухгалтерський документ від простого аркуша паперу).

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» обов’язковими реквізитами для первинних та зведених бухгалтерських документів є:

назва документа (форми) і його код;

дата і місце складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному і грошовому виразах);

посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійснені господарської операції.

У випадку складання та збереження первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Підприємство застосовує всі необхідні заходи для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

Господарські операції, які відбуваються на підприємствах, дуже різні за своїм змістом, що зумовлює різноманітність документів, якими вони оформлюються. Тому для правильного застосування документів у бухгалтерському обліку необхідна їх наукова класифікація.

81

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

Бухгалтерські документи класифікуються за такими ознаками:

1)призначення;

2)економічний зміст;

3)порядок складання;

4)спосіб відображення операцій;

5)місце складання (рис. 5.1).

За призначенням документи підрозділяються на розпорядчі, виправдовуючі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими називаються документи, що містять розпорядження про виконання тієї чи іншої господарської операції (довіреності, платіжне доручення). Вони не містять підтверджуючих фактів здійснення операції, тому самі по собі не можуть служити підставою для відображення операції в обліку.

Виправдовуючими (виконавчими) називають документи, що оформляють зроблені операції в момент їх здійснення чи безпосередньо після їх завершення (прибутковий ордер, акти прийомупередачі, накладні, квитанції тощо).

Документами бухгалтерського оформлення називаються документи, що створюються апаратом бухгалтерії для підготовки облікових записів, їх скорочення та спрощення (накопичувальні відомості, розрахунки, калькуляції і т. ін.).

Комбінованими називаються такі документи, що поєднують у собі ознаки декількох видів документів (наказ про відрядження, посвідчення про відрядження, авансовий звіт, касові ордери, вимоги), тобто містять розпорядження на виконання операцій, фіксують зроблену операцію, містять розрахунок сум і вказівки щодо порядку їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку.

За економічним змістом бухгалтерські документи підрозділяються на матеріальні, що призначені для обліку матеріальних цінностей (товарно-транспортна накладна); грошові, що відображають рух грошових коштів у касі та на рахунках у банках (касові ордера) та розрахункові, що відображають розрахунки підприєм-

82

Тема 5. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

За місцем складання

			За способом	відображення		операцій
Бухгалтерські документи
			За порядком		складання
			економічним		змістом
			За

За призначенням

Зовнішні			Платіжнедоручення
Внутрішні			Акти,відомості,накладні
Накопичувальні			облікуробочогочасу
			Лімітнікарти,табель
Разові			Касовийордер,накладні
Зведенні			звіти
			Авансовізвіти,реєстри,
Первинні			Акти,накладні,квитанції
Розрахункові			роботу
			Нарядинавідрядну
Грошові			Касовийордер
Матеріальні			накладна
			Товарно-транспортна
Комбіновані			авансовийзвіт
			Касовийордер,вимога,
оформлення
			розрахунки
Бухгалтерського			Довідки,відомості,
Виправдовуючі
			Акти,накладні,квитанції
Розпорядчі			доручення
			Довіреності,платіжні

Рис. 5.1. Класифікація бухгалтерських документів

83

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

ства з різними підприємствами, установами, організаціями та приватними особами (наряд на відрядну роботу).

За порядком складання розрізняють первинні та зведені документи.

Первинними називають документи, які вперше відображають операції, що були здійснені на підприємстві. Вони є формальним доказом того, що дані операції дійсно виконані. Первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи повинні бути складені при здійсненні господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після їх завершення (акти, накладні, квитанції).

Зведеними називаються документи, що складаються на підставі первинних. У них відображаються операції, раніше оформлені первинними документами. Вони служать для поєднання й угруповання даних та є засобом упорядкування обробки інформації про господарські операції (авансові звіти, відомості розподілу витрат, звіти, реєстри).

За способом відображення операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи відображають одну чи декілька операцій, які здійснюються одночасно (накладні, касовий ордер).

Накопичувальні документи служать для оформлення однорідних операцій, здійснених на підприємстві за певний період часу (тиждень, місяць і т. ін.), з метою зменшення числа документів, що виписуються (табель обліку робочого часу, лімітні карти).

За місцем складання документи підрозділяються на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи складаються і використовуються безпосередньо на підприємстві (касовий ордер, накладні, акти, відомості).

Зовнішні документи складаються в одній організації, а використовуються в іншій (платіжне доручення, виписки з рахунку в банку).

84

Тема 5. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

Одні й ті ж документи можуть відноситися до різних класифікаційних груп. Наприклад, касовий ордер є комбінованим, грошовим, первинним, разовим та внутрішнім документом.

Документування господарських операцій складається з двох етапів:

1)сприйняття даних про операцію, що відображається (підрахунок, вимір, зважування);

2)занесення отриманих відомостей до документу (тобто заповнення його реквізитів), що і складає первинний облік операції.

Сприйняття та вимірювання операції можливі лише тоді, коли об’єкти обліку конкретизовані у вигляді облікових номенклатур. Облікова номенклатура – це перелік господарських фактів про господарські операції та результати діяльності підприємств, які повинні бути відображені в бухгалтерському обліку. Формування облікових номенклатур є важливим моментом в організації бухгалтерського процесу. Їх наявність зумовлює вибір первинних документів, облікових регістрів та формування схеми документообігу на підприємстві.

Поліпшенню документування операцій сприяє уніфікація і стандартизація документів. Уніфікацією документів називається пристосування їх бланків для оформлення однорідних операцій у різних галузях господарства. Під стандартизацією розуміється встановлення однакових розмірів бланків однотипних документів.

Вибір первинних документів полегшує наявність типових форм, розроблених різними органами центральної влади та управління. Якщо для фіксації окремих господарських операцій типових форм первинних документів немає, їх розробляють самостійно на підприємстві, погоджуючи з органами статистики України.

Первинні бухгалтерські документи проходять довгий і складний шлях з моменту їх оформлення до здачі в архів, що називається в обліку документообігом. Правила документообігу і технології обробки облікової інформації самостійно затверджує підприємство.

85

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

Важливим етапом документообігу є приймання документів. Раціональна організація цього стану обліку потребує встановлення для кожного виду документів твердих строків їх здавання. Приймання документів бухгалтерією підтверджується записом у спеціальних книгах або підписом про приймання у супровідному документі-ярлику.

Раціональна організація руху документів передбачає визначення конкретних строків передавання документів від одного виконавця до іншого, від одного сектору обліку до іншого, від бухгалтерії до обчислювального центру тощо.

Подальшими етапами документообігу є:

I. Перевірка

Необхідність даного етапу зумовлена тим, що в основному первинні документи складаються оперативними працівниками без участі бухгалтера, тому при надходженні до бухгалтерії ці документи підлягають таким видам перевірок:

1)на законність операцій, оформлених документами;

2)«формальна» перевірка має на меті встановити повноту заповнення всіх реквізитів і наявність у них відповідних підписів;

3)«арифметична» – полягає в перевірці правильності арифметичних дій, зроблених при заповненні документа.

II.Обробка

Перевірені та прийняті бухгалтерією документи підлягають обліковій обробці, яка складається з трьох етапів: розцінки, групування та контирування.

1)Розцінка документів (чи таксування) – це переведення зазначених у документах матеріальних цінностей і трудових показників в єдиний грошовий вимірник.

2)Протаксовані документи підлягають групуванню, тобто підбору їх у пачки, однорідні за своїм змістом.

86

Тема 5. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

Групування первинних документів, як правило, завершується складанням зведених документів, які полегшують подальшу обробку отриманих даних.

Розрізняють два види відомостей, в яких здійснюється групування документів:

1)накопичувальні, котрі служать для нагромадження даних, що містяться у прийнятих документах;

2)групувальні, що призначені для систематизації даних про операції, що відображаються в обліку.

3)після одержання часткових і загальних підсумків документи направляються на контирування (тобто розмітку).

3)Контирування – являє собою вказівку кореспонденції рахунків за даною операцією, тобто складання бухгалтерської проводки. Контирування документів первинного обліку здійснюється із застосуванням щонайменше коду класу і коду синтетичного рахунку. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, далі систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного й аналітичного обліку шляхом подвійного запису на взаємозалежних рахунках.

Після контирування документів оформлені ними операції відбиваються на синтетичних та аналітичних рахунках, а документи здаються до бухгалтерського архіву.

Рух документів у процесі їх поточного обліку організують, в основному, за графіками, в яких вказують: назву документів; служби, структурні підрозділи та осіб, які мають працювати з цими документами; строки їх обробки, вид обробки тощо. Форма графіка документообігу, порядок його складання та обсяг показників, як правило, не регламентуються, а залежать від конкретних умов господарювання кожного підприємства та вимог головного бухгалтера щодо ведення бухгалтерського обліку. Найважливішими показниками цих графіків є строки здавання (передавання) доку-

87

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

ментів до структурних підрозділів і особи, які відповідають за їх дотримання.

Важливим елементом організації документообігу є порядок зберігання документів та здавання до архіву.

До складання балансу документи мають перебувати у розпорядженні осіб, які їх складали та використовували в обліку. Після цього їх зшивають у спеціальні папки і зберігають у поточному архіві бухгалтерії. Після закінчення поточного року і подання фінансової звітності всі документи повинні здаватися в архів господарства відповідно до загального положення про формування архівних матеріалів.

5.2. Інвентаризація, її види та порядок проведення

Однією з найважливіших вимог, що пред’являються до бухгалтерського обліку, є реальність і достовірність, тобто повна відповідність даних обліку фактичній наявності засобів.

Однак бухгалтерські документи відображають тільки ті зміни в засобах підприємства, що зумовлені його діяльністю. Але розмір і склад активів та зобов’язань може змінюватися і під впливом інших причин, які неможливо відобразити документально, що призводить до розбіжності даних обліку з дійсністю. До таких причин належать:

природні причини (усушування, утрушування, випаровування, розпилення тощо);

помилки в обліку (описки в первинних документах, похибки арифметичних підрахунків тощо);

неточності при прийманні та відпуску засобів у результаті помилок ваговимірювальних приладів;

навмисні дії посадових і матеріально відповідальних осіб (розкрадання, обвішування, обмірювання).

Ці розбіжності між показниками обліку і дійсною наявністю активів та зобов’язань можуть бути виявлені шляхом періодичних порівнянь даних обліку з фактичними залишками коштів. Такий процес називається інвентаризацією.

88

Тема 5. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

Інвентаризація – це перевірка і документальне підтвердження наявності і стану активів і зобов’язань (майна, вкладень підприємства у статутні капітали інших підприємств, розрахунків з дебіторами і кредиторами) підприємства.

Вона є одним з елементів бухгалтерського обліку і виступає як обов’язкове доповнення до поточної документації господарських операцій.

У наш час порядок підготовки і проведення інвентаризації на підприємствах України регулюється такими нормативними документами:

Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 р. № 896-XIV (далі – Закон про бухгалтерський облік);

Положення (стандарти) бухгалтерського обліку (їх повні назви, номери і дати затвердження наводяться у відповідних розділах цього посібника);

Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, документів і розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69, зі змінами, внесеними наказами МФУ від 5 грудня 1997 р. № 268, від 26 травня 2000 р. № 115 (далі – Інструкція № 69);

Положення про інвентаризацію майна приватизованих державних підприємств, а також майна державних підприємств і організацій, що передається в оренду, затверджене постановою КМУ від 2 березня 1993 р. № 158 (далі – Положення № 158);

Постанова Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419 «Про затвердження порядку представлення фінансової звітності» (далі – Постанова № 419).

Статтею 10 Закону про бухгалтерський облік затверджено, що інвентаризація проводиться з метою забезпечення вірогідності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності. Підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, а також документально підтверджувати їх наявність, стан і оцінку.

89

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

Об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим відповідно до чинного законодавства України.

Відповідно до чинного законодавства проведення інвентаризації є обов’язковим у випадках:

1)передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством. Проводиться на 1 число місяця, в якому здійснюється оцінка приватизованого чи переданого в оренду майна;

2)складання річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов’язань, інвентаризація яких проводилася не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будинків, споруджень і інших нерухомих об’єктів основних фондів може проводиться один раз на три роки, а бібліотечних фондів – один раз на п’ять років. Особливо актуальною річна інвентаризація стає в умовах ринку, оскільки деяким чином підвищує ступінь довіри інвесторів до підприємства. Приймаючи рішення про проведення річної інвентаризації, керівник підприємства повинен виходити з того, що вона може не проводитися тільки в тих місцях, де вона проводилася не раніше 1 жовтня звітного року;

3)зміни матеріально відповідальних осіб (на день прийомупередавання справ);

4)встановлення фактів розкрадань, зловживань або псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

5)при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов’язково у випадку зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади);

90