будет лицо ведущего босса компании, как официального хозяина мероприятия. Возможно, это будет специально приглашенный специалист. Стоит вспомнить о целях мероприятия и определить, кто вам нужен.

Важно, кто будет встречать участников. Будет ли это безмолвный охранник, симпатичная девушка на регистрации, младший сотрудник компании, указывающий место проведения мероприятия, или же это будет руководитель компании, жмущий руки каждому участнику. Все варианты по-своему хороши, имеют свои преимущества и недостатки.

На праздновании годовщины одной ассоциации, президент стоял у двери средневекового замка и жал руку всем гостям. Это было очень трогательно, сразу создавало очень теплую доверительную атмосферу, потому что все получили от него личные приглашения. И теперь он со всеми лично здоровался. Потом, когда все зашли, хозяин мероприятия подошел к микрофону, выступил. Таким образом, с самого начала было ясно, что это мероприятие его, он стал лицом мероприятия.

Другой пример: На презентации, которая проходила в фотогалерее, все было организовано очень хорошо. Но лицом мероприятия для рядового участника стал огромный двухметровый охранник в черном камуфляже, который стоял на входе в галерею. Сначала он мрачно интересовался, есть ли у человека пригласительный, а затем долго его изучал, и было очевидно, что он сомневается, стоит ли пускать на такое важное мероприятие сомнительную личность.

Так охранник остался для многих лицом того мероприятия.

Стоит подумать, кто будет лицом корпоративного мероприятия. И пусть это будет значительное должностное лицо в компании, а не тот, кто получил эту роль спонтанно.

Учет ожиданий

Мы живем в мире традиций, ритуалов и церемоний. Нравятся они нам или нет, не имеет значения, поскольку они становятся частью нашего сознания и управляют нашим поведением. Поэтому очень важно при подготовке мероприятия помнить о том, что если предложенная вами схема его проведения противоречит традиционно принятым взглядам, то она вряд ли будет принята «на ура».

В некотором смысле можно сказать, что мероприятия – частный случай ритуалов и церемоний. Это важно понимать, так как у участников уже существуют некие ожидания и эти ожидания придется оправдать (как минимум часть ожиданий). Иначе мероприятие покажется им странным. Выбрав тот или иной формат мероприятия, вы должны будете следовать традициям, уже сложившимся на рынке (или в сообществе, ради которого вы делаете мероприятие). Не забудьте об этом, когда приступите к обсуждению творческих идей мероприятия.

Имейте в виду, что вы действуете не в информационном вакууме. Не зная ничего о вашем предложении, участник уже кое-что думает о нем. Как минимум у него уже есть:

–ожидания;

–страхи;

–стереотипы восприятия.

Тут стоит отметить один любопытный эффект. Предположим, ваш потенциальный участник уже был на нескольких подобных мероприятиях, пусть даже не ваших. И среди этих мероприятий было одно, которое запомнилось ему как очень удачное: там был хороший сценарий, интересная тема, все было хорошо организовано – короче говоря, то мероприятие ему очень понравилось. И было другое мероприятие, где все было наоборот: технические накладки, опоздания, скука –

562

одним словом, это была бесполезная трата времени, и это мероприятие участнику очень не понравилось.

Кроме этих двух мероприятий – отличного и провального – были и другие: более-менее удачные, неплохие, средние. Так вот. Где-то внутри такой участник отметает все эти средние нормальные значения. В его шкале оценки нет понятия «среднего, нормального уровня», существуют только те два мероприятия – лучшее и худшее. Человек рассчитывает, что если он согласится на участие, то мероприятие будет никак не хуже того, самого лучшего в его жизни. И соответственно требует от организаторов максимума: на меньшее он не согласен. Если же он решает не приходить на мероприятие, то потому, что считает: все мероприятия – и ваше в том числе – проводятся исключительно плохо (как то, самое ужасное).

Следует учитывать, что от организаторов хорошего мероприятия ожидают:

Внимания, внимания, внимания;

Четкого выполнения обязательств;

Быстрого реагирования;

Предвосхищения запросов;

Отсутствия накладок;

Продуманной концепции.

Организация мероприятий – это бизнес впечатлений. Первое впечатление может быть таким: человек входит в зал и поражается: «Ах!» – он увидел нечто, что произвело на него огромное впечатление. Дальше он уже замечает какие-то детали. Но в самый первый момент он видит только зал. Это его первое впечатление.

Первым впечатлением могут быть девушки, которые встречают гостей на регистрации. Их поведение должно быть грамотным и профессиональным. Они должны искренне поздороваться и пожелать успехов участникам. Именно это станет первым впечатлением у приглашенных, поэтому к нему нужно серьезно готовиться. Так же важно последнее впечатление. Достаточно вспомнить фразу из фильма «Семнадцать мгновений весны»: «Штирлиц знал, что запоминается последняя фраза…».

Предположим, мероприятие прошло хорошо: все было отточено, профессионально организовано. Когда участник уходит с мероприятия, он ждет реакции организатора, ждет слов благодарности. Если не сделать этого, впечатление будет испорчено. Поэтому нужно подумать о последнем впечатлении и подготовиться к нему.

Сохранить добрую память о мероприятии помогут фотографии. Причем они важны как для

вторичной аудитории, так и для непосредственных участников. Но не только они имеют ценность.

563

Стоит запланировать, что еще будет напоминать о мероприятии: сувенир, памятный сертификат, или безделушка с корпоративной символикой. Пусть будет у участников дополнительный повод рассказать о проделанной работе другим людям.

Атмосфера. Правило пяти чувств

Необходимо уделить достаточно внимания созданию атмосферы мероприятия. Это тот образ, то общее впечатление, которое отметят и запомнят участники. Следует продумать, как воспринимается мероприятие.

Как известно, у человека пять чувств, позволяющих воспринимать информацию о действительности: зрение, слух, осязание, обоняние и вкус. Планируя атмосферу, стоит подумать, как это можно использовать.

Зрение

Интенсивность освещения. Если вы хотите создать деловую атмосферу, зал, где происходит мероприятие, должен быть освещен достаточно, но не слишком. Приглушенный свет предполагает, что у вас атмосфера камерная, располагающая к эмоциональному неформальному общению, атмосфера вечернего приема. Яркий, агрессивный свет подойдет для очень торжественного мероприятия или презентации. На деловом мероприятии слишком яркий свет в зале будет создавать дискомфорт.

Позаботьтесь о том, чтобы в ходе мероприятия вы могли менять интенсивность освещения. Например, во время выступления докладчика свет может быть более интенсивным, во время показа слайд-шоу или ролика свет понадобится на время притушить.

Визуальная поддержка, шоу. На презентации или фуршете в каком-то месте имеет смысл поставить экран, на котором крутится фильм или клип. Люди будут останавливаться и смотреть. Также достойным сопровождением вашего мероприятия может стать яркое визуальное представление, например лазерное шоу.

Указатели. Вы можете сэкономить на персонале, если расставите указатели для участников. Не будет необходимости ставить специального человека, объясняющего маршрут движения. В некоторых случаях, если мероприятие сложное, проходит в нескольких залах, можно раздать приглашенным схему: вот в этом зале вы находитесь сейчас, здесь курительная, здесь презентация, здесь шведский стол и так далее. И если у человека есть подобная схема, он легко будет ориентироваться даже в новом для себя помещении.

Цветовое оформление залов. Вы можете оформить зал в корпоративных цветах. То есть, если вы придете на мероприятие Pepsi или VW, зал, скорее всего, будет синим или с синими элементами. Используйте ваши корпоративные цвета. Вы можете составить какую-то

564

композицию из цветов, которая тоже должна поддерживать либо цвета мероприятия, либо цвета праздника, который вы организуете.

Помните, что цвета программируют определенную реакцию человека: красный возбуждает, зеленый успокаивает и т. д. Оформите зал с использованием цветов, воздушных шариков и композиций из них.

Логотип. Он тоже может стать элементом визуального оформления вашего мероприятия. Сделайте ледяную фигуру в виде логотипа вашей компании, нарисуйте его на большом торте, транслируйте на экран. Вы должны гордиться им, а участники – часто натыкаться на него взглядом. Пусть логотип будет на всех печатных материалах, бэджах участников, на сувенирах и т. п.

Хорошая идея – баннер позади президиума. Все видели в газетах фотографии крупных чиновников, бизнесменов, выступающих на различных мероприятиях. При этом сразу можно понять, где была сделана эта фотография. Просто потому, что на заднем плане есть какой-то логотип: Interfax, РИА-Новости, World Economic Forum. Компания-организатор, приглашающая важных гостей, заранее подумала о том, как подготовить президиум так, чтобы газеты и журналы фактически бесплатно рекламировали какую-то площадку или мероприятие. Вот очень хороший пример:

Бэдж – очень важный элемент мероприятия. То, как вы его оформите, многое скажет о вас как об организаторе.

Подойдите к созданию бэджа творчески.

Слух

С органами слуха мы взаимодействуем, используя речь. Так что любой вербальный контакт с аудиторией будет восприниматься слухом. Обратите внимание на следующие этапы подготовки. Звук и акустика. Как и в случае с освещением, сила звука будет менять атмосферу мероприятия

– добейтесь нужного вам восприятия и интенсивности. Постарайтесь заранее проверить акустику помещения, где будет происходить мероприятие. В одних случаях вам не потребуется ничего менять, в других придется заказывать звукоусилительное оборудование, микрофоны и пр. Поэкспериментируйте со звуком заранее, обратите внимание, где звук слишком сильный, где недостаточный. Сегодня очень много помещений, где проводятся подобные мероприятия, не обладают требуемыми акустическими характеристиками. Помещение может оказаться гулким (хаотическая реверберация) – и в этом случае никакая усилительная аппаратура не помогает. Лучше уж пусть «вязнет» звук – это можно поправить усилением. Помните, что звук может также мешать и портить впечатление от мероприятия. Проследите, чтобы внешние звуки не проникали в ваше помещение. Нет ничего хуже, чем звуки стройки, производственного цеха, чужой музыки,

565