Контрольний журнал (картка) видачі особових справ

№ особо-вої справи	Прізвище, ім’я, по батькові	Дата видачі (надсилання) справи	Кому видано, надіслано справу	Розписка в отриманні справи (дата, № супровідного листа)	Телефон	Дата повернення справи
1	2	3	4	5	6	7
36	Радченко Н. В.	08.07.2015	Риженко Н.С.	08.07.2015, №12	0995016619	10.07.2015
64	Коломієць С. А.	24.12.2014	ФГ «Агро-Світ»	27.12.2015, №34	0963015660	30.12.2014
45	Миколаєнко В. О.	16.03.2015	Даниленко К. Є.	18.04.2015, №27	0506772775	21.04.2015

В журналі видачі особових справ ясно вказується дата видачі і повернення особових справ, вказано чию особову справу видану і кому. Для надійності в даному журналі записується номер телефону людини, яка отримала особову справу для того, щоб у разі не повернення особової справи можна було зв’язатися з особою, якій було видано особову справу.

Тема №6 Планування у роботі адміністратора

1. Складання органайзера адміністратора і керівника фірми на день

Органайзер − невелика книга, що служить для організації персональної інформації, такої як важливі події, контакти та ін. Сучасні органайзери існують у вигляді програм для комп’ютерів та мобільних телефонів.

На теперішній час набагато звичніше і зручніше користуватися електронними помічниками, а не ручкою і папером. Електронний органайзер − це спеціальна програма, яка просто і швидко встановлюється на домашній чи робочий комп’ютер. Програма дає можливість вносити персональні дані різних категорій і в міру необхідності редагувати їх. Природно, тут є функція нагадування. Крім цього, стандартний набір функцій включає календар, менеджер контактів − тобто записна книжка з телефонами, можливість роботи з поштовою скринькою, облік подій − з прив’язкою їх у даті і часу! − А також планувальник завдань з можливістю подальшого контролю їх виконання.

Розробимо приблизну форму органайзера адміністратора на ПАФ «Петрівка» в табл. 6.1.

Таблиця 6.1

Приблизна форма органайзера адміністратора паф «Петрівка» на день

№ п/п	Інтервал часу	Що необхідно зробити
1	2	3
1.	7.45 – 8.00	Відкриття офісу, зняття з охорони. Контроль чистоти території та приміщення. Ввімкнення офісної техніки та робочого обладнання, провітрювання приміщень.
2.	8.00 – 8.15	Згідно графіка контроль наявності підлеглих працівників на всіх робочих місцях. Запис відсутніх у табель із зазначенням причини.
3.	8.15 – 8.30	Виробнича п’ятихвилинка з працівниками. Налаштування на роботу. Контроль зовнішнього вигляду працівників та здійснення допуску до роботи.

Продовж. табл. 6.1

1	2	3
4.	8.30 – 12.00	Вирішення робочих питань: - організовує виробничий процес для працівників - планує строки підвищення кваліфікації працівників - розробляє план використання матеріальних витрат (на насіння, мінеральні добрива, пальне)
5.	12.00 – 13.00	Обідня перерва
6.	13.00 – 14.30	Прийом відвідувачів, підлеглих
7.	14.30 – 15.30	Виїзд на виробничий об’єкт
8.	15.30 – 16.30	Робота з документацією
9.	16.30 – 16.50	Нарада і підбиття підсумків
10.	16.50 – 17.00	Завершення роботи і вимкнення робочої техніки. Закриття офісу.