4. Проведення нарад

Нарада – спільне обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя.

Нарада готелю «Словакія» була не якісною. В її процесі не було вирішено питань, які цікавили директора. Працівники не дотримувалися регламенту і завжди шукали когось винного, а на свої помилки не зважали. Також важливим фактором зірваної наради стала неявка двох працівників, які повинні були повідомити суттєву інформацію.

Помилки, які допустив директор:

• не продумав послідовність обговорюваних питань;

• не передбачив час, який відводиться на кожне питання;

• вчасно не повідомив працівників про проведення наради;

• провів нараду у найбільш непродуктивний час. Потрібно було призначити нараду не на кінець робочого дня, а в середині;

• не визначив коло учасників наради. Дізнаватися про наявність кожного учасника потрібно було заздалегідь;

• не можна сказати і про наявність дискусії під час наради. Учасники тільки виправдовувалися і ніяких пропозицій щодо вирішення поставленого питання за час наради так і надійшло.

Розглянемо технологічну схему підготовки і проведення наради на рис. 8.2.

Рис. 8.2. Технологічна схема підготовки і проведення наради

Виробнича нарада – це поширена форма управління для вироблення оптимальних рішень, що дозволяє використовувати колективний розум і знання для вирішення складних актуальних проблем, організувати обмін інформацією, думками й накопиченим досвідом між окремими працівниками, структурними підрозділами підприємства.

Відмінним її від зборів трудового колективу є те, що на виробничих нарадах приймається рішення щодо діяльності підприємства і вони є більш регламентованими. Рішення у зборів трудового колективу приймається більшістю голосів трудового колективу. Учасники виробничої наради – працівниками управлінської ланки, а учасниками зборів трудового колективу є всі працівники підприємства.

Завершальний етап організації та проведення наради – це ухвалення рішення й узгодження умов його реалізації. Рішення на нараді приймається всіма разом і кожним окремо. Від того, наскільки учасникові наради вдалося включити свої ідеї й коментарі в загальне рішення, залежить його ефективність.

У формулюванні рішення пояснюється: ким і в які терміни повинно бути виконано певний обсяг робіт. Визначається, у якій формі буде підведено підсумки, приймається рішення про широту інформування (весь колектив чи його частину).

Рішення можуть прийматися двома шляхами:

1) спеціально обрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої корективи та приймають його за результатами голосування;

2) голова зборів підводить підсумки обговорення та формулює рішення.

Після ухвалення рішення визначається особа (група осіб), що здійснює його виконання і контроль за виконанням.

Доводити рішення, що приймаються на виробничих нарадах, до працівників, які були відсутні на нараді з поважних і неповажних причин повинен голова наради або директор підприємства. В деяких випадках це може здійснюватися як письмово так і усно.

Встановлювати регламент виступаючих працівників на виробничих нарадах повинен також голова зборів. Готувати необхідну інформацію для виробничих нарад мають всі учасники наради.